Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Кадровая работа с нуля с чего начать

Кадровая работа с нуля с чего начать

Кадровая работа с нуля с чего начать

Что это такое – производство кадров


Отдельная сфера деятельности компании, которая заключается исключительно во внутренних процессах и подчиняется Трудовому Кодексу РФ. Это весь документооборот, который касается работников организации – всех от охранников до директора. Это все заявления о приеме на работу, увольнения, переводы, больничные, а также взыскания.

Также это внутренние уставы и постановления, с которыми, к слову, должны быть ознакомлены сотрудники, например, санкции за опоздания, проступки. В общем, вся работа должны быть организована так, чтобы можно было подтвердить документально любое действие по отношению к работнику. Для этого все бумаги должны быть правильно оформлены, храниться в порядке и быть систематизированы – за это все отвечает кадровик, специально обученный специалист по приему на работу и прочим действиям с кадрами.

Автоматизация учета

Как уже стало понятно из изложенной выше информации, кадровый учет – это очень кропотливый процесс, требующий особого внимания от работников, на которых возложена ответственность за ведение этого вопроса. Поэтому на сегодняшний день его можно упростить путем автоматизации.

Существует множество программ, которые упрощают трудовую деятельность кадровикам и уменьшают вероятность допущения каких-либо ошибок.

Как правило, на предприятии необходимо устанавливать лицензионные версии такого программного обеспечения. Однако стоит отметить, что покупка такой программы окупит себя в короткие сроки и не даст допустить серьезных ошибок в работе.

В целом, такие программы решают такие задачи:

  1. составление и формирование отчетности по вопросу кадров;
  2. ведение кадрового учета согласно трудовому законодательству;
  3. произведение своевременных согласований всех кадровых процессов с расчетным отделом или бухгалтерией.

Одной из самых популярных и востребованных программ на сегодняшний день является 1С с конфигурацией «Управление персоналом».

Доверить кадровый учет аутсорсинговой организации

Хорошо: вся кадровая деятельность ложится на плечи аутсорсинговой компании, которая берет на себя такую ответственность на основании договора.

Кроме того, что по кадровым вопросам оказывается постоянная, непрерывная помощь, выбор такого способа существенно сокращает расходы.

Минусы: нужно выбрать хорошо зарекомендовавшую себя, серьезную компанию, а также необходимо наладить взаимодействие, создать концепцию работы со специалистами, которые будут трудиться вне офиса.

Руководителю осталось только выбрать наиболее удобный и подходящий для него способ ведения кадрового учета, взвесив все «за» и «против» каждого метода.

Особенности ведения кадрового учета

Кадровый учет имеет множество нюансов, и именно поэтому больше всего в этой сфере ценятся сотрудники с высшим образованием и опытом работы.

Поэтому рассматривая его особенности, невозможно перечислить сразу все потенциальные сложности, с которыми может столкнуться работодатель.

Но как минимум несколько основных и важнейших аспектов этой деятельности стоит учесть:

  1. На каждого сотрудника обязательно должна заводиться личная карточка.
  2. Калькулятор для расчета зарплаты по окладу
  3. Профстандарты 27
  4. Справочник предпринимателя
  5. Бухгалтерия 4
  6. Прием на работу 314
  7. Калькулятор расчета отпускных в 2020 году
  8. Рабочее время и время отдыха 118
  9. Калькулятор госпошлины в арбитражный суд
  10. Политика использования Cookie
  11. Материальная помощь 15
  12. Оплата труда 2518
    • Аванс 8
    • Больничный 88
    • Командировки 29
    • Компенсации 5
    • Материальная ответственность 12
    • Материальная помощь 15
    • Пенсии 50
    • Поощрения и взыскания 68
  13. Расчёт пособия по уходу за ребёнком до 1,5 лет
  14. Кадровый учет
  15. Лицензии 1
  16. Калькулятор суммы задолженности
  17. Калькулятор расчета страхового стажа
  18. Редакция
  19. Пенсионный калькулятор
  20. Все
  21. Налоги 11
  22. Поощрения и взыскания 68
  23. Калькулятор пособия по беременности и родам
  24. Кадровый учет на микропредприятии позволяет обходиться без принятия локальных нормативных актов, в том числе и обязательных, если вся информация, которая могла быть в них изложена — зафиксирована в индивидуальном порядке в каждом трудовом договоре с каждым работником.
  25. Отчеты 3
  26. Справочник предпринимателя 101
  27. Охрана труда
  28. В помощь малому бизнесу
  29. Работодатель сам обязан оформлять трудовые книжки и СНИЛС для сотрудников, у которых их нет на момент трудоустройства.
  30. Больничный 88
  31. Освобожденным от обязанности ведения кадрового учета может быть лишь предприятие без сотрудников.

  32. Организация бизнеса
  33. Открыть бизнес
  34. Кадровый учет 2518
    • Медосмотр25
    • Отпуск151
    • Прием на работу 314
    • Рабочее время и время отдыха 118
    • Стаж 43
    • Трудовая книжка 37
    • Увольнение 178
  35. Калькулятор налога на имущество организаций
  36. Калькулятор расчета отпускных в 2020 году
  37. О проекте
  38. Увольнение 178
  39. Калькулятор страховых взносов ИП
  40. Политика обработки персональных данных
  41. Калькулятор пеней: расчет налоговой задолженности
  42. Реклама
  43. Карта сайта
  44. Прочее
    • В помощь малому бизнесу 23
    • Организация бизнеса 2837
    • Открыть бизнес 36
    • Справочник предпринимателя 101
  45. Компенсации 5
  46. Организация бизнеса 2837
  47. Открыть бизнес 36
  48. Аванс 8
  49. Расчет компенсации за задержку зарплаты
  50. Проверки 11
  51. Расчет компенсации за неиспользованный отпуск
  52. Командировки 29
  53. Работодателю следует учитывать не только требования федерального законодательства, но и регионального.
  54. Отчетность
  55. Онлайн калькулятор НДФЛ
  56. Оплата труда
  57. Медосмотр25
  58. За месяц
  59. Контакты
  60. Пенсии 50
  61. Калькулятор командировочных
  62. Охрана труда 237
    • Аттестация 36
    • Проверки 11
    • Профстандарты 27
  63. Калькулятор расчёта госпошлины по ст. 333.19 и ст. 333.21 НК РФ
  64. Производственный календарь на 2020 год
  65. В помощь малому бизнесу 23
  66. Калькулятор расчета страхового стажа
  67. Отчетность 1
    • Бухгалтерия 4
    • Лицензии 1
    • Налоги 11
    • Отчеты 3
  68. Работодатель вправе выносить сотрудникам лишь три вида дисциплинарных взысканий.
  69. Все документы, принимаемые в рамках кадрового делопроизводства, относятся к категории локальных нормативных актов и должны фиксироваться в рамках внутреннего документооборота.
  70. Работодатель обязан соблюдать не только требования трудового законодательства, но и все изданные им локальные нормативные акты.
  71. Трудовая книжка 37
  72. Отпуск151
  73. Расчёт пособия по временной нетрудоспособности
  74. КАЛЕНДАРЬ 2020
  75. Аттестация 36
  76. Калькулятор пособия по беременности и родам
  77. Калькулятор НДС
  78. Расчет компенсации за задержку зарплаты
  79. Стаж 43
  80. Материальная ответственность 12
  81. За неделю
  82. При трудоустройстве работников, рекомендуется получить от них согласие на обработку персональных данных для ведения кадровой документации.
  83. Калькулятор среднедневного заработка

Другие публикации

  1. 5 Февраля 2020 Успеть за ростом: опыт построения модели управленческого учета в компании «Гемотест»
  2. 17 Февраля 2020 Чат-боты Telegram: инструкция для бизнеса
  3. 26 Февраля 2020 С какими трудностями сталкиваются зарубежные предприниматели в России
  4. 17 Февраля 2020 Спорные запреты работодателей, которые могут спровоцировать увольнения
  5. 10 Марта 2020 Международное исследование налоговой функции

Организация кадрового делопроизводства с нуля

В этой статье мы не будем приводить образцы заполнения форм, оформления других документов или тексты нормативных документов, которые должны быть в организации. Остановимся только на последовательности выполнения работы по организации кадрового делопроизводства в компании с нуля.

Нормативная база При организации кадрового делопроизводства с нуля вам понадобятся следующие нормативные документы: • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

• Трудовой кодекс Российской Федерации (чтобы не запутаться в изменениях и дополнениях, имеет смысл примерно раз в полгода приобретать новый текст Трудового кодекса с изменениями – если, конечно, у вас в организации не установлена справочная правовая система, которая регулярно обновляется). • Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. • Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред.

от 19.05.2008). • Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

. • Перечень типовых управленческих документов, образующийся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003). Кроме того, полезной окажется книга Я.Е.

Варламовой и Е.А. Кошелевой «Кадровое делопроизводство с нуля» (М.: Профессиональное издательство, 2008).

Обратите внимание Многие формы документов в кадровом делопроизводстве унифицированы постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

.

Найти его можно в любой справочной правовой системе (Консультант Плюс, Гарант, Кодекс) или в интернете, там же есть уже готовые формы из этого постановления, которые нужно просто скопировать на жесткий диск. Документы, для которых нет унифицированных форм, необходимо оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Шаг 1: разрабатываем документы, которые в обязательном порядке должны быть в компании Чаще всего организация кадрового дело производства начинается с разработки всевозможных положений и инструкций, и это правильно.

Шаг 1: разрабатываем документы, которые в обязательном порядке должны быть в компании Чаще всего организация кадрового дело производства начинается с разработки всевозможных положений и инструкций, и это правильно. К нормативным документам, которые в обязательном порядке должны быть в компании, относятся:

  1. положение об охране труда и противопожарной безопасности.
  2. положение о защите персональных данных работника;
  3. правила внутреннего трудового распорядка;

Все остальное подождет: браться за разработку документов, которые носят факультативный характер, можно только тогда, когда оформлены обязательные документы. Шаг 2: корректируем штатное расписание Скорее всего, в компании уже разработано штатное расписание, есть штат сотрудников, успешно выполняющих поставленные задачи, с которыми заключены трудовые договоры, оформлены приказы о приеме на работу и внесены записи в трудовые книжки.

Но, как показывает практика, не всегда эти документы оформлены правильно. Запросите в бухгалтерии информацию о заработной плате сотрудников и наименовании их должностей – на основании этих данных нужно выверить штатное расписание.

Следует учесть, что названия должностей в штатном расписании не всегда совпадают с реальными должностями сотрудников.

Бухгалтерии эта информация для перечисления платежей и налогов не очень нужна, но программы типа 1С требуют заполнение раздела с такой информацией, и иногда бывает введена должность, не соответствующая действительной. Поэтому до утверждения штатного расписания необходимо уточнить наименования должностей сотрудников у начальников отделов, руководства компании или самих сотрудников.

У бухгалтеров можно запросить также табельные номера сотрудников. Если бухгалтерский учет автоматизирован, то табельные номера присваиваются программой, если нет, то вам придется их присваивать самостоятельно, начиная с того сотрудника, которые работает дольше всех, и заканчивая тем, кто пришел в организацию позже всех.

После увольнения сотрудника его табельный номер лучше никому не передавать: пусть все номера будут уникальны и закреплены только за одним человеком, когда-либо работавшим в компании.

Пока бухгалтеры готовят вам сводку по работникам нужно проверить состояние личных дел работников и их личных карточек, если они велись, а также выяснить, каких документов не хватает в личном деле каждого работника. Каждому работнику нужно написать памятку о том, копии каких документов необходимо донести. Шаг 3: проверяем соответствие информации в штатном расписании и трудовых договорах После того как штатное расписание составлено, необходимо сверить информацию в нем с данными в трудовых договорах.

Если информация расходится (обычно неверно указывается заработная плата или указывается просто «Заработная плата согласно штатному расписанию», что является нарушением Трудового кодекса Российской Федерации и может повлечь за собой штрафные санкции; даты подписания договора приходятся на выходной день; подпись представителя Работодателя не соответствует лицу, заявленному как представитель – например, вместо генерального директора расписался его заместитель), то договоры необходимо переделать.
Если информация расходится (обычно неверно указывается заработная плата или указывается просто «Заработная плата согласно штатному расписанию», что является нарушением Трудового кодекса Российской Федерации и может повлечь за собой штрафные санкции; даты подписания договора приходятся на выходной день; подпись представителя Работодателя не соответствует лицу, заявленному как представитель – например, вместо генерального директора расписался его заместитель), то договоры необходимо переделать.

При этом следует исходить из того, что договор, подписанный неполномочным лицом, по сути, не является договором; другими словами, трудовой договор в письменной форме отсутствует. Поэтому он должен быть оформлен, разумеется, текущей (подлинной) датой. Во всех остальных случаях делаются дополнительные соглашения к трудовому договору, которыми трудовой договор дополняется новыми условиями либо уточняются (изменяются) те условия, которые были указаны неверно.

Если договор оформлен правильно, но позже были внесены изменения (повышение оклада, перевод сотрудника на другую работы), то необходимо оформить дополнительные соглашения для каждого случая по каждому работнику. Трудовые договоры и дополнительные соглашения готовятся в двух экземплярах, один из которых остается в компании, а второй выдается на руки сотруднику.

Шаг 4: проверяем правильность оформления кадровых приказов Далее необходимо проверить наличие и правильность оформления приказов о приеме на работу, перемещении сотрудников (если они были) и др. (даты, подписи, информация, содержащаяся в них). Приказы должны соответствовать содержанию трудового договора, заключенного с работниками, и штатному расписанию.

В них должна стоять подпись не только руководителя компании, но и самого сотрудника. Если отсутствуют какие-либо приказы о приеме на работу или переводе работающих сотрудников или они оформлены с нарушениями, их необходимо восстановить, переделать или «доподписать».

По закону вы не несете ответственности за то, что было до вас, однако сотрудник имеет право потребовать копию такого приказа, и ему необходимо ее предоставить.

Шаг 5: проверяем правильность ведения трудовых книжек Следующим этапом работы является проверка наличия трудовых книжек. Книжки всех оформленных на работу сотрудников должны храниться в компании.

Если вы найдете книжки уволившихся сотрудников, то нужно в адрес владельцев книжек направить заказное письмо с уведомлением о вручении с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать адрес, по которому ее можно отправить. После получения ответа трудовую книжку необходимо отправлять заказной бандеролью с уведомлением о вручении.

Если ответа нет, просто вложите уведомление о вручении письма в трудовую книжку. Трудовые книжки неработающих сотрудников нужно хранить отдельно от остальных до востребования, но не менее 50 лет.

Если в трудовой книжке нет записи о приеме на работу или переводе – не спешите ее делать.

Сначала внимательно ознакомьтесь с обоими документами, регламентирующими заполнение трудовых книжек: Инструкцией по заполнению трудовых книжек и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. И только когда вы будете уверены в своих знаниях, можно приступать к внесению записей в трудовую книжку.

Помните: неверно оформленная запись может привести к тому, что работнику могут не засчитать стаж работы в компании, в которой была сделана неправильная запись. Шаг 6: оформляем личные дела или личные папки сотрудников (если до вас их не вели) Обязательно следует оформить на работников личные карточки по форме № Т-2. Сегодня многие программы позволяю заполнять форму № Т-2 на компьютере и распечатывать на обычной бумаге, чем и пользуются некоторые кадровики.

Однако государственные архивы пока принимают личные карточки только на плотной, «полукартонной» бумаге. Поэтому если ваша организация является источником комплектования государственного архива, купите формы № Т-2 в магазине канцтоваров в необходимом количестве либо приобретите соответствующую бумагу для их распечатки.

Заполняются личные карточки кадровиком – такое предписание содержится в указаниях по применению унифицированных форм (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Полученные от сотрудников копии документов (паспорта, страхового свидетельства и др.) необходимо поместить в папки-«файлы», после чего делается опись каждого дела, – и личные папки у вас сформированы.

В них же можно вложить и копии приказов и договоров, чтобы вся информация о работнике была в одном месте, но это не обязательно. К личным карточкам можно приклеить фотографии работников.

Часто личные дела вкладывают внутрь формы № Т-2, что неверно: личные карточки должны храниться отдельно от всех других документов. Новые документы и копии добавляются в личную папку по мере поступления.

Шаг 7: оформляем необходимые учетные книги или журналы Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее можно вести только в бумажном виде. Так как это журналы учета бланков строгой отчетности, каждая страница книги нумеруется, а сама она прошивается и скрепляется печатью организации. Шаг 8: составляем график отпусков За две недели до наступления нового года в организации должен быть утвержден график отпусков.

Работу над ним нужно начинать уже в ноябре. Если компания небольшая, можно опросить сотрудников на предмет того, когда бы они хотели уйти в отпуск, если крупная – направьте начальникам отделов письмо с просьбой предоставить такую информацию по их отделу. При составлении графика отпусков следите за тем, чтобы во время ухода в отпуск сотрудников небольшого отдела направление не оставалось бы незакрытым.
При составлении графика отпусков следите за тем, чтобы во время ухода в отпуск сотрудников небольшого отдела направление не оставалось бы незакрытым. Например, если в компании всего два менеджера по продажам, то их отпуска не должны совпадать по времени даже частично, более того, между этими отпусками должен быть период совместной работы – для передачи дел от одного менеджера к другому.

Если вы сами опрашиваете сотрудников о времени ухода в отпуск и возникает конфликт из-за того, кто и когда идет, не пробуйте его решить сами – доведите информацию до сведения руководства и оформите график в соответствии с решением руководства. Если вы запрашиваете информацию через начальников отделов, доверьте решение спорных вопросов им. На сбор информации для составления графика отпусков обычно уходит от одной до трех недель.

После оформления график отпусков необходимо отдать на утверждение руководителю. За две недели до начала отпуска необходимо уведомить сотрудника о его наступлении и издать приказ о предоставлении отпуска.

Время начала отпуска может быть изменено по согласованию сотрудника с руководителем.

Если на время начала отпуска сотрудник заболел и предоставил больничный лист, необходимо по его заявлению перенести отпуск на другое, удобное для него, время. Все эти изменения вносятся в соответствующие графы графика отпусков. И не забывайте о том, что работник не может не ходить в отпуск два года подряд и обязательный оплачиваемый отпуск может быть заменен денежной компенсацией только в случае увольнения сотрудника.

Шаг 9: формируем кадровые дела Дела можно комплектовать по следующим темам:

  1. «Личные дела»;
  2. «Трудовые договоры»;
  3. «Приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод, премирование, поощрение, отпуска без сохранения заработной платы, направления в длительные командировки и командировки за рубеж)» (срок хранения – 75 лет);
  4. «Нормативные документы компании (положения, инструкции)»;
  5. «Переписка по кадровым вопросам с государственными органами и коммерческими организациями» и др.
  6. «Приказы по личному составу (очередные и учебные отпуска, дежурства, взыскания, краткосрочные внутри российские командировки)» (срок хранения – 5 лет);
  7. «Личные карточки»;

График отпусков, график дежурств, штатные расписания удобнее выделить в отдельные дела и хранить в тонких папках. Личные дела и личные карточки удобнее хранить в алфавитном порядке в соответствии с фамилиями работников, все остальные документы – в хронологическом порядке по мере поступления документа. Приказы по личному ставу имеют два срока хранения: 5 и 75 лет, поэтому разделяются как минимум на два дела (все приказы, которые не перечислены в перечне с 5-летним сроком хранения, имеют срок хранения 75 лет).

Если компания достаточно большая и в деле в течение одного года образуется более 250 листов, то его нужно разбить на несколько дел или на тома (например: «Трудовые договоры (А–К)», «Трудовые договоры (Л–Я)»; «Приказы по личному составу (очередные и учебные отпуска)», «Приказы по личному составу (дежурства, взыскания, краткосрочные внутри российские командировки)»). При формировании дел необходимо пользоваться разделами 7 и 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

Шаг 10: оформляем номенклатуру дел Номенклатура дел может быть оформлена отдельно по кадровым документам или включена в общую номенклатуру дел организации.

В целом процесс формирования дел и составления номенклатуры в кадровом делопроизводстве ничем не отличается от формирования дел и составления номенклатуры в общем делопроизводстве. И только после всех этапов можно приступать к разработке должностных инструкций, положения о персонале и прочих факультативных (не обязательных с точки зрения Трудового кодекса Российской Федерации) локальных нормативных актов.

Кадровое делопроизводство с нуля – Советы юриста – АНГАРД.РФ

Эта статья будет полезна не только опытным кадровым работникам, но и бухгалтерам, офис – менеджерам, которым из-за нехватки кадров, руководство поручило вести кадровый учет.

Зачастую этой работой занимаются и начинающие коммерсанты, поэтому шаг за шагом, мы вместе постараемся привести в порядок Ваше кадровое делопроизводство. Поскольку пошаговая инструкция очень большая по объему, как и сам процесс создания или восстановления кадрового учета, то мы рекомендуем добавить эту страницу в закладки, либо полностью ее скопировать на свой компьютер, чтобы при выполнении каждого шага, Вам не пришлось снова искать рекомендации к следующим действиям. Также в этой статье Вы не только получите рекомендации, но и ссылки на образцы основных и популярных документов по кадровому учету.

Также напомним, что эта инструкция называется Кадровое делопроизводство с нуля, поэтому, если в Вашей организации уже какие-то шаги сделаны, то рекомендуем просто пропустить не нужный Вам абзац.

В основе настоящей статьи лежит многолетний опыт специалистов юридической фирмы «Ангард» по сопровождению бизнеса клиентов нашей фирмы. Нам тоже когда-то приходилось учиться, и мы это также делали с помощью интернета и специальных семинаров. Поэтому если Вам покажется данное руководство полезным и полным, то поделитесь им с Вашими друзьями и коллегами.

Поскольку нет ничего приятнее для автора, чем многочисленные ссылки и положительные комментарии на форумах и в социальных сетях.

Кто разрабатывает штатное расписание?

В соответствии с квалификационным справочником должностей разработкой штатного расписания занимается экономист по труду.

Но такое счастье (экономист по труду) есть далеко не у всех работодателей.

Поэтому ответственный за разработку штатного расписания тот, в чьи должностные обязанности входит разработка проекта штатного расписания. Его утверждают приказом и хранят постоянным.

Ограничения по количеству внесения изменений в штатное расписание законодательно не установлены.

Пособие кадровику в текущей работе: что нужно знать, чем заниматься и как развиваться

Вы здесь Опубликовано 2014-08-20 16:28 пользователем DM2 Работа специалиста КС состоит в знании своих задач и умении грамотно вести повседневную работу, которая отличается большим разнообразием. В нынешних условиях минимизации численности КС, из-за назначения молодых и «необстрелянных» кадровики обычно перегружены.

На факультетах и курсах HRM преобладает академизм, а не практика. Исходя из этого, и предлагается своего рода «компас» для выработки своего прямого курса к профессиональности. Гл. 1. Вхождение и освоение кадровой работы.

1. Задачи специалиста КС Данные рекомендации ориентированы на кадровика с многими задачами. Если в его функции входит только оформление, то ряд вопросов отпадает.

  1. Хранение тр. книжек и их учет, личных листков, ведение кадровой документации в соответствии с номенклатурой дел.
  2. Обеспечение необходимыми кадрами. Планирование потребностей в персонале (количество, качество, сроки), отвечающее задачам бизнеса сегодня и на будущее.
  3. Знание трудового законодательства (ТК РФ, КоАП РФ и инструкций) и консультирование по этим вопросам.
  4. Разработка и ведение локальных нормативных документов: Штатное расписание, Положения: О персонале, О зарплате, О проведении конкурса и т.д., Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и др.
  5. Оформление приема на работу, увольнения, перевода и т.п.
  6. Разработка и реализация системы поиска и отбора кадров: источники подбора, содержание заявок на вакансии, технология массового подбора.
  7. Знакомство и установление деловых отношений с руководителями подразделений.
  8. Заполнение тр. книжек, Личных листков, выдача справок сотрудникам.

2. Введение в работу кадровика Первые шаги С самого начала следует установить нормальные деловые отношения с руководителями подразделений.

Возьмите за правило посещать их в расположении. Не ждите, что кто-то к Вам придет.

При этом имейте какие-то вопросы к ним, а они всегда есть.

Полезно посоветоваться по каким-то вещам, а также тактично затронуть вопросы о подразделении.

Тогда они будут Вас воспринимать как нормального кадровика, а не офисного работника, а Вы постепенно перейдете на товарищеские отношения. Знать людей и подразделения не менее важно, чем грамотно выполнять техническую работу. Грамотная работа это результат не только профессионализма, но и эффективного взаимодействия с руководителями всех уровней.

Часто непростые отношения складываются с бухгалтерией, которая «перетянула одеяло» на себя.

Важно помнить, что Вы — на парадном входе на предприятие. А здесь важны Ваши организованность, беспристрастность, умение тактично построить разговор, расположить доверие кандидата к Вам, рассказать ему об основных обязанностях, договориться о дальнейших действиях и по-деловому и уважительно закончить встречу.

А здесь важны Ваши организованность, беспристрастность, умение тактично построить разговор, расположить доверие кандидата к Вам, рассказать ему об основных обязанностях, договориться о дальнейших действиях и по-деловому и уважительно закончить встречу. Заранее нужно «в голове» иметь схему разговора о предприятии, должностных обязанностях и кадровых вопросах.

Для начала необходимо следующее:

  1. ознакомиться с процедурами приема-увольнения;
  2. выписать формулировки из ТК РФ для случаев приема и увольнения. Таким образом, будет легче освоить основные статьи ТК РФ и принятые формулировки. Вопросы увольнений описаны в ст.77 – 84 ТК РФ.
  3. иметь «под рукой» Штатное расписание для отслеживания вакансий, бланки Трудовых и др. договоров, Заявлений (на работу, увольнение, перевод, отпуск), Заявки на вакансию, Памятки кандидату о предоставлении документов, «Бегунок» на увольнение, Справку о работе, бланки для оформления банковской карточки, информации для бухгалтерии. (Могут быть и др. документы.)
  4. оформление Приказов и Личного листка Т2 в программе 1С;

При получении Заявки обязательно ее изучите и для уточнений особенностей работы по должности и неясным вопросам переговорите с ее автором.

Это важно в принципе для познания основных задач вакансий и установления деловых контактов.

При увольнении, требуется уважительное и тактичное отношение к человеку, тем более, если увольнение не по его инициативе. Ведь «как аукнется, так и откликнется». В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет, ст.

140 ТК. Если выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, ст. 84 ТК. Неполученные Тр. книжки хранятся в КС наряду с Приказами.

Отстранение от работы регулируется ст.

76 ТК. Приказ о приеме на работу должен объявляться работнику в трехдневный срок со дня фактического начала работы с его подписью.

В течение 2 недель делается запись в Тр.

книжку или заводится новая при ее отсутствии. Вопросы приема на работу описаны в ст. 67 – 71 ТК. Возникновение трудовых отношений рассматриваются в ст.

16 – 20 ТК. Согласно ст. 72 ТК РФ изменение условий трудового договора допускается по соглашению сторон оформлением допсоглашения к трудовому договору. Целесообразность заключения гражданско-правовых договоров (ГПД) вместо трудовых можно найти в «Пакете Кадровика».

Распространена форма сотрудничества на основе ГПД в форме Договора о платных услугах (о проведении работ). При оформлении дополнительной работы (совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы) необходимо оформить документально на совмещение или совместительство, см.

«Пакет Кадровика». Согласно ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Унифицированная форма, утвержденная постановлением Госкомстата от 5 января 2004г. №1: Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12), Табель учета рабочего времени (форма N Т-13). Если в компании организована сменная работа, то необходимы графики сменности, утвержденные начальниками подразделений и с подписями работников.

Переводы на др. должности и подразделения производятся на основании заявления работника при согласовании с руководителями обоих подразделений и соответствующим приказом.

3. Освоение обязанностей кадровика Этот этап связан с доведением процедур оформления и ведения КДП до автоматизма, обретение свободного стиля работы с кандидатами и установление деловых контактов с руководителями.

  1. Освоить заполнение Тр. книжек, обращая внимание на точность записей по ТК РФ, т.к. неточность может повлиять в дальнейшем на расчет пенсии или получении льгот по профессиям. По этому вопросу и внесению исправлений в Тр. книжку см. «Пакет Кадровика».
  2. Освоить программу 1С – прием на работу, увольнение, заполнение Личного листка, внесение изменений в Листок. При оформлении для издания Приказа о приеме/увольнении необходимо сразу «забить» данные в 1С для распечатки. При этом кандидат изучает и подписывает Тр. договор в 2 экз. (один — для него, а другой – в Личное дело вместе с копиями документов). Сделать необходимую запись в Журнале учета тр. книжек. Во всех документах получить подписи фигуранта. Журнал учета тр. книжек можно объединить с учетом инструктажей (ТБ, Первичный инструктаж и т.д.)

Вам придется:

  1. консультировать руководителей подразделений и сотрудников. Это важная сторона работы специалиста КС.
  2. выдавать Справки о работе по просьбе сотрудника, где указываются № Приказа о приеме, должность и размер зарплаты.
  3. собирать Табели учета рабочего времени со всех подразделений для внесения необходимой информации в Личные листки (об отпуске, болезни, командировке…) и их передачи в бухгалтерию для начисления зарплаты.

Планирование потребностей в кадрах должно обеспечивать как текущие производственные задачи, так и перспективные.

При обеспечении перспективных задач полезно создать качественный резерв. Чтобы он был реальным и уже сориентированным на предстоящую работу необходимо, чтобы эти лица уже работали на предприятии на близких должностях.

4. Работа по содержанию Эта работа связана прежде всего с локальными нормативными документами.
  1. Штатное расписание – основной документ, в котором отражается вся организационная структура предприятия, полный перечень должностей в подразделениях, их количество и оклады. Штатка утверждается директором предприятия. Изменения вносятся либо принятием новой Штатки, либо изданием дополнения к Штатному расписанию (это для крупных структур).
  2. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) разрабатываются, как правило, в КС, согласовываются с руководителями предприятия и утверждаются директором. ПВТР устанавливают отношения между работодателем и работниками и трудовой режим. Содержание ПВТР на разных предприятиях могут значительно отличаться. Правила внутреннего трудового распорядка должны соответствовать: действующему законодательству, учредительным документам, штатному расписанию.
  3. Различные Положения, которые регулируют различные стороны деятельности. Но они, как правило, ориентированы на работников предприятия. Поэтому, их разработкой и реализацией занимается КС. Среди них могут быть Положения: О персонале, О зарплате, Об оценке деятельности, О проведении конкурса и т.д.

Гл.

2. Профессионализация кадровика Пройдя и освоив предыдущие этапы работы и самоподготовки, для Вас не будет проблем в ведении текущей кадровой работы. И Вы сможете решать вопросы с руководителями подразделений и заниматься разработкой указанных выше локальных нормативных документов, в т.ч.

Штатки и ПВТР. Таким образом, Ваш круг интересов выйдет за пределы «текучки» и будет близок к задачам КС, которые значительно шире задач специалиста.

Для профразвития необходимо подводить для себя итоги по конкретным решенным вопросам, осмысливая, при каких обстоятельствах это удалось или из-за чего был сбой.

Взрастает же профессионализм при осмыслении сделанного и выраженности осмысленного письменно.

Действительно, важно не только сделать, но и увидеть то, что стоит за этим.

Часто бывает так, что человек годами работает, а сказать ему об этом нечего — только конкретные действия при отсутствии общего видения.

На этом этапе пора работать с различными публикациями, которые хорошо представлены в Интернете. Можно рекомендовать следующие сайты: Элитариум, e-xecutive, ITeam, HR-portal, Деловой мир.

Этого будет достаточно, оформив там подписку. Заведите себе флешку, выделите в ней папки под интересные вам темы и заполняйте их, изучая каждую статью. Изначально необходимы следующие папки: Юридич.

консультации, КДП, Управление персоналом (HRM), Корпоративное управление, Работа КС, Работа руководителей, Локальные нормативные документы, Описание профкомпетенций, Психология личности, Социально-психологическая практика, Корпоративные изменения, Отбор кадров, Оценка персонала, Стимулирование сотрудников и коллективов, Мои разработки и др. По мере накопления материалов появятся и др.

рубрики. Через несколько лет Вы и сами сможете вести какие-то тематические разработки.

А пока записывайте любые свои мысли, копите и их время придет. Основными материалами для текущей работы являются: сайт по кадровому делопроизводству «Пакет кадровика», где есть ответы на различные вопросы; ТК РФ и КоАП РФ. По др. вопросам, в т.ч. подбору кадров — интернет-сайты SuperJob, HeadHunter, Job, Работа.ру, Rabotamail.ru, а также кадровые журналы, которых много.

В заключение целесообразно отметить, что практика и объективно присутствующие различия людей говорят о том, что не каждый может быть кадровиком-дженералистом. Действительно, большинство тяготеет к определенному кругу задач.

Приложения ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 5 января 2004 г. N 1 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г.

N 197-ФЗ Государственный комитет Российской Федерации по статистике постановляет: 1. Утвердить согласованные с Министерством финансов Российской Федерации, Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации, Министерством труда и социального развития Российской Федерации унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты: 1.1. По учету кадров: N Т-1

«Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»

, N Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», N Т-2 «Личная карточка работника», N Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», N Т-3 «Штатное расписание», N Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», N Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», N Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», N Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», N Т-7 «График отпусков», N Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», N Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», N Т-10 «Командировочное удостоверение», N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», N Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», N Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

1.2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда: N Т-12

«Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»

, N Т-13 «Табель учета рабочего времени», N Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», N Т-51 «Расчетная ведомость», N Т-53 «Платежная ведомость», N Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», N Т-54 «Лицевой счет», N Т-54а «Лицевой счет (свт)», N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», N Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», N Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы». 2. Распространить унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.1 настоящего Постановления, на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, в п.

1.2 – на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений. 3. С введением указанных в п. 1 настоящего Постановления унифицированных форм первичной учетной документации признать утратившими силу унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26.

Председатель Госкомстата России В.Л.СОКОЛИН Письмом Министерства юстиции Российской Федерации от 15 марта 2004 г. N 07/2732-ЮД признано не нуждающимся в государственной регистрации. Номенклатура дел ОК. «Утверждаю» Директор предприятия/Зам.

по кадрам « » _________ 201_ г.

  1. Папка с материалами по управлению персоналом и различными методологическими материалами.
  2. Приказы о поощрениях, санкциях и т.п.
  3. Папка с нормативными кадровыми и корпоративными документами (Штатное расписание, ПВТР, различные Положения и т.д.).
  4. Папка с планами корпоративной и кадровой работы.
  5. Приказы по персоналу. Если «текучка» большая, то заводятся отдельные папки для приема, увольнения, переводов. Основания подкладываются к приказам, так удобнее.
  6. Папка корпоративных приказов.
  7. Папка приказов по отпускам, командировкам с основаниями.
  8. Журнал учета тр. книжек, а также о Первичном инструктаже, ТБ, Пож. безопасность и др.
  9. Папка договоров: гражданско-правовые, о работе со сторонними организациями и т.п.
  10. Папки сотрудников (л/дела): копии документов, различные материалы, аттестации, договора о матответственности, дополнения к тр. договорам и др.

Примечания

  1. Другие кадровые материалы хранятся, как правило, 3 года.

    Материалы указанных выше папок хранятся в соответствии с корпоративно принятыми указаниями 5-15 лет.

  2. Все приказы (прием, увольнение, переводы) и имеющиеся неполученные тр. книжки хранятся 50лет. В случаях корпоративных изменений, эти документы хранит правоприемник.
  3. Все папки нумеруются в соответствии с Номенклатурой дел ОК.
  4. Материалы ОК в соответствии с Номенклатурой дел передаются по Акту передачи-приему.

Федотов Александр Васильевич Независимый HR-эксперт Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Нормативные акты

После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится .

Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы.

Скачать образец бесплатно можно из интернета.

Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.

В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.

На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников.

При наличии смен, создаются подробные графики сменности.

В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т.

д. Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.

Документ должен включать следующие позиции:

  1. должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
  2. рабочий график, оплата переработки;
  3. причины для прекращения действия договора и иные условия;
  4. сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
  5. подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.
  6. данные паспорта сотрудника;
  7. перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
  8. сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;

Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.

Как ведётся учёт

Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.Дебиторская задолженность в балансе отображается на нескольких счетах.

Примеры расчетов коэффициента фондоотдачи и фондоемкости смотрите здесь.Для этого необходимо сделать следующее:

  1. подготовить трудовые соглашения;
  2. подготовить внутренние приказы.
  3. разработать формы по личному составу;
  4. разработать внутреннюю нормативную базу;
  5. утвердить бланки заявлений для сотрудников;
  6. произвести штатную расстановку;
  7. оформить карточки Т-2;
  8. подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;

Образец формы Т2 Все кадровые действия должны подтверждаться первичкой.

Их перечень закрепляется в нормативных актах.

Документы, которые создает работодатель в связи с возникновением трудовых отношений

Единой классификации кадровых документах, которые появляются в работе, нет. Но можно выделить:

  1. Локальные нормативные акты: обязательные; с учетом специфики; иные.
  2. Документы по кадровым функциям: договорные документы; распорядительные документы; первичные учетные документы по учету кадров, рабочего времени и оплаты труда; информационно-справочные документы; «архивные» документы.

Разрабатывать документы может только работодатель.

Кадровику или бухгалтеру могут поручить разработать проект документа. Самым главным при разработке документов, помимо Трудового кодекса, является , в котором рассматривается состав реквизитов документов, а также требования к их оформлению.

Кадровый учет без проблем и ошибок Существует пять обязательных реквизитов, которые встречаются почти на каждом виде документа в кадровом делопроизводстве: 1.

Наименование организации 2. Дата документа Проставляется двумя способами — цифровым или словесно-цифровым. В первом случае дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, 07.12.2016. При словесно-цифровом способе оформление даты осуществляется следующим образом — 07 декабря 2016 г.

Также допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца — 2016.12.07. Дата документа зависит от типа документа и может быть:

  1. датой подписания (приказ).
  2. датой утверждения документа (локальные акты);
  3. датой составления (акт, докладная записка, служебная записка);

При разработке проекта документа дата не проставляется. Она появляется только после совершения определенного события.

3. Регистрационный номер документа Часто у работодателей возникают вопросы: нужно ли регистрировать документы; нужен ли журнал регистрации приказов по личному составу, журнал регистрации трудовых договоров? Есть ряд журналов, наличие которых требует законодательство:

  1. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (ведется бухгалтерией).
  2. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы книг утверждены , а требования к их оформлению находятся в . Причем требования к оформлению предъявляются очень жесткие: книги должны быть не просто пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью работодателя, они должны быть еще скреплены сургучной печатью или опломбированы.

  1. Журналы учета проведения инструктажей по охране труда.
  2. Журнал учета мероприятий по контролю.

К этим журналам требований нет. Выбор за работодателем — вести журнал в бумажном или электронном виде. Но нужно помнить о том, что любой документ нужно регистрировать, так как без регистрационного номера он не будет иметь юридической силы.

При этом нужно выбирать для себя тот способ, который будет не только удобен, но и позволит в случае возникновения спора с работником максимально доказать в какой именно момент наступило то или иное событие. Регистрационную систему документов разрабатывает сам работодатель.

Самое главное, чтобы по номеру было понятно: когда, в какой год создавался документ и в какой папке его можно найти. 4. Текст Существует несколько важных документов, где прописываются требования к содержанию документа:

  1. (Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов). Прописывает требования, как должны выглядеть определенные реквизиты.
  2. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
  3. .

С 2013 года, с вступлением в силу , организация, если она не является государственной организацией, может разрабатывать свои формы первичных учетных документов.

Но в целях ведения бухучета эти формы должны утверждаться приложением к учетной политике. Либо можно просто брать те формы, которые предлагает Госкомстат.

  1. «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения «». Дает информацию по срокам хранения документов.

5. Подпись Этот реквизит состоит из трех элементов: название должности, личная подпись, расшифровка.

Этапы создания кадрового делопроизводства

Ответственность за создание кадрового делопроизводства может быть поручена разным сотрудникам.

Это и создатель компании, и ее руководитель, и бухгалтер, и офис-менеджер. Вне зависимости от того, кому поручена эта работа, создание делопроизводства подразумевает наличие опыта и знаний.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+