Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - График отпусков и их подразделений

График отпусков и их подразделений

График отпусков и их подразделений

Ошибка № 1: в график включены не все работающие лица


Чаще всего «забывают» о совместителях и сотрудниках (работниках), находящихся в отпуске по уходу за ребенком.Совместители. Напомним, что лица, работающие по трудовому договору и являющиеся совместителями, на основании ст.

114 ТК РФ имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск наравне с основными работниками. Согласно ст. 286 ТК РФ совместителям ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству сотрудник не отработал шесть месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Таким образом, предоставление отпуска внешнему совместителю прямо зависит от очередности отпусков, определенной на его основной работе, и можно подумать, что включать совместителя в график не нужно. Однако это не так. Совместители, как и основные работники, имеют право на отдых, а очередность его предоставления определяется графиком отпусков.

Кроме того, график предназначен для организации эффективной работы учреждения, ведь работодателю необходимо заранее подготовиться к отсутствию сотрудника и найти ему замену. Включение совместителя в график поможет спланировать все правильно.

При составлении графика у совместителя можно запросить информацию о датах отпуска, запланированного по основному месту его работы.

Если такая информация не предоставлена или предоставлена несвоевременно, отдых внешнего совместителя планируется в общем порядке. Впоследствии он может быть предоставлен по заявлению работника с соответствующей корректировкой графика.Сотрудники в отпуске по уходу за ребенком. Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет предоставляется сотрудникам, гражданским служащим и работникам по их заявлению в порядке и на условиях, предусмотренных ст.

256 ТК РФ. Отпуск по уходу за ребенком может быть использован полностью или по частям. За сотрудником, гражданским служащим и работником сохраняется место службы (работы), должность на период отпуска по уходу за ребенком. Включение в график женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, зависит от времени нахождения в данном отпуске.
Включение в график женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, зависит от времени нахождения в данном отпуске. Если он только начался, то включать женщину в график смысла нет.

В следующем году она продолжит находиться в отпуске по уходу за ребенком и ежегодный отпуск не получит.

Если же отпуск по уходу заканчивается в следующем календарном году, нужно запланировать ежегодный отпуск сотрудницы. Причем необходимо учитывать стаж работы и право на отпуск, установленное ст.

260 ТК РФ. Как следует из этой статьи, работодатель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск женщине по ее желанию непосредственно по окончании отпуска по уходу за ребенком независимо от стажа ее работы у данного работодателя.

Дополнительно отметим, что законодательством не запрещено вносить в график отпусков сведения о женщинах, находящихся в таком отпуске.

Тогда в графе «Примечание» делается отметка о том, что работница в указанном отпуске.

Правила составления

Если опыта недостаточно, у ответственных сотрудников возникают затруднения, как правильно организовать процесс, как составить график отпусков, чтобы были соблюдены права трудящихся и требования закона. Перед тем, как приступить к подготовке, следует ознакомиться с особенностями составления.

Составление графика отпусков следует начинать со сбора информации о желаниях сотрудников по предоставлению им оплачиваемого отдыха в тот или иной период.

Как правило, значительная часть работников предприятия стремятся к отпуску в летнее время года.

В первую очередь, необходимо так организовать отпускные периоды, чтобы в приоритете обеспечивалось право отдельных категорий работников — уходить в отпуск по своему усмотрению.

Сначала предстоит урегулировать вопрос продолжительности отдыха и дат со следующими работниками:

  1. Один из родителей (попечителей, опекунов), воспитывающих ребенка-инвалида до 18 лет при предоставлении справки, что второй родитель не пользуется этой льготой.
  2. Многодетные родители при условии, что их дети не достигли двенадцатилетнего возраста (См. подробнее: ).
  3. совместители, которые должны отгулять в период отдыха по основной работе согласно ст.286 ТК РФ, при наличии подтверждающего документа с основного места работы о запланированном отпуске на следующий год;
  4. работники с присвоенным статусом «почетного донора РФ» (на основании подпункта 1 п.1 ст. 23 закона №125-ФЗ от 20 июля 2012 года);
  5. граждане, пострадавшие от последствий аварии на ЧАЭС (по закону №1244-1 от 15 мая 1991 года), льготники, определенные Законом о чернобыльской катастрофе;
  6. Граждане, получившие значительную дозу облучения при испытаниях на Семипалатинском полигоне.
  7. Участники боевых действий в Афганистане и Чечне.
  8. граждане младше 18 лет;
  9. законные супруги лиц, находящихся на военной службе, вправе отдыхать в тот же период времени, согласно ФЗ №76 от 27 мая 1998 года, при документальном подтверждении того, что вторая половина оформляет отпуск в тот же период;
  10. супруги, чьи жены находятся на поздних сроках беременности и уже ушли в декретный отпуск;
  11. Другие лица согласно действующему законодательству РФ.

Процесс, как составляется план на отпускной период, рекомендуется начинать именно с вышеуказанных категорий граждан.

Во избежание недоразумений, лучше попросить их написать заявление с точным указанием времени запланированного отдыха. Даже если потом возникнут трудности с согласованием дат, ответственным работникам легче подтвердить, что право на отпуск по требованию работника льготной категории соблюдено.

Ответственность работодателя

Согласно ч. 1 и 2 ст. 123 ТК РФ, каждая организация должна составлять план отпусков.

При проверке предприятия сотрудники Трудинспекции наверняка захотят убедиться в его наличии. Поэтому за его отсутствие работодатель может быть оштрафован на сумму от 30 000 до 50 000 руб (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.

Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Бабушка в декрете вместо мамы – эта комбинация вполне допускается законом. Ситуации, когда женщина, родившая малыша, торопится скорее выйти на работу, совсем не редкость.

Поскольку, трудясь, женщине трудно в полной мере осуществлять уход за ребенком, эта обязанность зачастую ложится на ближайших родственников. Осталось понять, как это правильно оформить.

16 Января 2020 в 15:01 Отпуск по отцовству в России — это возможность помочь матери при рождении ребенка.

Для участия в решении непростых вопросов у папы есть три варианта. 28 Декабря 2020 в 16:43 В каком месяце выгоднее брать отпуск в 2020 году и нужно ли его брать на выходные?

Можно выбрать месяц, в который заплатят более крупные отпускные, а можно такой, где фактически дней отдыха получится больше.

Что касается отпуска исключительно в выходные дни, то чиновники считают это нарушением прав работников. 10 Декабря 2020 в 19:51 Ежегодный отпуск после декрета — это период отдыха, который предоставляется женщине, если сразу после окончания отпуска по уходу за ребенком, не выходя на работу, она заявляет о своем намерении его отгулять. Предоставляется он в счет неиспользованных дней и, при необходимости, авансом, если имеющихся дней недостаточно, чтобы покрыть запрашиваемую женщиной продолжительность в рамках рабочего года.

30 Ноября 2020 в 12:38 Дополнительные дни к отпуску — это добавочные выходные, предоставляемые определенным категориям работников сверх ежегодного оплачиваемого отпуска. Работодатель несет материальную ответственность в виде штрафов за непредоставление отдыха по трудовому законодательству РФ.

20 Ноября 2020 в 15:35 20 Января 2020 30 Октября 2020 01 Сентября 2020 29 Июля 2020 06 Мая 2020 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится.

Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время. К таким категориям работников, в частности, относятся:

  1. почетные доноры России ();
  2. чернобыльцы ().
  3. совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу ();
  4. несовершеннолетние работники ();
  5. супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом ();
  6. мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам ();

С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск.

Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время.

Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска.

В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.

Особенности составления графика отпусков

Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой.

Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников.

В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков. По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.

Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2020 года.

При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев.

Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя. Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2020 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

Изменения в графике отпусков

Несмотря на то, что график отпусков утверждается работодателем и обязателен для работников и работодателя в течение года, в этот период он может изменяться в силу некоторых обстоятельств, например болезни, ухода работника в отпуск по беременности и родам.

Кроме этого, ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок в случаях, установленных ст. 124 ТК РФ, а также может быть перенесен на другой срок по соглашению между работником и работодателем. Обратите внимание Если работнику своевременно не была произведена оплата времени ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником (ч.

Обратите внимание Если работнику своевременно не была произведена оплата времени ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником (ч.

2 ст. 124 ТК РФ). Таким образом, изменения в графике отпусков могут быть связаны в основном с датами предоставления отпуска или его продолжительностью. В этих случаях графы с 1 по 6 остаются прежними, а изменения вносятся в графы с 8 по 10. Например, если в графике отпусков не указана конкретная дата ухода в отпуск, а указан только месяц, работник пишет заявление с указанием конкретной даты, реквизиты которого отражаются в графе 10, а в графе 7 пишут конкретную дату начала отпуска.

Остальные графы не заполняются. Приведем здесь и далее фрагменты формы.

дата перенесение отпуска Примечание запланированная фактическая основание (документ) дата предполагаемого отпуска 6 7 8 9 10 Апрель 07.04.2014 Заявление работника от 20.03.2014 В случае переноса отпуска по просьбе работника запись будет выглядеть следующим образом: дата перенесение отпуска Примечание запланированная фактическая основание (документ) дата предпо­лага­емого отпуска 6 7 8 9 10 07.04.2014 Заявление о переносе отпуска от 03.03.2014 12.05.2014 Отпуск переносится по просьбе работника Если отпуск переносится в связи с болезнью работника, которая наступила до или во время отпуска, дата, на которую переносится отпуск, определяется руководителем с учетом пожелания работника.

Запись будет такой: дата перенесение отпуска Примечание запланированная фактическая основание (документ) дата предпо­лага­емого отпуска 6 7 8 9 10 07.04.2014 Заявление о переносе отпуска от 07.04.2014, листок нетрудоспособности от 04.04.2014, приказ от 07.04.2014 № 25 21.04.2014 Отпуск переносится в связи с болезнью работника К сведению Если отпуск в связи с болезнью продляется, никаких записей в график не вносится.

Когда отпуск переносится в связи с уходом работницы в отпуск по беременности и родам, следует внести такую запись: дата перенесение отпуска Примечание запланированная фактическая основание (документ) дата предполагаемого отпуска 6 7 8 9 10 07.04.2014 Заявление о предоставлении ежегодного отпуска перед отпуском по беременности и родам от 20.01.2014 03.03.2014 Отпуск предоставляется до отпуска по беременности и родам Если работница уходит в отпуск по беременности и родам, а ежегодный отпуск использовать не хочет, запись будет такая: дата перенесение отпуска Примечание запланированная фактическая основание (документ) дата предполагаемого отпуска 6 7 8 9 10 07.04.2014 Заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам от 11.03.2014, приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам от 12.03.2014 № 26 Предоставляется отпуск по беременности и родам с 08.04.2014. В связи с тем, что работница находится в стационаре, ежегодный отпуск будет предоставлен позже Записи о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью, отзывом из отпуска, а также в связи с предоставлением отпуска с последующим увольнением вносятся по аналогии, в графе 8 указываются соответствующие документы (заявления, приказы), в графе 9 – дата переноса, в графе 10 – причины переноса. Если работник уволился, а за неиспользованный отпуск получил компенсацию, запись будет следующая: дата перенесение отпуска Примечание запланированная фактическая основание (документ) дата предполага­емого отпуска 6 7 8 9 10 07.04.2014 Приказ об увольнении от 24.03.2014 № 19/у Работник уволен 24.03.2014 с выплатой компенсации за 10 дней неиспользованного отпуска * * * Подводя итог, еще раз обратим внимание работодателя на основные моменты.

  • Не обязательно включать в график отпусков внешних совместителей, а также утверждать дополнительные графики для новых сотрудников.
  • Утверждая график отпусков, работодатель должен учитывать пожелания работников, а отдельным категориям предоставлять отпуск в удобное для них время.
  • В утвержденном графике должны быть заполнены реквизиты и графы с 1 по 6. Графы с 7 по 10 заполняются по мере использования отпусков.
  • График отпусков должен храниться в организации один год.
  • В случае переноса отпуска, отзыва из отпуска, увольнения и в других случаях заполняются графы 8 – 10.
  • График должен быть утвержден за две недели до начала календарного года. При этом, если в организации есть профсоюзный орган, его мнение должно быть учтено при утверждении графика.
  • График отпусков должен быть в каждой организации независимо от формы собственности (в том числе у индивидуального предпринимателя), за исключением случая, когда работодателем является физическое лицо.

Унифицированная форма Т-7 Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 Код Форма по ОКУД 0301020 ООО «Время» по ОКПО 123456 (наименование организации) Мнение выборного профсоюзного органа УТВЕРЖДАЮ от « 13 » декабря 20 13 г.

№ 13/12 учтено Руководитель Директор (должность) Номер документа Дата составления На год Сезонов М.

В. Сезонов ГРАФИК ОТПУСКОВ 25 10.12.2013 2014 (личная подпись) (расшифровка подписи) « 16 » декабря 20 13 г. Структурное подразделение Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию Фамилия, имя, отчество Табельный номер ОТПУСК Примечание количество календарных дней дата перенесение отпуска запланированная факти­ческая основание (документ) дата предполагаемого отпуска 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Администрация Директор Сезонов Михаил Викторович 002 17 14 10.03.2014 – 14.07.2014 10.03.2014 – 14.07.2014 Три дня за ненормированный рабочий день Бухгалтерия Главный бухгалтер Власова Марина Сергеевна 010 14 14 14.05.2014 – 02.07.2014 14.05.2014 – 04.08.2014 Заявление о переносе отпуска от 16.06.2013 04.08.2014 Отпуск переносится по просьбе работника Отдел кадров Начальник отдела кадров Комлева Инна Геннадьевна 013 28 16.06.2014 … … … … … … … … … Руководитель кадровой службы Начальник отдела кадров Комлева И.

Г. Комлева (должность) (личная подпись) (расшифровка подписи) Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

«Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

.

  1. , редактор журнала

Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе.

Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Составляем график отпусков

Щур Д.Л.,начальник юридического отдела Издательско-консультационного центра «Дело и сервис» Опубликовано в номере: №12 / 2002 К реализации нормы, изложенной в части первой статьи 123 Трудовогокодекса РФ, работодатели должны были приступить в октябре или ноябре текущего года.

Для тех, кто упустил из виду этот момент и привык по традиции утверждать графикотпусков не позднее 5 января, напоминаем, что теперь в соответствии с названной статьей Трудовогокодекса РФ графикотпусков должен быть утвержден работодателем не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года, то есть до 16 декабря. Если штат организации небольшой, а профсоюзного органа нет, то шансы успеть до назначенного срока еще сохраняются.

I. Обязателен ли график отпусков?Этот вопрос именно в такой формулировке с момента вступления Трудового кодекса РФ в силу (01.02.2002) постоянно задавался представителям Министерства труда и социального развития РФ и другим разработчикам Кодекса, ведущим специалистам в области трудового законодательства. В подавляющем большинстве ответ сводился к лаконичному «да!».

Такой же ответ дают авторы более или менее значимых и удачных комментариев к Трудовому кодексу РФ.Представители федеральной инспекции труда также вполне определенно объясняют, что если при проверке организации окажется, что график отпусков не утвержден, наказания не избежать.Формулировка части второй статьи 123 Трудового кодекса РФ

«обязателен как для работодателя, так и для работника»

дала повод для дискуссий, о том, что график отпусков становится обязательным и для одной, и для другой стороны трудовых отношений только с момента утверждения, а следовательно, есть основания считать, что график может и не утверждаться. Однако законодатели ввели эту норму не для того, чтобы обозначить обязательность утверждения графика отпусков в организации, а для усиления его значимости — чтобы подчеркнуть для особо нерадивых работодателей и бесконечно оспаривающих время ухода в отпуск работников, что коль график утвержден, то, и сроки, и очередность, указанные в нем, являются обязательными для тех и других.

Ответ на вопрос —

«Должен ли утверждаться в организации график отпусков?»

(заметьте, это другая постановка вопроса), — содержится в части первой статьи 123 ТК РФ, в которой сказано, что «очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков» и ни в каком ином порядке. Сформулировав это правило императивно, законодатели могли и не включать норму об обязательности графика для работодателей и работников — ведь не используется же такая формулировка в отношении правил внутреннего трудового распорядка, графиков сменности и иных локальных нормативных актов, тем не менее обязательных к исполнению сторонами.Вопрос об обязательном утверждении графика отпусков в организациях к концу текущего года перестал быть предметом дискуссий: те, кто сомневались, решили не спорить с инспекторами труда или же усмотрели явную выгоду в упорядочении очередности ухода работников в отпуска.II.

С чего начинается составление графика отпусков?Ответ на этот вопрос должен содержаться в локальных нормативных актах организации, например, в правилах внутреннего трудового распорядка, в положении о персонале и других. Порядок составления графиков отпусков может быть закреплен и в коллективном договоре; особенно это целесообразно в организациях с мощными профсоюзами. Процедура разработки этого документа может быть изложена и в инструкции по кадровому делопроизводству на предприятии.

Если во всех перечисленных документах уделено внимание только срокам составления графика, будем отталкиваться от сложившейся практики.Начнем с того, что график отпусков — это локальный нормативный акт организации, определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году.

Он содержит сведения о времени распределения отпусков между работниками всех структурных подразделений.В каждом структурном подразделении может быть свой график отпусков, определяющий очередность ухода в отпуск работников конкретного подразделения. Такая схема применяется на многих предприятиях и считается наиболее удобной при большом количестве персонала.

Такая схема применяется на многих предприятиях и считается наиболее удобной при большом количестве персонала. При таком подходе руководители отделов, департаментов, цехов и т.д. изначально готовят графики на вверенные им подразделения.

Затем эти документы (их правильнее назвать «проекты графиков») передаются в отдел кадров, специалисты которого анализируют их, вносят свои корректировки (ведь начальник цеха может и не знать, что некоторые из его подчиненных имеют право на определенные льготы). Дальнейшая схема предполагает обсуждение внесенных изменений непосредственно с работниками (например, с теми, чьи отпуска могут быть перенесены на более благоприятный период) и с руководителями структурных подразделений. Ограничиваться согласованием проекта графика только с работниками не рекомендуется; во-первых, руководитель подразделения так или иначе при его составлении планирует работу своего подразделения, а во-вторых, смещение времени отпусков одних работников может повлечь изменения для других работников.

Закончив работу со всеми структурными единицами организации, отдел кадров приступает к формированию сводного, единого графика организации.

Именно он и является тем документом, который предусмотрен статьей 123 Трудового кодекса РФ. На его основании возможна уже не столько разработка графиков отпусков подразделений, сколько дробление общего графика по каждому подразделению.Вторая схема предварительной работы по подготовке графика отпусков предполагает опросы всех работников организации.

Как правило, такой подход приветствуется на средних и малых предприятиях. Если компания структурирована на единицы, то опять же, основное бремя на выяснение и сбор пожеланий работников ложится на плечи менеджеров (начальников, заведующих) служб, отделов, секторов и т.д.

Опрос могут самостоятельно провести и работники отдела кадров.

Но исключать из этого процесса руководителей структурных подразделений не следует по той же причине, что была изложена выше — именно они оценивают очередность предоставления отпусков, исходя из производственной необходимости.Самое большое количество споров в связи с графиками отпусков возникает по причине ошибок, допускаемых работниками отделов кадров и руководителей структурных подразделений при первичном сборе информации. Как именно доказать, что работник принимал самое действенное участие в подготовке графика?

Конфликты по поводу того, что «мое мнение (пожелание) не было учтено» не раз рассматривались в судах и, разумеется, в тех случаях, когда намерения и согласие работника уйти в отпуск еще на этапе разработки графика не подтверждались письменными доказательствами, решение принималось не в пользу работодателя. Поэтому при сборе графиков отпусков структурных подразделений или записок работников, оформлении результатов опросов персонала позаботьтесь о том, чтобы пожелание работника подтверждалось его подписью.

Если же оно не учтено (в силу различных обстоятельств), целесообразно получить письменное подтверждение того, что работник не возражает против предложенного ему периода отпуска. До принятия Трудового кодекса РФ споры относительно графика отпусков вынуждали юристов и работников отделов кадров на этапе подготовки этого документа составлять специальные ознакомительные листы, в которых работники расписывались в том, что они ознакомлены с графиком и не возражают против установленной очередности. Сейчас, в силу той же пресловутой нормы части второй статьи 123 ТК РФ, как только руководитель организации поставил свою подпись в грифе утверждения, справедливость или несправедливость графика не обсуждается.

В него могут вноситься изменения, но любой бойкот со стороны работника, который принимал участие в его составлении, и тому имеется документальное подтверждение, будет квалифицироваться, как нарушение работником трудовых обязанностей со всеми вытекающими отсюда последствиями.Если инструкцией по кадровому делопроизводству или иными локальными нормативными актами не предусмотрены сроки, когда работники отдела кадров должны приступить к составлению графика отпусков, об этом им может напомнить руководитель организации.

Следует отметить, что специального распорядительного акта, предписывающего приступить к разработке графика, не требуется.

Однако, поскольку чаще всего на своевременные просьбы начальника отдела кадров представить свои соображения руководители структурных подразделений реагируют вяло, а затем в авральном порядке просто ставят своих подчиненных перед фактом «ты идешь в отпуск в ноябре», вмешательство первого лица организации или его заместителя можно назвать целесообразным.

Приказ (распоряжение) о разработке графика отпусков может быть составлен по образцу, приводимому в разделе «Бумаги» (стр. 52). Опять же нужно исходить из того, что издание такого акта имеет смысл в тех организациях, где не отработаны информационные связи между кадровой службой и структурными подразделениями или взаимодействие между ними осуществляется только при приеме или увольнении работников.III.

Какие факторы должны учитываться при составлении графика отпусков?

Поскольку факторы, влияющие на определение очередности предоставления отпусков, носят комплексный характер, рассмотрим их по очереди.1. Пожелания работников. Исходя из принципов правового регулирования трудовых отношений, пожелания работников являются определяющим фактором.

О намерениях работников отдел кадров может судить из опросов (записок, заявлений), проведенных (полученных) на подготовительном этапе. Наиболее желаемыми и благоприятными условиями для отдыха работников в России являются лето и начало осени. Поскольку, как правило, пожелания большинства работников приходятся именно на этот период, составителям графиков следует соотнести пожелания работников и нижеследующие факторы.2.

Действующее законодательство. Из положений нормативных правовых актов, и в первую очередь, Трудового кодекса РФ, необходимо определить:2.1.

Наличие стажа работы, дающего право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск (статьи 121, 122 ТК РФ). Если на момент составления графика отпусков у отдельных работников право на отпуск пока не наступило, в учет принимаются 6 месяцев с момента приема работника на работу. При этом целесообразно предупредить работника, что время ухода в отпуск может быть соразмерно отодвинуто при условиях, указанных в статье 121 ТК РФ.

Так, в ней установлено, что в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:а) время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных статьей 76 ТК РФ; б) время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста; в) время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней.Здесь возможна коллизия.

Если график утвержден, значит, он обязателен для работодателя и для работника. Однако статьей 124 Трудового кодекса РФ строго определены случаи, когда отпуск работника может быть перенесен на другой срок:

  1. по соглашению между работником и работодателем отпуск переносится на другой срок, если работнику своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее, чем за 2 недели до его начала;
  2. в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год.

Таким образом, если, например, на момент составления графика отпусков работник проработал в организации всего 2 месяца, то, исходя из 6-месячного стажа, право на отпуск у него наступит по истечении 4-х месяцев.

Допустим, работник выразил намерение уйти в отпуск по истечении 6 месяцев его работы в организации.

В случае, если периоды, указанные в пунктах «а»—«в» будут иметь место, право на отпуск отодвигается на то количество дней, которые исключаются из стажа, предусмотренного статьей 121 Трудового кодекса РФ. В этом случае следует исходить из того, что отсутствие стажа является юридически значимым основанием для внесения соответствующего изменения в график отпусков.Такое строгое отслеживание стажа, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не обязательно — частью второй статьи 122 Трудового кодекса РФ установлено, что по соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев.Совсем не имеет значения такой стаж для категорий работников, указанных в части третьей статьи 122 ТК РФ, согласно которой до истечения 6 месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:

  1. в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
  2. работникам в возрасте до 18 лет;
  3. работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3-х месяцев;
  4. женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

В графике отпусков изначально можно планировать только отпуска работников в возрасте до 18 лет и принятых на работу беременных женщин.

В любом случае, следует помнить, что основанием предоставления отпуска до истечения 6-месячного срока непрерывной работы в организации является заявление работника.

Поэтому еще при составлении графика следует уточнить, не хотят ли указанные категории работников подать такого рода заявления.Трудовой кодекс РФ не предусматривает возможности предоставления основного ежегодного оплачиваемого отпуска пропорционально отработанному работником времени. Поэтому, когда право на отпуск используется до истечения 6 месяцев непрерывной работы (авансом), работодатель обязан предоставить его в полном размере (если иная договоренность не будет достигнута с работником) и полностью оплатить.

Что касается ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, то в стаж работы, дающий право на них, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.

При этом в первом рабочем году этот отпуск предоставляется пропорционально проработанному в этих условиях времени.

Кстати, возможности предоставления дополнительного оплачиваемого отпуска авансом Трудовой кодекс РФ не предусматривает.Определяя право работника на отпуск в календарном году, на который составляется график отпусков, следует также учесть еще один момент. У работника, принятого на работу в текущем году, может возникнуть право на уход в отпуск дважды в будущем календарном году. Например, работник поступил на работу в октябре 2002 года — право на отпуск у него возникает в мае.

Однако с октября 2003 года у него также возникает право на отпуск за второй рабочий год: согласно части третьей статьи 122 ТК РФ отпуск за второй и последующий годы работы может предоставляться в любое время рабочего года.

При предоставлении отпуска в одном календарном году, но за два разных рабочих года важно, чтобы уход во второй отпуск был предусмотрен в графике отпусков не раньше начала рабочего года, за который он предоставляется.2.2.

Очередность отпусков. Для ее установления необходимо составить список работников, которым в соответствии с законодательством предоставлено право на использование отпуска в летнее или иное удобное для них время. Согласно части третьей статьи 123 Трудового кодекса такие категории работников должны определяться в соответствии с федеральными законами.

Сам Кодекс устанавливает, что ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в удобное время:

  1. мужу в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (статья 123 ТК РФ);
  2. работникам в возрасте до 18 лет (статья 267 ТК РФ).

Кроме этого, «удобное время» является условием определения очередности для категорий работников, указанных в таблице 1.

Таблица 1№ п/пКатегория работниковНормативный правовой документ1Граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭСЗакон РФ от 15.05.1991 № 1244-I

«О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»

(с изм. на 25.07.2002)2Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена СлавыЗакон РФ от 15.01.1993 № 4301-I

«О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»

(с изм.

на 13.07.2001)3Граждане, награжденные знаком «Почетный донор России»Закон РФ от 09.06.1993 № 5142-I «О донорстве крови и ее компонентов» (с изм. на 16.04.2001)4Ветераны Великой Отечественной войны, иные участники Великой Отечественной войны и боевых действий, ветераны трудаФедеральный закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах» (с изм. на 25.07.2002)5Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой славыФедеральный закон от 09.01.1997 № 5-ФЗ

«О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»

6Граждане, получившие суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр)Федеральный закон от 10.01.2002 № 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне»Пунктом 1 статьи 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ «О статусе военнослужащих» (с изм.

на 28.06.2002) предусмотрено, что супругам военнослужащих отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих.Таким образом, определяя очередность предоставления отпусков, необходимо выяснить желание указанных категорий работников и получить его подтверждение в письменной форме.Кроме работников, имеющих льготы в отношении времени ухода в отпуск, необходимо учесть и требования статьи 286 Трудового кодекса РФ, которой установлено, что лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе.

Поэтому необходимо уточнить, когда планируется предоставление отпуска по основному месту работы и попросить работника представить соответствующее подтверждение.Также необходимо учесть мнение работников, не использовавших по ряду причин отпуска или их части в предшествующем году.

Если в организации есть работники, имеющие намерение поступать в учебные заведения или уже обучающиеся, целесообразно выяснить их пожелания и потребности о времени предоставления отпусков. Если организация расположена в районе Крайнего Севера или приравненном к нему районе, у работников, имеющих детей, заканчивающих в календарном году 9-й или 11-й класс, следует узнать, не планируют ли их дети поступать в образовательные учреждения среднего или высшего профессионального образования, расположенные в другой местности, так как в соответствии с частью пятой статьи 322 Трудового кодекса РФ по просьбе одного из родителей (опекуна, попечителя) работодатель обязан предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в образовательное учреждение.Указанным в п.п. 2.1, 2.2 настоящей публикации работникам, которые имеют право на преимущества в предоставлении отпуска до истечения 6-месячного срока непрерывной работы или в удобное для них время на основании заявления или просьбы (что прямо предусмотрено соответствующими статьями Трудового кодекса РФ), не вменяется в обязанность представить такие заявления или просьбы до составления графика отпусков — они могут быть направлены в любое время.

Но для того, чтобы не заниматься постоянным редактированием графика отпусков, следует позаботиться о выяснении намерений этих работников на этапе его разработки .В отношении корреспонденции норм части первой статьи 122 (о возникновении у работника права на использование отпуска по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в организации), части второй статьи 122 (о праве на использование отпуска до истечения 6 месяцев непрерывной работы в организации) и части третьей статьи 123 (о праве отдельных работников использовать отпуск в удобное для них время) Трудового кодекса РФ следует сказать, что его нормы не решают вопрос, который возникал еще во время действия КЗоТ РФ.

Могут ли только что принятые на работу работники, для которых федеральными законами предусмотрено предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для них время, использовать свой отпуск до истечения 6-месячного срока? Ведь если не возникло право на отпуск (6-месячный срок не истек), то как может возникать право на его использование в удобное время? Но поскольку Трудовой кодекс РФ не содержит каких-либо разъясняющих и конкретизирующих норм, это позволяет юристам (в том числе принимавшим участие в разработке Кодекса) говорить о праве на получение отпуска авансом категориям работников, указанным выше (совместителям, работникам перечисленным в таблице 1 и другим).2.3.

Продолжительность отпуска. При ее определении необходимо:а) выяснить, есть ли у работников право на дополнительные оплачиваемые отпуска и какова их продолжительность .

Если кадровое делопроизводство в компании организовано с соблюдением требований трудового законодательства, то для этого достаточно просмотреть трудовые договоры работников. Однако не исключено, что в трудовом договоре по какой-то причине не отражен дополнительный отпуск, прямо предусмотренный Трудовым кодексом РФ или федеральным законом. Поэтому если есть сомнения в полноте содержания трудовых договоров, следует подробно проанализировать нормы Кодекса и подзаконные нормативные правовые акты, регулирующие вопросы предоставления дополнительных отпусков.

Наиболее рациональным является ведение в течение года списка работников, имеющих право на дополнительные оплачиваемые отпуска, в котором отражаются вид отпуска каждого принятого на работу в текущем году и его продолжительность. Если позаботиться о разработке такого списка заблаговременно, то к моменту составления графика отпусков у работников отдела кадров будет вся необходимая информация; б) определить категории работников, которым в соответствии с нормами Трудового кодекса РФ или иных федеральных законов предоставляется удлиненный отпуск, т.е. продолжительностью более 28 календарных дней.

Такой отпуск работодатель обязан предоставить работникам, указанным в таблице 2. Таблица 2№ п/пКатегории работников, виды работ, производствПродолжительность ежегодного отпуска Нормативный правовой акт1Работники в возрасте до 18 лет

  1. 31 календарный день

Трудовой кодекс РФ — статья 2672Педагогические работники образовательных учреждений

  1. 42, 56 календарных дней (конкретная продолжительность установлена постановлением Правительства РФ от 01.10.2002 № 724)

Трудовой кодекс РФ — статья 3343Инвалиды, занятые в организациях независимо от организационно-правовых форм и форм собственности

  1. не менее 30 календарных дней

Федеральный закон от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» (с изм.

на 29.05.2002) — статья 234Граждане пожилого возраста и инвалиды, проживающие в стационарных учреждениях социального обслуживания, работающие на условиях трудового договора

  1. 30 календарных дней

Федеральный закон от 02.08.1995 № 122-ФЗ «О социальном обслуживании граждан пожилого возраста» — статья 135Государственные служащие

  1. не менее 30 календарных дней (для отдельных категорий отпуск м.б. большей продолжительности)

Федеральный закон от 31.07.1995 № 119-ФЗ «Об основах государственной службы Российской Федерации» (с изм. на 07.11.2000) —статья 186Муниципальные служащие

  1. не менее 30 календарных дней (для отдельных категорий отпуск м.б. большей продолжительности)

Федеральный закон от 08.01.1998 № 8-ФЗ «Об основах муниципальной службы в Российской Федерации» (с изм.

на 25.07.2002) — статья 177Судьи

  1. 51 рабочий день (в районах Крайнего Севера)
  2. 30 рабочих дней;
  3. 45 рабочих дней (в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, и в местностях с тяжелыми и неблагоприятными климатическими условиями, где установлены коэффициенты к заработной плате);

Закон РФ от 26.06.1992 № 3132-I «О статусе судей в Российской Федерации» (с изм. на 15.12.2001) — статья 198Работники прокуратуры (прокуроры и следователи, научные и педагогические работники)

  1. 30 календарных дней

Закон РФ от 17.01.1992 № 2202-I «О прокуратуре Российской Федерации» (с изм.

на 25.07.2002) —статья 414 Прокуроры и следователи, работающие в местностях с тяжелыми и неблагоприятными климатическими условиями

  1. не менее 45 календарных дней

Примечание.

Конкретная продолжительность установлена Правительством РФ (постановление 06.03.1996 № 242):

  1. 46 календарных дней — в приравненных к районам Крайнего Севера местностях.
  2. 54 календарных дня — в районах Крайнего Севера;

9Сотрудники налоговой полиции

  1. 45 календарных дней (при прохождении службы в местностях с тяжелыми климатическими условиями)
  2. 30 календарных дней;

Федеральный закон от 24.06.1993 № 5238-I «О федеральных органах налоговой полиции» (с изм.

на 25.07.2002) — статья 13Положение о прохождении службы в органах налоговой полиции Российской Федерации (постановление Верховного Совета РФ от 20.05.1993 № 4991-I (с изм. на 30.06.2002)10Сотрудники милиции

  1. 30 суток плюс время, необходимое для проезда к месту проведения отпуска и обратно

Закон РФ от 18.04.1991 № 1026-I «О милиции» (с изм. на 25.04.2002) — статья 2011Сотрудники таможенных органов

  1. 30 календарных дней без учета времени следования к месту проведения отпуска и обратно

Федеральный закон от 21.07.1997 № 114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации» (с изм.

на 25.07.2002) — статья 3612Члены Совета Федерации Депутаты Государственной Думы

  1. 48 рабочих дней

Закон РФ от 08.05.1994 № 3-ФЗ «О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации» (с изм. на 25.07.2002) — статьи 28, 4013Помощник члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы, работающий по трудовому договору

  1. до 36 рабочих дней

14Граждане, занятые на работах с химическим оружием

  1. 49 календарных дней (по второй группе работ)
  2. 56 календарных дней (по первой группе работ);

Федеральный закон от 07.11.2000 № 136-ФЗ «О социальной защите граждан, занятых на работах с химическим оружием» (с изм.

на 25.07.2002) — статья 515Спасатели профессиональных аварийно-спасательных служб, профессиональных аварийно-спасательных формирований

  1. 30 суток — имеющие непрерывный стаж работы в профессиональных аварийно-спасательных службах, профессиональных аварийноспасательных формированиях на должностях спасателей до 10 лет;
  2. 40 суток — имеющие стаж работы в указанных выше службах и формированиях более 15 лет
  3. 35 суток — имеющие стаж работы в указанных выше службах и формированиях более 10 лет;

Федеральный закон от 22.08.1995 № 151-ФЗ «Об аварийно-спасательных службах и статусе спасателей» (с изм. на 24.03.2001) — статья 28Что касается отпусков научных работников, имеющих ученую степень, то в соответствии с постановлением Правительства РФ от 12.08.1994 N 949

«О ежегодных отпусках научных работников, имеющих ученую степень»

предоставление удлиненных отпусков докторам наук — 48 рабочих дней, а кандидатам наук — 36 рабочих дней является не обязанностью, а правом научных учреждений (организаций), финансируемых из федерального бюджета. Указанные отпуска предоставляются научным работникам, занимающим штатные должности, ученые степени по которым предусмотрены тарифно-квалификационными требованиями, согласованными и утвержденными в установленном порядке.Работодатель может по собственной инициативе (за счет собственных средств) предоставлять отдельным категориям работников удлиненные отпуска.

Это следует из части первой статьи 120 Трудового кодекса РФ, согласно которой

«продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается»

.

Таким образом, установленная ТК РФ продолжительность отпусков может быть увеличена коллективными договорами, соглашениями, трудовыми договорами; в) проверить, нет ли работников, которым отпуска не предоставлялись в прошлом календарном году. Согласно части четвертой статьи 124 Трудового кодекса РФ запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение 2-х лет подряд.

Поскольку графики отпусков должны храниться 1 год по окончании срока их действия, то работникам отделов кадров следует проверить прошлые графики.

Кстати, непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, запрещено.На практике работники, которые по различным причинам не использовали свой отпуск в предыдущем календарном году, например, в связи с производственной необходимостью, как правило, вносятся в списки тех, чьи пожелания учитываются в первую-вторую очереди. Это своего рода благодарность организации; г) учесть правила присоединения дополнительных отпусков к ежегодным .

Согласно части второй статьи 120 Трудового кодекса РФ при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Таким образом, в графике отпусков указывается общая продолжительность оплачиваемого отпуска.Поскольку трудовым законодательством часть дополнительных оплачиваемых отпусков все еще установлена в рабочих днях, то при их суммировании с основными ежегодными оплачиваемыми отпусками, устанавливаемыми в календарных днях, возникают определенные сложности.

Схема исчисления общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска уже разъяснялась на страницах журнала: «От даты начала отпуска отсчитывается определенное количество основного отпуска в календарных днях (28 календарных дней), а затем прибавляется определенное количество дней дополнительного отпуска в рабочих днях в расчете на 6-дневную рабочую неделю и определяется дата последнего дня отпуска. После этого общий период отпуска (с первого по последний день) переводится в календарные дни».Из содержания части второй статьи 120 Трудового кодекса РФ не следует, что работник обязан использовать отпуск совокупной продолжительности полностью. Согласно части первой статьи 125 Кодекса по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части; при этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Приведенные правовые нормы не связывают возможность разделения отпуска с видом оплачиваемого отпуска — основного ежегодного или дополнительного ежегодного — а следовательно, любой из отпусков, на который работник имеет право, может быть разбит на части. Количество таких частей законодательство не ограничивает, за исключением отдельных случаев (например, только на две части может быть разделен отпуск сотрудников таможенных органов (Федеральный закон от 21.07.1997 N 114-ФЗ

«О службе в таможенных органах Российской Федерации»

), работников прокуратуры (прокуроров и следователей, научных и педагогических работников) (Закон РФ от 17.01.1992 N 2202-I «О прокуратуре Российской Федерации» (с изм.

на 25.07.2002).Для того, чтобы не вносить в график отпусков постоянные изменения, желательно заранее согласовать с работником его намерения по разбивке отпуска на части. Если график отпусков уже утвержден, работник может обратиться с соответствующим заявлением о дроблении его отпуска.

В этом случае работодатель может издать приказ о разделении отпуска с соответствующим отражением изменений в графике.

Но еще раз напоминаем, что утвержденный график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

Поэтому если руководство организации придет к выводу о нецелесообразности разбивки и разнесения отпуска, то при соответствующем подтверждении, что при составлении графика отпусков работнику задавался вопрос о его намерении воспользоваться отпуском по частям, отказ в удовлетворении запоздалой просьбы будет правомерным.Следует отметить, что специальных правил о продолжительности перерыва между частями отпуска не существует.

Специалисты Минтруда России также рекомендуют не увлекаться чрезмерным дроблением отпусков, так как за короткие сроки работник не сможет отдохнуть.2.4. Время ухода в отпуск. Трудовое законодательство, особенно подзаконные акты, часто содержат пояснение, что отпуска не должны приурочиваться исключительно к 1 или 15-му числу, а должны, по возможности, распределяться равномерно в течение всего года. Этот совет раз за разом воспроизводится с 1930 года — из Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных постановлением Народного Комиссариата труда СССР от 30.04.1930 N 169 (с изм.

на 06.12.1956).Для того, чтобы сделать уход в отпуск равномерным, в расчет берется ежемесячное нахождение в отпусках от 10 до 30% работников конкретного подразделения организации и организации в целом. Этот процент понижается в периоды наибольшей производственной активности и, соответственно, увеличивается в другие периоды текущего календарного года. На предприятиях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, количество одновременного нахождения работников в отпусках может составлять 50% или более.Как быть отдельным категориям работников, у которых нет соответствующих льгот на использование отпуска в удобное для них время?

В том случае, если в организации имеется значительное количество работников, наделенных льготами, при неуклонном соблюдении работодателем законодательства и интересов организации, работники -нельготники практически не имеют возможности использовать отпуск в летнее время.

Для них можно установить поочередный уход в отпуск в летнее время (например, 1 раз в 2 года) или предусмотреть особую разбивку отпуска по частям.При составлении графика отпусков необходимо учитывать и иные нормы статей главы 19 Трудового кодекса РФ и других федеральных законов. Также если предусмотренный коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка порядок предоставления отпусков отличается от установленного законодательством (в сторону улучшения), то необходимо учесть нормы и этих локальных актов.3.

Специфика деятельности организации и необходимость обеспечения нормальной работы организации.Под необходимостью обеспечения нормальной работы понимаются выполнение производственных, финансовых и иных планов, эффективное управление. В отношении выполнения производственных планов отдел кадров предварительно согласовывает с отделом организации и оплаты труда, а также с планово-экономическим отделом количество работников, необходимых для выполнения запланированных объемов работ. Кроме того, этот вопрос также решается с руководителями структурных подразделений.Принятые производственные и иные планы должны учитываться при составлении графика отпусков.

Так, на период увеличения объемов производства, например, прохладительных напитков в летнее время, организация-производитель безалкогольных напитков заинтересована в том, чтобы как можно больше работников оставалось на рабочих местах, и наоборот, на период уменьшения объемов производства она готова предоставить одновременно отпуска более 20% работников. Отдельные организации могут позволить себе так называемые «коллективные отпуска», например, организации по производству табачных и алкогольных изделий, организации по продаже отопительной техники: первые две могут отпустить на отдых в летнее время основной производственный персонал, реализуя продукцию со складов; руководство третьей также охотно отправит своих работников в летний отпуск, так как лето — это пора «затишья» в продаже бытовых обогревателей. Коллективные отпуска в летнее время используют и образовательные учреждения.Однако не только изменение объемов производства сказывается на периодах предоставления отпусков.

Зачастую отсутствие денежных средств (пусть даже незначительное время), необходимых для оплаты отпускных работникам, также может отразиться на порядке предоставления отпусков. Поэтому работники финансового отдела или главной бухгалтерии должны быть подключены к разработке графика (например, для того, чтобы сформировать резервы для оплаты отпусков, если на время отпусков приходится возврат долгов по кредитам или иные значительные выплаты).При составлении графика отпусков в организации, в которой невозможна приостановка деятельности, рассчитывается количество работников, необходимых для обеспечения ее деятельности в период, на который приходится наибольшее количество отпусков.Для того, чтобы компания оставалась управляемой даже в «пик отпусков», необходимо предусмотреть очередность ухода руководящих работников и, соответственно, обеспечить присутствие на рабочих местах работников-заместителей.

Поэтому разумным является составление графика отпусков руководящих работников. При его составлении необходимо учитывать, что в период отпусков в организации должно находиться лицо, наделенное правом подписи финансовых документов. В банках, например, графики отпусков руководителей составляются с таким расчетом, чтобы отсутствовало не более одного должностного лица, ответственного за сохранность ценностей.IV.

По какой форме разрабатывается график отпусков?Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 в составе унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждена форма N Т-7 «График отпусков».

Дискуссии о том, должна ли применяться эта форма или же графики могут составляться в иной произвольной форме продолжаются в среде кадровиков.

Что же касается бухгалтеров, то они исходят из норм статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изм. на 28.03.2002), согласно которой

«все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами»

; «эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет»; «первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации». Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации были возложены на Госкомстат России.

При этом был определен порядок поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты были введены в соответствии с изложенными требованиями до 30 октября 1997 года.

В апреле 2001 года форма графика отпусков была утверждена и распространена на юридические лица всех форм собственности.

График отпусков для бухгалтерии является документом, на основании которого формируется информация о периодах выплаты отпускных, поэтому споры между бухгалтерией и отделом кадров должны решаться в пользу унифицированной формы N Т-7.

Нельзя сказать, что она во всем удобна, но сложности, например, с разбивкой отпусков для одного работника решаются с помощью дополнительных строк.Согласно части второй статьи 123 Трудового кодекса РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за 2 недели до его начала. Для того, чтобы выполнить это требование, отдельные организации вводят дополнительную графу 11 «С графиком ознакомлен. Дата. Подпись» или «О времени начала отпуска извещен.

Дата. Подпись». Право вводить дополнительные реквизиты в утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) предоставлено организациям постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации».

Дата. Подпись». Право вводить дополнительные реквизиты в утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) предоставлено организациям постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации». Однако вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом предприятия. Можно и не вводить дополнительную графу об извещении работников о времени начала отпусков, а ограничиться составлением листа ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков.Составленный проект графика отпусков (до утверждения он остается проектом) визируется руководителем кадровой службы и руководителями структурных подразделений.

Далее он передается в выборный профсоюзный орган данной организации.

Его мнение учитывается при подготовке окончательного варианта. Документом, подтверждающим получение мнения, будет выписка из протокола заседания профсоюзного органа данной организации.Унифицированная форма N Т-7 смоделирована с учетом КЗоТ РФ и содержит шаблон грифа согласования с профсоюзной организацией, в то время как Трудовым кодексом РФ предусмотрено не согласование, а учет мнения профсоюзного органа. Однако исключать реквизиты из унифицированных форм не допускается.

В соответствии с вышеназванным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999

«все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа)»

; «удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается».

Если в организации нет профсоюзного органа, то в форме по строкам шаблона грифа согласования указывается «Профсоюзная организация не создана» (заполненная форма графика отпусков приводится в разделе «Бумаги»).Утвержденный руководителем организации график вывешивается в удобном для ознакомления месте, а его копии или же выписки направляются в структурные подразделения организации. Сводный график отпусков должен быть в бухгалтерии и отделе кадров.V. Когда в график отпусков вносятся изменения?Основой любого изменения графика отпусков является соглашение сторон.

Это опять же следует из части второй статьи 123 Трудового кодекса РФ, согласно которой график отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника. Отступить от установленного времени использования отпуска можно только по договоренности сторон и при соответствующем отражении изменения в графике отпусков. Поскольку основания внесения изменений в график отпусков требуют подробного рассмотрения, этому вопросу будет посвящена отдельная статья.

Здесь же отметим, что для отражения переноса отпусков в текущем календарном году в форме N Т-7 используются графы 7—9; если перенос отпуска или его части осуществляется в соответствии с частью третьей статьи 124 (когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации) и частью второй статьи 125 Трудового кодекса РФ (отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год), то используется графа 10 «Примечание».В отношении работников, принимаемых на работу после утверждения графика отпусков, практика выработала два подхода: первый заключается во внесении соответствующих изменений в сводный график отпусков, второй — в составлении дополнительного графика, который приобщается к сводному.VI. Нужны ли опросы работников?Необходимость проведения опросов не вызывает сомнения у кадровиков, которые хотя бы раз сталкивались с конфликтами при составлении графика отпусков, а также внесении изменений в него в «горячие» летние месяцы.

Для выяснения пожеланий работников можно использовать форму листа опроса, приведенную в разделе «Бумаги». См.: Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации / Под ред.

заслуженного юриста Российской Федерации С.А.

Панина. — М.: МЦФЭР, 2002. —С. 406; Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации/Ответственный редактор доктор юридических наук, профессор Ю.П.

Орловский. — М.: Юридическая фирма «Контракт», «Инфра-М», 2002. —С. 284. Шашкина Э.В. «Все об отпусках».

—«КП» N 6, 2002. —С. 80. Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе.

Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Мы не просим купить подписку.

У нас вообще все бесплатно. Иногда команде «Клерка» это непросто. Помогите ей. Это легко © 2001–2020, Клерк.Ру.

18+

Пример оформления графика отпусков

Мария Лапина Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса Сервис поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам: рассчитает налоги создаст счета заполнит декларации отправит в налоговую и фонды Эксклюзивно для читателей «Делового мира» Месяц полного доступа бесплатно 🙂 В избранное Подписывайтесь на наш Дзен-канал: Поделиться 0 Поделиться 0 Поделиться Полезные статьик вам на почту Подпишитесь на рассылку Подписаться!

Обсуждения Комментарии Публикации

Форма T-7, что это и откуда берется?

Существует унифицированная форма T-7 для составления графика отпусков. Ранее вносить в нее было нельзя, однако на данный момент правительство разрешило не только самостоятельно менять ее, то есть добавлять собственные графы и удалять ненужные для удобства пользования, но и разрабатывать собственные первичные документы для составления данного графика.

Многие компании, несмотря на разрешение менять в документе графы, так и продолжают пользоваться унифицированной формой, так привычнее и удобнее. Данная форма и есть утвержденный график отпусков с подписями всех руководителей подразделений и директора.Скачать унифицированную форму можно через Интернет, введя в поисковую строку запрос «Унифицированная форма T-7». Далее нужно просто заполнить все имеющиеся там графы, если компания использует унифицированную форму.Унифицированная форма T-7 является наиболее часто используемой для составления графика отпусков, именно в таком виде утверждается данный график после ее заполнения.

Для чего нужен график отпусков

В соответствии с ТК РФ, основное назначение графика отпусков – установление очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам.

При этом график отпусков, утвержденный работодателем, является обязательным к исполнению как для самого работодателя, так и для работников (ч.

2 ст. 123 ТК РФ). ! Обратите внимание: Составление графика отпусков обязательно для всех работодателей-юридических лиц, независимо от численности работников. Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены следующие меры ответственности (ст.

5.27 КоАП РФ):

  1. для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб. или приостановка деятельности на срок до 90 суток.
  2. для должностных лиц — штраф от 1000 до 5000 руб.;

Следует отметить, что работодатели-ИП вправе обходиться без графика отпусков, определяя порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков по соглашению с работниками (ст. 305 ТК РФ, Письмо Роструда от 20.12.2011 № 3683-6-1). Однако и предпринимателям не лишним будет составить график отпусков, поскольку они также несут ответственность за то, чтобы их работники использовали отпуска своевременно и в предусмотренном законодательством объеме.

Итак, для чего же необходимо составлять график отпусков – обозначим основные направления применения этого документа:

  1. чтобы установить оптимальную очередность отпусков, с учетом взаимозаменяемости отдельных сотрудников, особенностей производственного процесса (сезонность) и т.д;
  2. а также для других целей, определяемых самим работодателем.
  3. чтобы использовать информацию, содержащуюся в графике, о количестве запланированных на следующий год днях отпуска сотрудников для формирования и ;
  4. чтобы работодатель не «забыл» предоставить положенные ежегодные отпуска сотрудникам, а сотрудники не «забыли» их использовать;

Перенос отпуска

Если работник не согласен с той датой начала отпуска, которую ему определил работодатель: на уведомлении пишет: «не согласен!». Наша с вами обязанность — уведомить. Для сохранения нормальных рабочих отношений и, если руководитель не против, можно поискать компромисс.

Если работник пишет заявление о переносе даты отпуска. При условии, что руководитель (работодатель) не против, возможно перенесение.

В график отпусков изменения не вносятся, а к нему подкалывается заявление работника.

Не забудьте сделать уведомление, согласно новой дате. Если работодателю необходимо перенести дату отпуска работника.

Тогда мы пишем работнику письмо, что в виду производственной необходимости, пожалуйста, перенесите свой отпуск на другие даты, и обязательно указываем, что работник имеет право отказаться.

В случае согласия, просим указать новые предпочтительные даты. Затем издается приказ по компании, что в виду таких обстоятельств отпуск переносится.

Если работник, находясь в отпуске, продолжает ходить на работу, необходимо сделать ему уведомление, что он находится в отпуске, ему начислены отпускные (это время уже оплачено) и работодатель не сможет ему оплатить выходы на работу повторно. Во всех случаях, когда работник отказывается от ознакомления с документом, составляем акт. Если работник не желает знакомиться категорически, вызываем его к руководителю и в присутствии свидетелей зачитываем документ и составляем акт об ознакомлении.

Есть вопросы? Звоните! О компании Демо-урок Внимание! С целью защиты информации от несанкционированного копирования демо-версия урока загружается с минимальной скоростью.

О новичках, совместителях и мамах с детьми

Что следует знать относительно вновь принятых сотрудников?

Право на оплачиваемый отпуск появляется через полгода непрерывной деятельности в данном месте (122-я статья ТК).

По соглашению с работодателем этот срок может быть уменьшен. Для определённой категории работающих (несовершеннолетних, совместителей и т. п.) он не зависит от стажа в данной организации.Каким образом планируются Это не так просто.

Порой отсутствует информация о времени ухода такого сотрудника в отпуск по основному месту. Чаще всего так получается, если процедура разработки графиков в обеих организациях ведется одновременно.

Так как обязательность одновременного предоставления строго регламентируется, сроки составления графика отпусков придется планировать, ориентируясь на слова сотрудника. Причём следует быть готовым к возможному переносу даты.Должен ли график содержать фамилии работниц, находящихся в отпусках по уходу за детьми?

Во многих организациях в него включают фамилии всего Женщин, сидящих с малышами, закон туда включать не обязывает, но и не запрещает этого. Фактически очередные отпуска данной категории распланировать заранее нереально.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+