Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Диспетчер по документообороту обязаности

Диспетчер по документообороту обязаности

Диспетчер по документообороту обязаности

Обязанности и ответственность специалиста по документообороту


В течение рабочего дня специалист обязан:

  1. составлять протокол работы комиссии по подготовке бумаг к хранению, акт о выделении к уничтожению бланков, не подлежащих хранению;
  2. оформлять регистрационную картотеку или вести компьютерную базу данных документов;
  3. разрабатывать номенклатуры дел;
  4. сортировать ее по критерию необходимости регистрации, регистрировать требуемое;
  5. согласно его резолюции передавать ее на исполнение и контролировать его ход;
  6. подготавливать документацию для рассмотрения управленцем;
  7. подготавливать и передавать архивариусу описи документов, законченных делопроизводством;
  8. игнорирование локальных положений, касающихся сохранности конфиденциальных сведений и коммерческой тайны;
  9. обрабатывать и отправлять исходящие бумаги;
  10. саботаж ПВТР, ТБ и противодействия огню, рабочей дисциплины.
  11. принимать и обрабатывать входящую корреспонденцию;

  12. игнорирование или неподобающее выполнение вышеприведенных обязанностей;
  13. проверять правильность оформления документов и наличие отметки об их исполнении перед формированием в дело;
  14. создать удобную и эффективную поисковую систему;
  15. выполнять частные поручения непосредственного начальства при условии, что они не идут вразрез с нормами закона.
  16. проводить информационно-справочную работу;
  17. контролировать своевременность подшивки документов в дел;

Должностная инструкция специалиста по работе с документами

Вот именно к этому виду кадровых документов и относится должностная инструкция: оформлять не обязательно, но очень желательно Итак, начать стоит с определения должностной инструкции. Вроде бы все представляют, о чем этот документ, но четкое определение термина знают, скорее всего, единицы.

Внимание Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.

Иными словами, именно должностная инструкция позволяет разграничить права и обязанности сотрудников, а также установить четкое и понятное взаимодействие между представителями различных должностей.

На сегодняшний день оформление должностных инструкций обязательно только для гражданских служащих (ст.

Должностная инструкция диспетчера группа документооборота

Вы здесь Опубликовано 2010-06-26 12:10 пользователем HRDI 1234 Общие положения 1234.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Диспетчера, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX.

1234.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись. 1234.3 Переименование, ликвидация должности Диспетчера, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX. 1234.4 Диспетчер непосредственно подчиняется Начальнику Отдела документооборота и регламентации.

1234.5 У Диспетчера подчиненных нет. 1234.6 Диспетчер может замещать Старшего диспетчера Отдела документооборота и регламентации на время его отсутствия.

1.7 На время отсутствия Диспетчера его замещает Старший диспетчер. 1235 Цели и должностные обязанности 1235.1 Деятельность Диспетчера направлена на достижение следующих целей: 1235.1.1 .

Обеспечение информационных потоков между ГП и филиалами; 1235.1.2 Ведение делопроизводства управленческих документов по филиалам; 1235.1.3 Административное обеспечение деятельности подразделений и сотрудников ГП, филиалов. 1235.2 Для достижения установленных целей Диспетчер исполняет следующие обязанности: 1235.2.1 Регистрирует документы, направляемые в филиалы в электронном виде (приказы, распоряжения, служебные записки) и отправляет их по электронным каналам связи, принимает и отправляет факсы; 1235.2.2 Доводит приказы и распоряжения по филиалам до указанных лиц; 1235.2.3 Готовит (упаковывает) документы к отправке в филиалы с оказией с ТСТ и обратно; 1235.2.4 Ведет ежедневный мониторинг получения документов филиалами и из филиалов, направленных с оказией или по электронным каналам связи. 1235.2.5 Диспетчер осуществляет контроль над ведением графика ежедневного использования помещений для переговоров и совещаний, размещенного в сервисе Интранет «Резервирование переговорных комнат».

1236 Показатели оценки деятельности Деятельность Диспетчера оценивается на основе следующих показателей: 1236.1 Своевременность обработки поступающей и отправляемой корреспонденции. 1236.2 Своевременность доставки поступающей корреспонденции по назначению.

1236.3 Выполнение планов работы группы по закрепленному направлению. 1237 Общекорпоративные нормы Деятельность Диспетчера регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах: 1237.1 Правила внутреннего трудового распорядка XXX от ***; 1237.6 Положение об Отделе документооборота и регламентации XXX ; 1237.7 Порядок информационного обмена с филиалами «XXX (со всеми изменениями и дополнениями); 1237.10 Изменение к Порядку 1238 Права Диспетчер имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей: 1238.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции.

1238.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей Компетенции.

1239 Ответственность Диспетчер несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав: — в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность; — в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.
1239 Ответственность Диспетчер несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав: — в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность; — в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

1240 Требования к работнику при приеме на работу Общие обязательные требования 7.1 Образование Среднее специальное, высшее 7.2 Опыт работы От 0,5 года в области делопроизводства 7.3 Профессиональные навыки Знание делопроизводства и документооборота. Специальные требования 7.4 Знание специального ПО, технических систем Пользователь MS Office.

7.5 Знание нормативной документации — 7.6 Владение методиками — 1241 Словарь специальных терминов и сокращений Термин, сокращение Определение термина, сокращения 8.1 ОДР Отдел документооборота и регламентации 8.2 ГП Головное предприятие «XXX » Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица. 1242 Лист ознакомления С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.

Должностная инструкция оператора высотной техники 1243 Общие положения 1243.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Оператора высотной техники, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX. 1243.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись. 1243.3 Переименование, ликвидация должности Оператора высотной техники, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

1243.4 Оператор высотной техники непосредственно подчиняется Бригадиру Участка коробочного комиссионирования. 1243.5 У Оператора высотной техники подчиненных нет. 1243.6 Оператор высотной техники может замещать Бригадира Участка коробочного комиссионирования на время его отсутствия.

1244 Цели и должностные обязанности 1244.1 Деятельность Оператора высотной техники направлена на достижение следующих целей: 1244.1.1 Обеспечение движения товара на складах участка хранения и комиссионирования. 1244.2 Для достижения установленных целей Оператор высотной техники исполняет следующие обязанности: 1244.2.1 Выполняет постановку товара на места хранения.

1244.2.2 Выполняет набор товара с мест хранения, согласно полученным заданиям. 1244.2.3 Выполняет внутрискладское перемещение товара. 1245 Показатели оценки деятельности Деятельность Оператора высотной техники оценивается на основе следующих показателей: 1245.1 Количество поставленных паллет на хранение в позициях.

1245.2 Количество перемещенных паллет и коробов во внутрискладских перемещениях (подвозах) в позициях.

1245.3 Количество набираемых коробов, паллет в позиционном соотношении. 1245.4 Качество выполнения технологий постановки, набора и внутрискладского перемещения товара. 1245.5 Соблюдение правил техники безопасности и требований охраны труда.

1246 Общекорпоративные нормы Деятельность Оператора высотной техники регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах: 1246.3 Стандарт предприятия «Деловой этикет. Корпоративный стандарт формы одежды» 1246.6 Положение о защите персональных данных работников XXX ; 1246.7 Положение об Отделе складского хозяйства; 1246.8 Настоящая должностная инструкция.

1247 Права Оператор высотной техники имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей: 1247.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции; 1247.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей компетенции; 1247.3 Осуществлять другие полномочия в соответствии с настоящей Должностной инструкцией. 1248 Ответственность Оператор высотной техники несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав: — в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность; — в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

1249 Требования к работнику при приеме на работу Общие обязательные требования 7.1 Образование Среднее 7.2 Опыт работы Не менее двух лет 7.3 Профессиональные навыки Опыт работы в складском хозяйстве Наличие прав на управление ПРТ Специальные требования 7.4 Знание специального ПО, технических систем Пользователь ПК 1250 Словарь специальных терминов и сокращений Термин, сокращение Определение термина, сокращения 8.1 ЦС Центральный склад 8.2 ОСХ Отдел складского хозяйства 8.3 ПРТ Погрузо-разгрузочная техника Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.

1251 Лист ознакомления С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.

Вид документа: Ключевые слова: Рубрика: Оцените публикацию +1 0 -1

Должностная инструкция специалиста по документообороту

Вы здесь Опубликовано 2010-06-13 04:55 пользователем HRDI 251 Общие положения 251.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по документообороту, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями. 251.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись. 251.3 Переименование, ликвидация должности Специалиста по документообороту, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

251.4 Специалист по документообороту непосредственно подчиняется Руководителю группы документооборота Административного отдела. 251.5 У Специалиста по документообороту подчиненных нет. 251.6 Специалист по документообороту может замещать Ведущего специалиста по документообороту Административного отдела на время его отсутствия.

251.7 На время отсутствия Специалиста по документообороту его замещает Ведущий специалист по документообороту. 252 Цели и должностные обязанности 252.1 Деятельность Специалиста по документообороту направлена на достижение следующих целей: 252.1.1Координация информационных потоков между XXX и Контрагентами. 252.1.2Ведение делопроизводства в объеме функциональных обязанностей.

252.2 Для достижения установленных целей Специалист по документообороту исполняет следующие обязанности: 252.2.1Организует получение корреспонденции и документов, приходящих извне; 252.2.2Организует отправку корреспонденции контрагентам; 252.2.3Организует распределение корреспонденции по адресатам внутри Компании; 252.2.4Организует курьерскую доставку корреспонденции.

252.3 Для достижения установленных целей Специалист по документообороту осуществляет взаимодействие с иными организациями: — с курьерскими службами по вопросам организации экспресс-доставки документации; — с почтовыми отделениями по вопросам организации отправки и получения корреспонденции, приходящей по фактическому и юридическому адресу компании.

253 Показатели оценки деятельности Деятельность Специалиста по документообороту оценивается на основе следующих показателей: 253.1 Своевременность обработки поступающей и отправляемой корреспонденции. 253.2 Своевременность доставки поступающей корреспонденции по назначению. 253.3 Выполнение планов работы группы по закрепленному направлению.

254 Общекорпоративные нормы Деятельность Специалиста по документообороту регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах: 254.1 Правила внутреннего трудового распорядка XXX от ***; 254.2 Стандарт предприятия «Деловой этикет.

Корпоративный стандарт формы одежды» ; 254.3 Положение «Курить – себе и фирме вредить» ; 254.4 «Инструкция по учету рабочего времени работников XXX ; 254.6 Положение об Административном отделе XXX ; 255 Права Специалист по документообороту имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей: 255.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции; 255.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей Компетенции; 255.3 Выступать с инициативами, которые направлены на улучшение качества своей работы, Работы группы, отдела в целом; 256 Ответственность Специалист по документообороту несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав: — в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность; — в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность. 257 Требования к работнику при приеме на работу Общие обязательные требования 7.1 Образование Среднее специальное, высшее 7.2 Опыт работы От 0,5 года в области делопроизводства 7.3 Профессиональные навыки Знание делопроизводства и документооборота. Специальные требования 7.4 Знание специального ПО, технических систем Пользователь MS Office.

7.5 Знание нормативной документации — 7.6 Владение методиками — 258 Словарь специальных терминов и сокращений Термин, сокращение Определение термина, сокращения 8.1 АдмО Административный отдел 8.2 ГР ЕСС Группа развития единой системы справочников Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.

259 Лист ознакомления С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.

Вид документа: Ключевые слова: Рубрика: Оцените публикацию +1 0 -1

Работа специалистом по документообороту в транспортной компании в России

Иногда для исполнения этой обязанности приходится нанимать отдельного специалиста.

Какие же функции исполняет данный сотрудник? Что из себя представляет работа специалиста по документообороту Данный специалист отвечает за получение корреспонденции, а также, как и диспетчер по грузоперевозкам , организовывает получение извне документации другого рода. Также происходит оформление передачи документации контрагентам.
Также происходит оформление передачи документации контрагентам.

Таким образом, осуществляется взаимодействие с курьерскими службами. Корреспонденция необязательно может адресоваться клиентам или коллегам из другого офиса.

Часто какие-либо договора или отчёты нужно отдать на ознакомление кому-нибудь внутри компании.

Этим также занимается данный сотрудник. Если через фирму проходит большой поток документов, специалист обязан фиксировать каждый договор, каждый отчёт или заявку.

Должностная инструкция руководителя группы документооборота

Вы здесь Опубликовано 2010-09-23 03:54 пользователем HRDI 610 Общие положения 610.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Руководителя группы документооборота Административного отдела XXX, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.

610.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

610.3 Переименование, ликвидация должности Руководителя группы, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX. 610.4 Руководитель группы непосредственно подчиняется Начальнику Административного отдела.

610.5 В непосредственном подчинении у Руководителя группы находятся: — Ведущий специалист по документообороту; — Специалист по документообороту; — Старший диспетчер; — Диспетчер; — Курьер. 610.6 Руководитель группы может замещать Начальника Административного отдела на время его отсутствия. 610.7 На время отсутствия Руководителя Группы документооборота его замещает Ведущий специалист по документообороту.

611 Цели и должностные обязанности 611.1 Деятельность Руководителя группы направлена на достижение следующих целей: 611.1.1Организация и обеспечение управленческого документооборота Компании. 611.1.2Организация информационного обмена с филиалами, с внешними корреспондентами. 611.1.3Организация административного обеспечения деятельности сотрудников.

611.1.3Организация административного обеспечения деятельности сотрудников.

611.2 Для достижения установленных целей Руководитель группы исполняет следующие обязанности: 611.2.1Организует непрерывные и устойчивые информационные потоки ГП — Филиалы и XXX; — Внешнее окружение; 611.2.2Организует совершенствование электронного документооборота между ГП и Филиалами; 611.2.3Организует контроль и предоставление рекомендаций по ведению делопроизводства в отделах; 611.2.4Организует получение корреспонденции и документов, приходящих извне; 611.2.5Организует отправку корреспонденции контрагентам; 611.2.6Организует распределение корреспонденции по адресатам внутри Компании; 611.2.7Организует регистрацию и отправку в филиалы распорядительных, нормативных и информационно-справочных документов, а также контроль их получения адресатами; 611.2.8Организует архивное хранение входящей и исходящей корреспонденции и документов; 611.2.9Контролирует оформление, регистрацию и архивирование доверенностей; 611.2.10 Контролирует правильность оформления распорядительных и информационно-справочных документов, ведение переписки в соответствии с нормативными документами и действующим законодательством; 611.2.11 Организует обеспечение проездными документами командируемых сотрудников XXX ; 611.2.12 Организует курьерскую доставку корреспонденции; 611.2.13 Организует обеспечение переводов документации; 611.2.14 Организует подписку на периодические издания; 611.2.15 Организует аренду квартир для сотрудников филиалов, прибывающих в ГП по служебной необходимости на длительный период; 611.2.16 Организует заказ гостиниц для командированных сотрудников филиалов и административное обеспечение; 611.2.17 Организует проведение информационных совещаний начальников структурных подразделений XXX ; 611.2.18 Разрабатывает ВНД, связанные с регламентацией документооборота и делопроизводства в компании, и обеспечивает поддержание их в актуальном состоянии; 611.2.19 Осуществляет оперативное руководство деятельностью группы.

611.3 Для достижения установленных целей Руководитель Группы документооборота осуществляет взаимодействие с иными организациями: — с бюро переводов по вопросам организации перевода документации и нотариального их заверения; — с туристическими операторами по вопросам организации бронирования, оформления и получения авиационных и железнодорожных билетов; — с гостиницами по вопросам бронирования номеров для командированных сотрудников филиалов; — с курьерскими службами по вопросам организации экспресс-доставки документации; — с почтовыми отделениями по вопросам организации отправки и получения корреспонденции, приходящей по фактическому и юридическому адресу компании. 612 Показатели оценки деятельности Деятельность Руководителя группы оценивается на основе следующих показателей: 612.1 Выполнение оперативного плана. 612.2 Выполнение плана по показателям отдела.

612.3 Своевременность обработки поступающей и отправляемой корреспонденции. 612.4 Своевременность доставки поступающей корреспонденции по назначению.

612.5 Оперативность информационно-поисковой работы.

612.6 Правильность и своевременность оформления командировок сотрудников.

613 Общекорпоративные нормы Деятельность Руководителя Группы документооборота регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах: 613.1 Правила внутреннего трудового распорядка XXX от ***; 613.2 Стандарт предприятия «Деловой этикет. Корпоративный стандарт формы одежды» ; 613.3 Положение «Курить – себе и фирме вредить» ; 613.5 Положение о защите персональных данных работников XXX ; 613.6 Положение об Административном отделе XXX ; 614 Права Руководитель Группы документооборота имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей: 614.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции.

614.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей Компетенции. 614.3 Давать методические указания и разъяснения сотрудникам отделов «XXX по вопросам документооборота. 614.4 Выступать с инициативами, которые направлены на улучшение качества его работы, работы группы, отдела в целом.

614.5 Обращаться к Начальнику Административного отдела, если предложения по вопросам, касающимся своей деятельности или инициативы Ведущего специалиста по документообороту, не воспринимаются непосредственным начальником.

615 Ответственность Руководитель Группы документооборота несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав: — в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность; — в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность. 616 Требования к работнику при приеме на работу Общие обязательные требования 7.1 Образование Высшее 7.2 Опыт работы От 1 года в области делопроизводства 7.3 Профессиональные навыки Навыки информационной и аналитической работы, знание документооборота Специальные требования 7.4 Знание специального ПО, технических систем Опытный пользователь MS Office. 7.5 Знание нормативной документации Знание ГОСТов, касающихся делопроизводства и документационного обеспечения управления.

7.6 Владение методиками Знание основ разработки и формирования нормативных и распорядительных документов.

617 Словарь специальных терминов и сокращений Термин, сокращение Определение термина, сокращения 8.1 АдмО Административный отдел 8.2 ГП Головное предприятие «XXX » 8.3 ГР ЕСС Группа развития единой системы справочников 8.4 ВНД Внутренние нормативные документы 8.5 Компания XXX Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.

618 Лист ознакомления С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.

Вид документа: Ключевые слова: Рубрика: Оцените публикацию +1 0 -1

Должностная инструкция старшего диспетчера группы документооборота

Вы здесь Опубликовано 2010-05-21 06:39 пользователем HRDI 950 Общие положения 950.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Старшего диспетчера, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX. 950.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

950.3 Переименование, ликвидация должности Старшего диспетчера, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX. 950.4 Старший диспетчер непосредственно подчиняется Руководителю группы документооборота Административного отдела.

950.5Старший диспетчер может замещать Диспетчера Административного отдела на время его отсутствия.

950.6На время отсутствия Старшего диспетчера его замещает Диспетчер. 951 Цели и должностные обязанности 951.1 Деятельность Старшего диспетчера направлена на достижение следующих целей: 951.1.1Координация информационных потоков между ГП и филиалами; 951.1.2Обеспечение посредством использования средств коммуникации оперативной и стабильной связи сотрудников ГП с филиалами и внешними абонентами; 951.1.3Ведение делопроизводства в объеме функциональных обязанностей.

951.2 Для достижения установленных целей Старший диспетчер исполняет следующие обязанности: 951.2.1Контролирует правильность и оперативность приема и распределения входящих телефонных звонков; 951.2.2Регистрирует документы, направляемые в филиалы в электронном виде (приказы, распоряжения, служебные записки) и отправляет их по электронным каналам связи; 951.2.3Контролирует доведение приказов и распоряжений по филиалам до указанных лиц; 951.2.4Контролирует своевременность получения документов филиалами и из филиалов, направленных с оказией или по электронным каналам связи. 951.2.5Диспетчер осуществляет контроль за ведением графика ежедневного использования помещений для переговоров и совещаний, размещенного в сервисе Интранет «Резервирование переговорных комнат», контроль за поддержанием данного графика в актуальном состоянии, координацию работы ответственных сотрудников, оперативное разрешение спорных ситуаций в случае внепланового использования переговорных помещений. 952 Показатели оценки деятельности Деятельность Старшего диспетчера оценивается на основе следующих показателей: 952.1 Своевременность обработки поступающей и отправляемой корреспонденции.

952.2 Своевременность доставки поступающей корреспонденции по назначению. 952.3 Выполнение планов работы группы по закрепленному направлению. 953 Общекорпоративные нормы Деятельность Старшего диспетчера регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах: 953.1 Правила внутреннего трудового распорядка XXX от ***; 953.2 Стандарт предприятия «Деловой этикет.

Корпоративный стандарт формы одежды» ; 953.3 Положение «Курить – себе и фирме вредить» ; 953.4 «Инструкция по учету рабочего времени работников XXX ; 954 Права Старший диспетчер имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей: 954.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции. 954.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей Компетенции.

955 Ответственность Старший диспетчер несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав: — в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность; — в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность. 956 Требования к работнику при приеме на работу Общие обязательные требования 7.1 Образование Среднее специальное, высшее 7.2 Опыт работы От 0,5 года в области делопроизводства 7.3 Профессиональные навыки Знание делопроизводства и документооборота.

Специальные требования 7.4 Знание специального ПО, технических систем Пользователь MS Office. 7.5 Знание нормативной документации — 7.6 Владение методиками — 957 Словарь специальных терминов и сокращений Термин, сокращение Определение термина, сокращения 8.1 АдмО Административный отдел 8.2 ГП Головное предприятие «XXX » 8.3 ГР ЕСС Группа развития единой системы справочников Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.

958 Лист ознакомления С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.

Вид документа: Ключевые слова: Рубрика: Оцените публикацию +1 0 -1

Заключение

Как видим, делопроизводитель или специалист по документообороту очень важен для обеспечения нормального процесса деятельности предприятия.

Без него будет очень сложно разобраться в потоке писем, предложений, договоров, следить, как и где хранится тот или иной документ.

Любому достаточно крупному предприятию требуется менеджер по документам, чтобы было с кого спросить за потерянную бумагу или неотправленное вовремя письмо, доверить всю документацию. Источник: https://finach.ru/specialist-po-dokumentooborotu-dolzhnostnye-objazannosti-i-prava/

4. Ответственность

ВСпоДО несет ответственность: 4.1.

За утрату и порчу документов, некомпетентность в принятии решений в профессиональной деятельности, ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации. 4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. 4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Диспетчер

zip Вы можете скачать должностную инструкцию диспетчера бесплатно. Должностные обязанности диспетчера Утверждаю_____________________________ (Фамилия, инициалы)(наименование организации, ее ________________________________организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченноеутверждать должностную инструкцию)00.00.201_г.м.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯДИСПЕТЧЕРА ——————————————————————- (наименование учреждения)00.00.201_г. №00 I. Общие положения 1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности диспетчера _______________________________________ (далее – «предприятие»).

Название учреждения 1.2. Лицо, назначаемое на должность диспетчера должно иметь среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по оперативному регулированию процесса управления (производства) не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии — не менее 1 года. 1.3. Назначение на должность и освобождение от неё осуществляется на основании приказа директора предприятия в соответствии с действующим трудовым законодательством.

1.4. Подчиняется диспетчер непосредственно _______________________________________.

1.5. Если диспетчер отсутствует, то временно его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей. 1.6. может направляться в служебные командировки (в т.ч.

местного значения) в случае производственной необходимости.

1.7. Режим работы диспетчера определяется в соответствии с Правилами внутреннеготрудового распорядка, установленными на предприятии. 1.8. должен знать: — организацию работы производственных складов, транспортных и погрузочно-разгрузочных работ на предприятии; — организацию производственного планирования и диспетчирования на предприятии; — производственные мощности предприятия и его подразделений; — специализацию подразделений предприятия и производственные связи между ними; — основы технологии производства продукции предприятия, а так же технические требования, предъявляемые к продукции предприятия; — номенклатуру выпускаемой продукции, виды выполняемых работ (услуг); — организацию оперативного учета хода производства и сдачи готовой продукции; — основы экономики, организации производства, труда и управления; — правила и нормы охраны труда; — нормативные правовые акты, методические материалы по вопросам производственного планирования и оперативного управления производством; — средства вычислительной техники, коммуникаций и связи.II.

Должностные обязанности Должностные обязанности диспетчера определены на основе и в объемеквалификационной характеристики по должности диспетчера и при необходимости могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции исходя из конкретных обстоятельств.

исполняет следующие должностные обязанности: 2.1. Принимает участие в работе по анализу и оценке деятельности подразделений предприятия, выявлению внутрипроизводственных резервов.

2.2. Занимается осуществлением с использованием средств вычислительной техники, коммуникаций и связи оперативное регулирование хода производства и других видов основной деятельности предприятия или его подразделений в соответствии с производственными программами, календарными планами и сменно-суточными заданиями. 2.3. Осуществляет оперативный контроль за ходом производства, обеспечивая максимальное использование производственных мощностей, ритмичное и бесперебойноедвижение незавершенного производства, сдачу готовой продукции, выполнение работ (услуг),складских и погрузочно-разгрузочных операций по установленным графикам. 2.4. Осуществляет руководство работой операторов диспетчерской службы.

2.5. Внедряет и обеспечивает рациональное использование технических средств оперативного управления производством.

2.6. Осуществляет выявление резервов производства по установлению наиболее рациональных режимов работы технологического оборудования, более полной и равномерной загрузке оборудования и производственных площадей, сокращению длительности цикла изготовления продукции.

2.7. Ведет диспетчерский журнал. 2.8. Занимается составлением отчетных рапортов и другой технической документации о ходе производства. 2.9. Контролирует обеспеченность подразделений предприятия необходимыми материалами, конструкциями, комплектующими изделиями, оборудованием, а также транспортом и погрузочно-разгрузочными средствами.

2.10. Обеспечивает соблюдение установленных норм заделов на участках и в цехах,размеров партий запусков и сроков их подач. 2.11. Принимает меры по предупреждению и устранению нарушений хода производства,привлекая, при необходимости, соответствующие службы предприятия.III. Права имеет право: 3.1. Контролировать организацию и ход производства.

3.2. Принимать решения и отдавать указания, целью которых является решение оперативных вопросов организации производства. IV. Ответственность несет ответственность: 4.1.

В случае причинения материального ущерба в пределах, определенных гражданским и трудовым законодательством РФ.

4.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушений в пределах, определенных уголовным, административным и гражданским законодательством РФ. 4.3. В случае ненадлежащего исполнения или неисполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией, в пределах, определённых трудовым законодательством РФ. 4.4. В случае нарушения правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.

4.5. В случае предоставления недостоверной информации о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушения сроков их исполнения.

4.6. В случае невыполнения приказов, распоряжений директора предприятия, поручений и заданий начальника отдела. Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________ (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.201_г. С инструкцией ознакомлен,один экземпляр получил: _____________ __________________ (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.20__г.

Поделиться ссылкой:

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

Вы здесь Опубликовано 2007-03-06 03:08 пользователем HRTrud 1. Общие положения 1.1. ВСпоДО относится к категории руководителей среднего звена. На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет в крупных компаниях (численностью от 100 человек), а также имеющее опыт руководящей работы не менее 2 лет.

1.2. Назначение на должность ВСпоДО и освобождение от нее производится приказом управляющего директора компании по предъявлению административного директора и директора по персоналу и организационного развития. 1.3. ВСпоДО подчиняется непосредственно административному директору. ВСпоДО подчиняются функционально делопроизводители (сотрудники, на которых возложены обязанности ведения делопроизводства) и секретари всех СП компании.

ВСпоДО подчиняются линейно делопроизводитель и начальник архивной службы компании. 1.4. ВСпоДО должен знать: 1.4.1.

Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности компании и, в частности, деятельности секретариата. 1.4.2. Единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании и в государственные архивы, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации. 1.4.3. Положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу компании в области документооборота и секретариата.

1.4.4. Организационную структуру, руководящий состав компании и ее структурных подразделений (СП).

1.4.5. Специализацию деятельности компании, специфику работы с документами отрасли компании. 1.4.6. Методы оформления и обработки документов. 1.4.7. На достаточно хорошем уровне владеть английским языком (уровень не ниже Pre-Intermediate); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования, отлично владеть навыками составления протокола.

1.4.8. Персональный компьютер: программы — MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail. 1.4.9. Правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами (мини-АТС — не менее 50 внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон).

1.4.10. Схемы документооборота. 1.4.11. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности. 1.4.12. Сроки и порядок сдачи дел в архив.

1.4.13. Системы организации контроля исполнения документов. 1.4.14. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.

1.4.15. Основы экономики, организации производства, труда и управления. 1.4.16. Законодательство о труде (ТК РФ) и охране труда Российской Федерации.

1.4.17. Правила эксплуатации вычислительной техники. 1.4.18. Правила внутреннего трудового распорядка компании. 1.4.19. Финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности.

1.4.20. Планирование обучения подчиненного персонала. 1.4.21. Системы мотивации. 1.5 ВСпоДО в своей деятельности руководствуется: 1.5.1.

Положением о ВСпоДО, инструкцией, положением о секретариате компании. 1.5.2. Положением о документообороте компании.

1.5.3. Настоящей должностной инструкцией. 1.5.4. Правилами внутреннего распорядка, установленными в компании. 1.5.5. Положением по работе с конфиденциальной информацией.

1.5.6. Трудовым договором. 1.5.7. Положением о персонале. 1.5.8.

Другими документами, имеющими непосредственное отношение к деятельности ВСпоДО. 1.6. ВСпоДО подчиняется непосредственно административному директору компании. 1.7. ВСпоДО осуществляет руководство работниками секретариата.

1.8. На время отсутствия ВСпоДО (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет заместитель, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей. 2. Должностные обязанности ВСпоДО: 2.1.

Организует работу документооборота компании и работу секретариата и архивной службы компании, распределяет нагрузку среди подчиненных сотрудников. Ведет финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата и документооборота компании. 2.2. Обеспечивает контроль документооборота компании (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.

2.3. Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления.

Обеспечивает хранение печатей компании.

2.4. Планирует работу секретариата, представляет на согласование и утверждение планы работы секретариата. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в компании и организует их внедрение. Создает единую систему документооборота (ЕСДО) в компании (электронного и бумажного ДО).

Разрабатывает документы, регламентирующие деятельность компании в области документооборота. 2.6. Принимает меры по обеспечению работников секретариата необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, канцтоварами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. 2.7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях компании, контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

2.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

2.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний, совещаний совета директоров и собраний акционеров и организует их техническое обслуживание. 2.10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них. 2.11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

2.12. Ведет базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата. 2.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну. 2.14. Выполняет поручения непосредственного руководителя — административного директора и управляющего директора компании.

2.15. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению ЕСДО. 2.16. Ведет финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетентности. 2.17. Планирует и ведет обучение подчиненного персонала.

2.18. Разрабатывает систему мотивации подчиненного персонала. 3. Права ВСпоДО имеет право: 3.1. Выносить на рассмотрение управляющего директора, административного директора и руководителей структурных подразделений компании предложения по улучшению деятельности документооборота, секретариата — форм и методов работы с документами.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и иных ответственных работников компании надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в компании. 3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях. 3.5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью секретариата. 3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками секретариата; требовать своевременного и качественного их выполнения.

3.7. Выносить на рассмотрение административного директора и управляющего директора компании предложения о поощрении отличившихся работников секретариата, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

4. Ответственность ВСпоДО несет ответственность: 4.1.

За утрату и порчу документов, некомпетентность в принятии решений в профессиональной деятельности, ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации. 4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

5. Взаимодействие с другими структурными подразделениями компании ВСпоДО в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями: 5.1. С руководителями всех структурных подразделений компании — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний секретариата, подготовки и представления необходимых документов. 5.2. С юридическим департаментом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

5.3. С хозяйственной службой компании — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами и пр. 5.4. С департаментом персонала и организационного развития — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела, а также обучения, повышения квалификации, разработке системы поощрения и взысканий. 5.5. С IT-отделом в области информационных технологий и передовых методов ведения электронного документооборота, использования новейших методов в работе секретариата (оргтехники, пр.).

5.6. С департаментом безопасности — по вопросам информационной и экономической безопасности. «С должностной инструкцией ознакомлен(а)»: Ведущий специалист по документообороту административного департамента компании Дата: «__» __________ 20__ г.

________________ (Личная подпись) Вид документа: Ключевые слова: Рубрика: Оцените публикацию +1 0 -1

Менеджер по документообороту обязанности

на текущее обслуживание и страхование запасов; — координирует складской технологический процесс (поступление сырья и продукции на склады, погрузочно-разгрузочные операции, приемку-передачу сырья и продукции, их хранение на складах); — выбирает перевозчика грузов, исходя из наиболее эффективных схем работы транспортных организаций, наиболее оптимальных видов транспорта, транспортных тарифов, технико-эксплутационных, экономических и стоимостных показателей перевозки; — организует технологический процесс перевозки (передача грузов перевозчикам, контроль доставки грузов грузополучателям, координация погрузочно-разгрузочных работ);

Должностные инструкции

Поэтому должностные инструкции, прежде всего, нормативно считаются правовым документом, который определяет круг обязанностей и прав, степень ответственности возложенной на соответствующую должность, правила приема и увольнения, замещения.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+