Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Какие приказы неободимо издать после приема нового кадровика

Какие приказы неободимо издать после приема нового кадровика

Какие приказы неободимо издать после приема нового кадровика

КАК ТЕКСТ ПРИКАЗА МЕНЯЕТ ЕГО ВИД


Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает. Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.

  1. Из АХД в приказ по личному составу. Выше мы привели пример приказа по административно-хозяйственной деятельности (см. Пример 3) о допуске работников на территорию предприятия в нерабочее время. Теперь на этом же примере покажем, как при неправильном оформлении приказ по АХД превращается в приказ по личному составу.

Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3). Антипример можно усугублять до бесконечности: написать о вознаграждении, за которое работники выходят на работу в субботу, собрать здесь же их согласия, подписи об ознакомлении и т.д.

  1. .и обратно. Может быть и обратная ситуация: полноценный приказ по личному составу по ошибке может быть дополнен заданием о допуске (Антипример 2 к Примеру 3). Это тоже не-верно. Здесь смешиваются два вида приказов: один – с пятидесятилетним, другой – с пятилетним сроком хранения. Дополнительно у проверяющих может возникнуть вопрос, касающийся управления персональными данными работников: давал ли начальник службы безопасности обязательство о неразглашении, имеет ли он право знать, кто и за какое вознаграждение выходит на работу в нерабочий день? А за небрежность в отношении персональных данных в последнее время штрафуют очень серьезно.

Единственным верным решением в этой ситуации с выходом на работу бухгалтеров было бы издать два отдельных приказа: первый – по личному составу («Об организации работы в выходной день») и второй – по АХД («О допуске работников»).

Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации.

Росархив, ВНИИДАД. М., 2014. Статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 18.06.2017, далее – Федеральный закон № 125-ФЗ). Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации.

Росархив, ВНИИДАД. М., 2014. Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Не менее 10 лет (если организация не является источником комплектования госархива).

Какие приказы нужно обновить с начала года

Прошу подсказать какие приказы обязательны для обновления в начале календарного года Ответ Ответ на вопрос: В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.Также, необходимо отметить, что Трудовое законодательство не содержит требований обновления каких-либо приказов в начале календарного года. Данное требование также распространяется и на приказы о назначении ответственных лиц.No related posts.

Поделиться: ЗаписиРубрики×Рекомендуем посмотретьРубрики

  1. (39)
  2. (7)
  3. (2)
  4. (1)
  5. (10)

ПопулярноеКонтактыг. Москва Сретенский бульвар8(800)459-44-33 © Copyright 2020, Кадровое Дело.

Все права защищены.

Обязательные приказы

Какие приказы должны быть на предприятии обязательноКаждое предприятие, вне зависимости от сферы своей деятельности, должно иметь несколько категорий приказов. Сюда входят:

  • Приказы по основной деятельности. К этой категории относят все распорядительные акты, обеспечивающие нормальную деятельность компании. Обычно для их ведения создается канцелярия, либо отдел домоводства, на который возлагается функция администрирования хозяйственной деятельности и осуществление контроля за выполнением распоряжений руководства, зафиксированных в приказах.
  • Приказы по личному составу. В эту категорию входят все распорядительные документы, связанные с назначением и с должностей, привлечением к дисциплинарной ответственности, присвоением разрядов и категорий работникам, оформлением отпусков, определением режима работы предприятия в целом и конкретного подразделения в частности и другими подобными действиями. Ведутся такие документы кадровым работником (кадровым подразделением).
  • Приказы по административной (хозяйственной) деятельности. Нужно понимать, что функционирование любой организации невозможно без нормальной работы систем водоснабжения, вентиляции, электросетей, нормального состояния зданий и сооружений. Кроме прочего, иногда требуется упорядочить распределение рабочих кабинетов, закрепление имущества за конкретными работниками. Все это требует постоянного пересмотра, периодической замены и ремонта. И без распорядительных документов выполнить такую работу весьма проблематично.

Чтобы не путаться, какой приказ куда относится, в процессе их составления могут вводиться либо специальная нумерация (например, к порядковому номеру приказа через дробь добавляется буква «к», «о», «а»), или же краткое название, определяющее, к какой группе принадлежит тот или иной документ.Помните, приказы – это распорядительные документы на основании которых строится вся деятельность компании, устанавливаются определенные правила, регламенты, порядки выполнения работы, фиксируются важные юридические факты.Количество направлений и типы распорядительных документов каждое предприятие устанавливает себе самостоятельно.

При этом целесообразно отталкиваться от общепринятой практики с тем, чтобы работники быстро ориентировались, для каких целей издается тот или иной приказ.

Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ Прежде всего нужно вспомнить о том, что действующий Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ) требует, чтобы в организации был создан ряд локальных (т.е. местных) нормативных документов. Обязательными локальными нормативными актами являются:

  1. Положение (или инструкция) о защите персональных данных работника.
  2. Инструкция по технике безопасности.
  3. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
  4. Штатное расписание (унифицированная форма Т-3).

Все эти документы действуют до замены новыми.

  1. График отпусков (унифицированная форма Т-7), в соответствии со статьей 123 ТК, составляется ежегодно, не позднее чем за две недели до наступления календарного года и является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (за исключением льготных категорий работников).
  2. Положение о нормировании труда и положение о нормах выработки должны составляться в тех организациях, где используется сдельная форма оплаты труда работников.
  3. График сменности необходим в тех организациях, где применяется сменная работа.

ФАКУЛЬТАТИВНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ Помимо перечисленных документов, организация, по своему усмотрению, может создавать и другие документы – факультативные локальные нормативные акты. В частности, это могут быть:

  1. положение о персонале;
  2. положения о структурных подразделениях, утверждаемые директором организации;
  3. альбом форм документов по учету кадров;
  4. должностные инструкции для служащих и трудовые (или рабочие) инструкции для рабочих;
  5. инструкция по кадровому делопроизводству – очень полезный инструмент для сотрудника, выполняющего функции кадровика, так как существенно облегчает его взаимодействие с линейными и функциональными менеджерами;
  6. положение об аттестации – если в организации проводится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания;
  7. коллективный договор.

Все эти документы также действуют до замены новыми.

ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ ОТНОШЕНИЯ С РАБОТНИКАМИ И СОДЕРЖАЩИЕ ИНФОРМАЦИЮ О НИХ К таким документам относятся:

  1. далее на каждого работника заводится личная карточка (унифицированная форма Т-2). Личные карточки можно хранить только в отдельном деле;
  2. прежде всего – это трудовой договор, оформляемый, согласно статьям 57 и 67 ТК РФ, в письменной форме, в двух экземплярах. Один экземпляр трудового договора выдается работнику под расписку, а второй хранится у работодателя – либо в личном деле работника, либо в деле «Трудовые договоры с работниками»;
  3. трудовые книжки работников являются документами строгого учета и отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на ключ. Оформляются трудовые книжки в точном и строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003. № 69.
  4. личные дела работников не обязательны, но поскольку это очень удобное досье на каждого сотрудника, большинство кадровиков их оформляет. Повторим, что вести личные дела мы не обязаны, но если такое решение принято, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника для удобства кадровика. В этих папках хранятся копии всех документов, связанных с конкретными работниками;

ПРИКАЗЫ ПО КАДРАМ Сотрудник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, обязан готовить проекты приказов по кадрам и организовывать их визирование соответствующими должностными лицами и подписание руководителем организации. Кадровые приказы должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу. К их числу относятся приказы, для которых Госкомстатом разработаны унифицированные формы:

  1. о направлении работников в командировку – форма Т-9а;
  2. о предоставлении отпуска работникам – форма Т-6а;
  3. о приеме работников на работу – форма Т-1а;
  4. о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма Т-8а;
  5. о поощрении работника – форма Т-11;
  6. О переводе работников на другую работу – форма Т-5а;
  7. о поощрении работников – форма Т-11а.
  8. о приеме работника на работу – форма Т-1;
  9. о переводе работника на другую работу – форма Т-5;
  10. о предоставлении отпуска работнику – форма Т-6;
  11. о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-8;
  12. о направлении работника в командировку – форма Т-9;

Помимо этих приказов, кадровикам приходится составлять в произвольной форме (или создавать для них свои собственные унифицированные формы) следующие виды приказов:

  1. об изменении персональных данных работника;
  2. о возложении взысканий;
  3. о досрочном снятии взысканий;
  4. об изменении режима работы.
  5. о присвоении разряда;
  6. о привлечении к сверхурочным работам;
  7. о дежурствах;
  8. об установлении или снятии персональных надбавок;
  9. о замещении временно отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей;
  10. о привлечении к работе в выходные (праздничные) дни;
  11. о совмещении должностей (профессий);

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ДРУГИЕ ДОКУМЕНТЫ Особо хотелось бы сказать о том, что кадровикам приходится готовить и ряд приказов по основной деятельности.

Разумеется, регистрироваться и храниться эти приказы будут вместе с другими приказами этой категории, но их подготовка и дальнейшая работа с ними входит в функции кадровика.

Это, в частности, приказы:

  1. о внесении изменений в штатное расписание;
  2. об аннулировании неправомерно или ошибочно изданных приказов по личному составу и др.
  3. о внесении изменений (дополнений) в локальные нормативные акты;
  4. об утверждении штатного расписания;
  5. о внесении изменений (дополнений) в график отпусков;

Мы уже назвали некоторые унифицированные формы по учету кадров, которые должны быть в каждой организации. (Отметим, что в статье, адресованной читателям, которые занимаются кадровой работой, мы не рассматриваем документы по оплате труда. Это тема для разговора с бухгалтерами).

Однако, помимо них, любой кадровик должен уметь оформлять

  1. командировочное удостоверение – форма Т-10;
  2. акт о приеме работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы – форма Т-73 (этот вид срочного трудового договора встречается крайне редко, поэтому даже опытным кадровикам, имеющим многолетний стаж работы, зачастую не приходилось сталкиваться с формой Т-73).
  3. служебное задание – форма Т-10а;
  4. записку-расчет о предоставлении отпуска работнику – форма Т-60 (лицевую сторону);
  5. записку-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-61 (лицевую сторону);

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В наше время существуют три способа регистрации:

  1. более совершенный – с помощью картотеки;
  2. простейший – в журналах;
  3. и наиболее совершенный, удобный, быстрый – с помощью соответствующих компьютерных программ.

Секретари вольны выбирать наиболее приемлемый для них в каждом конкретном случае способ регистрации документов, касающихся основной деятельности фирмы. А вот регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов.

В случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда могут не признать. А ведь необходимо доказать, что тот или иной документ был создан действительно в тот день, который указан в реквизите «дата»!

От этого зависит исход дела. Итак, какие же журналы регистрации кадровых документов обязательно должны быть в организации:

  1. журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, о прогулах, о нарушения правил внутреннего трудового распорядка и т.п.);
  2. журнал регистрации личных карточек (Т-2);
  3. журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся);
  4. Журнал регистрации трудовых договоров (которые можно регистрировать как приказы – в течение календарного года, с нового года начиная нумерацию заново. А можно так, как регистрируются, например, штатные расписания – за весь период деятельности организации, т.е. с самого первого трудового договора, заключенного когда-то с первым работником, и до самого последнего, который когда-нибудь будет заключен, видимо, незадолго до ликвидации фирмы);
  5. книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (хранится, как и трудовые книжки, в сейфе).
  6. журналы регистрации приказов (количество журналов определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном или нескольких журналах — вплоть до того, что для регистрации разных видов приказов могут использоваться разные журналы);

На факультативной основе (но это очень полезно с точки зрения доказывания) ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой. Книги учета нужны, чтобы фиксировать:

  1. использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска
  2. предоставленные работникам отгулы и т.д.
  3. Сверхурочные работы;

Картотека предупреждений Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были вовремя предупреждены о наступлении определенных событий. Поэтому крайне полезно вести картотеку предупреждений (бумажную или в электронном виде) об этих событиях:

  1. окончание срока испытания (увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня – статья 71 ТК РФ);
  2. ежегодных оплачиваемых отпусков (о времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала – статья 123 ТК РФ);
  3. истечение срока трудового договора (также необходимо предупредить работника в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения – статья 79 ТК РФ);
  4. помимо этого, можно сделать «напоминалки» и о любых других событиях (дни рождения сотрудников и т.п.) для удобства работы.

Нужно ли ежегодно обновлять приказы по основной деятельности

Внимание Body»Обновлением приказов по предприятию занимается секретарь руководителя.

В его компетенцию входит организация их составления, иногда – набор текста, передача на подпись Генеральному директору или исполняющему его обязанности должностному лицу, а также оперативный контроль за ходом их переоформления. Из этой статьи вы узнаете:

  1. Кто занимается составлением приказов;
  2. Какие именно приказы подлежат ежегодному переоформлению;
  3. Обязательно ли требуется обновление приказов по предприятию;
  4. Роль секретаря руководителя в ежегодном переоформлении приказов компании.

Очередной Новый год добавляет хлопот секретарю компании. С его приходом требуется обновление приказов по предприятию.

Этого требует ГОСТ 12.03.230 и требования Росархива.

ТК РФ). Таким образом, ежегодно переиздавать приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек, нет необходимости. Иван Шкловец заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Внесение изменений в приказ

Если стало известно, что отдельные положения приказа являются неточными, неисполнимыми или неактуальными, появляется необходимость внести в документ соответствующие изменения.

Внесение исправлений непосредственно в приказ недопустимо.

Для того, чтобы исправить ошибку, дополнить документ или признать определенный пункт недействительным, издается еще один приказ, в котором указываются:

  1. реквизиты изменяемого приказа;
  2. лица, ответственные за исполнение нового приказа.
  3. действия, которые необходимо совершить в связи с изменением приказа;
  4. суть и основания изменений;

Изменяющий документ нумеруется и регистрируется в соответствии с установленным порядком. Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Приказы по кадрам: система и классификация

Вы здесь Опубликовано 2012-10-29 06:22 пользователем Valeratal «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2011, N 2 ПРИКАЗЫ ПО КАДРАМ: СИСТЕМА И КЛАССИФИКАЦИЯ Автор рассказывает, на какие виды делятся приказы в организации, как разобраться, к какому из этих видов отнести конкретный приказ, как следует их хранить.

Понятие приказа Приказ — это локальный нормативный акт организации.

Его действие распространяется только на сотрудников этой организации. Если какие-то положения приказа будут противоречить российскому федеральному законодательству или законодательству субъектов Российской Федерации, то такие положения будут недействительны. Словарь кадрового делопроизводства.

Приказ — вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными сотрудниками. Приказ сотрудник (работник) получает, как правило, от своего непосредственного руководителя. Отменить приказ имеет право только начальник, его отдавший, либо вышестоящий начальник.

Отменить приказ имеет право только начальник, его отдавший, либо вышестоящий начальник. Следует отличать приказ от распоряжения.

Последнее как акт управления имеет меньшую силу.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем учреждения. Распоряжение является формой доведения до исполнителей оперативных вопросов.

Обычно распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц. Деятельность организаций и предприятий обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих документационную базу.

Состав документационной базы определяется компетенцией конкретной организации (предприятия), порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между структурными подразделениями и головной организацией, а также со сторонними организациями.

Приказами оформляются решения нормативного характера, решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы предприятия (организации).

Приказ — одна из форм документирования управленческой деятельности.

Суть документирования состоит в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, то есть в создании управленческих документов. Осуществляется документирование на естественном языке (рукописные, машинописные документы), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей. Приказ представляет собой распорядительный документ, состоящий из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части приказа излагаются основание или причина составления документа. Если основанием к изданию приказа служат законодательный акт, нормативный или распорядительный документ Президента РФ и Правительства РФ, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается вопросов, излагаемых в приказе. Во второй, распорядительной, части излагается решение руководителя.

Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Распорядительная часть начинается со слов «Приказываю». В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

Если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий, то распорядительная часть делится на пункты. Действия одного характера или исполнителя перечисляются в одном пункте. В случае если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт приказа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте преамбулы приказа, например:

«В дополнение к приказу (во изменение приказа) от 07.02.2011 N 71.»

. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. В тексте приказа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, необходимо указать их реквизиты: — наименование документа; — наименование организации — автора документа; — дату документа; — регистрационный номер документа; — заголовок к тексту.

В распорядительных документах, в том числе приказах организаций, действующих на принципах единоначалия, текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»). В совместных приказах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем»). Констатирующая часть приказа может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Текст приказа в таком случае начинается со слова «приказываю» (пишется вразрядку строчными буквами). Если в приказе две части, то распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «приказываю».

Когда приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов (от пятого положения табулятора) пишется слово «Приложение» и указываются наименование распорядительного документа, его дата, номер.

Например: Приложение к приказу ректора института от 11.01.2011 N 1 Страницы приказа и приложение нумеруются как единый документ.

При регистрации приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказов по личному составу и т. д.), используются унифицированные формы с трафаретным текстом.

Приказы по кадрам Приказы по кадрам — основные документы, определяющие служебное положение работников, являются основанием для внесения соответствующих записей в документы по учету труда и его оплаты.

В каждой организации издаются приказы о приеме и увольнении, подписываются трудовые договоры с работниками, вносятся записи в трудовые книжки, ведутся личные карточки работников. Подобные документы составляют минимальный обязательный объем документов отдела кадров.

Приказами по кадрам оформляются также предоставление отпуска, объявление поощрений и взысканий, изменение условий труда, присвоение разрядов, классности, установление размеров оплаты труда, командирование сотрудников и др.

Приказ по кадрам объявляется работнику, упомянутому в нем, под расписку. После ознакомления с документом работник расписывается на подлинном экземпляре приказа рядом с подписями руководителей, визировавших проект приказа, и ставит дату.

В случае отказа работника от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного начальника работника. При соблюдении правил работы с документами приказы должны печататься на специальных бланках или на стандартных листах плотной бумаги, пригодной к длительному хранению. По кадровым приказам ведется нумерация, отдельная от приказов по основной деятельности.

Правильная подготовка приказа включает в себя составление его проекта.

Компетенция лиц, подготавливающих проект, зависит от его содержания.

Руководители структурных подразделений предприятия направляют в кадровую службу представление, на основании которого менеджеры, инспекторы отдела кадров готовят соответствующий проект. Проекты приказов о поощрениях и взысканиях готовят руководители тех подразделений, которые вносят предложение о поощрении или наказании работников, входящих в их непосредственное подчинение.

Формулировка приказа должна соответствовать действующему трудовому законодательству.

Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются ТК РФ. Порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников ни в коем случае не может противоречить положениям ТК РФ. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).

Постановление Госкомстата от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утвердило унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. По учету кадров приняты следующие формы: — N Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»; — N Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»; — N Т-2 «Личная карточка работника»; — N Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего»; — N Т-3 «Штатное расписание»; — N Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»; — N Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»; — N Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»; — N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»; — N Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»; — N Т-7 «График отпусков»; — N Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»; — N Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»; — N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»; — N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»; — N Т-10 «Командировочное удостоверение»; — N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»; — N Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»; — N Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

По учету кадров приняты следующие формы: — N Т-1

«Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»

; — N Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»; — N Т-2 «Личная карточка работника»; — N Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего»; — N Т-3 «Штатное расписание»; — N Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»; — N Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»; — N Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»; — N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»; — N Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»; — N Т-7 «График отпусков»; — N Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»; — N Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»; — N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»; — N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»; — N Т-10 «Командировочное удостоверение»; — N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»; — N Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»; — N Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников». Унифицированные формы первичной учетной документации распространены на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации.

Форма трудового договора не установлена так жестко, поскольку нарушала бы свободу определения условий между работодателем и работником, хотя и существуют рекомендации по его составлению. На работников, в связи с перемещением которых издаются приказы вышестоящей организации (о назначении на должность, переводе в подчиненное предприятие или увольнении из него), отдел кадров заполняет приказ (распоряжение) типовой формы после того, как получена выписка из приказа вышестоящей организации.

В приказе (распоряжении) определяется дата вступления в должность, установления оклада и различных надбавок или дата увольнения работника.

Копии приказов (распоряжений), заверенные работником отдела кадров, передаются в финансовый отдел предприятия для открытия лицевого счета на выплату заработной платы, перерасчета ее при изменении должности или полного расчета при увольнении.

Проект приказа должен быть завизирован руководителями заинтересованного подразделения, кадровой службы, работником юридической службы (а при назначении на материально ответственные должности также руководителем контрольно-ревизионной службы), главным (старшим) бухгалтером.

Далее мы рассмотрим некоторые виды и группы приказов. Приказы о приеме на работу Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

В 3-дневный срок со дня подписания трудового договора приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку. Работник вправе потребовать от работодателя заверенную копию такого приказа (распоряжения). Не следует путать процедуру оформления на работу с заключением трудового договора.

Приказ о зачислении на работу не порождает трудовых отношений, а только оформляет их. Гражданин может приступить к работе и на основании устного распоряжения администрации. Если договор был заключен на определенный сезон, то работа по этому договору не должна быть постоянной для данного предприятия.

Перечень сезонных работ определяется Правительством РФ. Специального перечня работ, которые считаются сезонными для целей заключения срочного трудового договора, не принято, но можно воспользоваться другими перечнями, в которых определенные виды работ названы сезонными.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма N Т-1) и Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма N Т-1а) применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору сотрудников. Форма N Т-1а составляется на всех принимаемых на работу в организацию лиц; при этом оформляет формы ответственное за прием лицо. При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

При заключении трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма N Т-1) или «Период работы» (форма N Т-1а) строка (графа) «по» не заполняется.

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма N Т-54 или N Т-54а). Приказы о наделении полномочиями в кадровой сфере Поскольку в соответствии со ст.

57 ТК РФ в трудовом договоре должны быть указаны сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями, то следует позаботиться об издании приказа, который и будет являться таким основанием. Примерный образец Приказ 00.00.2011 N ____ Москва О наделении руководящих работников предприятия правами по заключению и расторжению трудовых договоров С целью обеспечения прав руководящих работников по найму (привлечению) специалистов, служащих и иных лиц Приказываю: 1.

Довести до сведения отделов и служб предприятия, что руководящим работникам предприятия в соответствии с их должностными инструкциями и заключенными с ними трудовыми договорами предоставлены права самостоятельно от имени предприятия заключать и расторгать следующие виды договоров: а) договоры с руководителями подразделений, подчиненных соответствующему руководящему работнику (договоры с работниками этих подразделений заключаются по представлению их руководителей соответствующими руководящими работниками); б) договоры с отдельными работниками, подчиненными соответствующему руководящему работнику; в) договоры в целом с подразделениями (коллективами, группами) работников, подчиненными соответствующему руководящему работнику; г) договоры подряда с коллективами или отдельными лицами. Указанные права делегированы следующим руководящим работникам предприятия: главному бухгалтеру предприятия _______________________________________ (указать Ф. И.О.) в полном объеме; заместителю руководителя предприятия __________________________________ (указать Ф.

И.О.) в полном объеме; ____________________________________________________ в части подпунктов (указать должность, Ф.

И.О. руководящего работника) настоящего пункта приказа: _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 2. Отделам и службам предприятия обеспечить реализацию указанных в п.

1 приказа прав, имея в виду, что заключенные руководящими работниками в соответствии с делегированными им полномочиями договоры порождают полноценные трудовые или гражданско-правовые отношения. Установить, что договоры, приказы, ведомости, акты и другие документы, подписанные руководящим работником в отношении нанимаемых им специалистов, служащих, иных лиц, приравниваются к аналогичным документам, подписываемым руководителем предприятия, и принимаются к исполнению всеми отделами и службами предприятия.

Установить, что договоры, приказы, ведомости, акты и другие документы, подписанные руководящим работником в отношении нанимаемых им специалистов, служащих, иных лиц, приравниваются к аналогичным документам, подписываемым руководителем предприятия, и принимаются к исполнению всеми отделами и службами предприятия. 3. Отделу кадров предприятия на основании договоров и приказов о приеме на работу, заключаемых (издаваемых) руководящими работниками предприятия, осуществлять оформление приема на работу соответствующих специалистов, служащих, иных работников, а также осуществлять в отношении них другие обязанности, возложенные на отдел кадров (ведение и хранение трудовых книжек, другой документации по кадрам и т.

д.). 4. Бухгалтерии предприятия принимать к обработке и исполнению все документы, связанные с оплатой труда (другими выплатами) специалистов, служащих, иных лиц, с которыми руководящие работники в соответствии с делегированными им правами заключили договоры. Директор Подпись И. О. Фамилия Текст приказа касается расширения сферы применения договорной формы трудовых правоотношений на предприятии.

Ссылка на подобный приказ обязательна в каждом трудовом договоре. Следует учитывать, что данный приказ затрагивает одновременно две сферы российского законодательства: как трудовую, так и гражданскую. Если для заключения трудовых договоров достаточно передачи полномочий соответствующим работникам таким приказом, то для заключения договоров подряда, которые регулируются Гражданским кодексом РФ, необходима доверенность.

Выступать в гражданских правоотношениях от имени предприятия без доверенности, на основании Устава, имеет право только директор предприятия. Таким образом, приведенный приказ ставит в известность внутренние службы предприятия, в частности бухгалтерию, о праве заключать договоры подряда и обязывает их выполнять соответствующие действия (производить выплаты и т. д.). Внешнего воздействия такой приказ не имеет и основанием для того, чтобы подписывать гражданско-правовые договоры от имени предприятия, не является.

Данный приказ готовится кадровой службой предприятия, визируется юрисконсультом, подписывается руководителем и доводится до сведения всех работников предприятия. Приведем также пример о создании рабочей группы по какому-нибудь вопросу.

Примерный образец ЗАО «Лидер» Приказ об утверждении состава рабочей группы по подготовке. 20 февраля 2011 г. г. Москва N 19 В целях обеспечения выполнения. Приказываю: 1. Создать в УП «Лидер» рабочую группу в следующем составе: Герасимов А.

П. — должность (руководитель рабочей группы); Макаров С.

Д. — должность (зам. руководителя рабочей группы); Самсонова Ю.

Б. — должность (секретарь рабочей группы). Члены рабочей группы: Махалев С. В. — должность ______________; Иванов Г.

Д. — должность _______________; Смирнов А.

А. — должность ______________.

_______________________________________________________________________ (перечисляются фамилии и инициалы членов рабочей группы в алфавитном порядке с указанием должностей) 2.

Руководителю рабочей группы Герасимову А.

П. в срок до _______ выполнить ___________.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора ЗАО «Лидер» Соколова А. Б. Директор Подпись И. О. Фамилия Приказы о привлечении к работе в выходные и праздничные дни На ряде предприятий в силу производственно-технических и организационных условий невозможно приостановить работу в выходные дни.

Потому выходные дни предоставляются в различные дни недели поочередно каждой группе работников. Работа в выходные и нерабочие праздничные дни, как правило, запрещается.

Привлечение к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится с письменного согласия работников в следующих случаях: — для предотвращения производственной аварии, катастрофы, устранения последствий производственной аварии, катастрофы либо стихийного бедствия; — для предотвращения несчастных случаев, уничтожения или порчи имущества; — для выполнения заранее непредвиденных работ, от срочного выполнения которых зависит в дальнейшем нормальная работа организации в целом или ее отдельных подразделений.

Примерный образец Приказ (распоряжение) 00.00.0000 N __ О привлечении к работе в выходные дни для устранения производственной аварии В связи с аварией в цехе N 7 для устранения ее последствий Приказываю: 1.

Привлечь ремонтников цеха N 4 Изяева Н. Р., Колобродина П. А., Синько Ф. Ф. к работе в воскресенье 25 февраля 2011 г.

с их письменного согласия. 2. Бухгалтерии проводить расчет оплаты труда ремонтников за 25 февраля 2011 г.

в размере двойной дневной ставки.

Директор предприятия Подпись И. О. Фамилия Визы В дело N ___ Подпись исполнителя 00.00.0000 Допускается привлечение к работе в выходные и нерабочие праздничные дни творческих работников организаций кинематографии, теле — и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков, средств массовой информации, профессиональных спортсменов в соответствии с перечнями категорий этих работников.

Порядок привлечения к работе таких работников в организациях, финансируемых из бюджета, устанавливается Правительством РФ, в иных организациях — коллективным договором. В других случаях привлечение к работе в выходные и нерабочие праздничные дни допускается с письменного согласия работника и с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации.

Примерный образец Согласие работника на работу в выходные или праздничные дни Я, Синько Федор Федорович, ремонтник цеха N 4, согласен к привлечению меня к работе в выходной день, воскресенье 25 апреля 2011 г., в связи с необходимостью ликвидации последствий производственной аварии в цехе N 7. С размером оплаты труда в выходной день ознакомлен. Ремонтник цеха N 4 Синько Ф. Ф.

23.04.2011 Привлечение инвалидов, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, к работе в выходные и нерабочие праздничные дни допускается только в случае, если такая работа не запрещена им по медицинским показаниям. При этом инвалиды, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от работы в выходной или нерабочий праздничный день.

Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится по письменному распоряжению работодателя (ст.

113 ТК РФ). Приказы о переводе на другую работу Перевод на другую постоянную работу в той же организации по инициативе работодателя допускается только с письменного согласия работника. Под переводом в данном случае понимается изменение трудовой функции или изменение существенных условий трудового договора, а равно перевод на постоянную работу в другую организацию либо в другую местность вместе с организацией.
Под переводом в данном случае понимается изменение трудовой функции или изменение существенных условий трудового договора, а равно перевод на постоянную работу в другую организацию либо в другую местность вместе с организацией.

Когда на работника возлагаются обязанности, которых он ранее не выполнял, вопрос о том, имеет ли место перевод на другую работу, решается посредством сопоставления круга прежних и новых обязанностей по трудовому договору и должностной инструкцией.

Если в результате такого сопоставления выявляется различие между новыми и прежними обязанностями работника, то перевод на другую работу имеет место. Перевод на другую работу следует отличать от перемещения работника в той же организации на другое рабочее место.

Согласно ст. 72.1 ТК РФ не является переводом на другую постоянную работу и не требует согласия работника перемещение его в той же организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение этой организации в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения трудовой функции и изменения существенных условий трудового договора.

Такое перемещение работодатель вправе осуществить без согласия работника при условии, что подобное изменение не противопоказано работнику по состоянию здоровья. Если администрация предприятия, учреждения, организации намерена перевести работника на работу в другую местность, хотя бы и вместе с предприятием, она обязана получить на это согласие данного работника.

Под «другой местностью» понимается местность, расположенная за чертой соответствующего населенного пункта по существующему административно-территориальному делению. В том случае, когда работника переводят на работу из одного населенного пункта в другой, то независимо от того, в каком административном районе находится новое место работы, а также от наличия регулярного сообщения между населенными пунктами (автобуса, электропоезда и т.

д.), такие изменения условий труда квалифицируются как перевод в другую местность.

В подобных ситуациях согласие работника является обязательным.

Исключением из этого правила являются случаи, когда перемещение работника для исполнения его трудовых обязанностей вызвано спецификой работы или оговорено непосредственно в трудовом договоре.

Отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с предприятием влечет расторжение трудового договора.

Если же предприятие в другую местность не переезжает, а работник отказался от перевода на работу в другую местность, то оснований для расторжения с ним трудового договора нет. Заявление о переводе на другую работу пишется в произвольной форме. С целью унификации документации на предприятии целесообразно разработать типовые бланки заявлений.

Заявление должно быть завизировано руководителями соответствующих структурных подразделений. Примерный образец Генеральному директору ООО «Круиз» Орлову В.

В. от инструктора по подводному плаванию Бирюковой А.

И. Заявление о переводе на другую работу Прошу перевести меня с должности инструктора по подводному плаванию на должность преподавателя теории подводного плавания с 20 января 2011 г. с окладом согласно штатному расписанию.

Бирюкова А. И. 12 января 2011 г. Не возражаю Не возражаю Менеджер по кадрам клуба Руководитель лекционной группы «Риф» ООО «Круиз» Бородин А. И. Рыбин И. П. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5) и Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма N Т-5а) заполняются работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику(ам) под расписку.

В случае если трудовой договор с работником не заключался (работник принят на работу до 06.10.1992) и его прием на работу оформлен приказом, при заполнении унифицированной формы N Т-5

«Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»

по строке «Основание» указываются конкретные документы, на основании которых работник будет переведен на другую работу (заявление, медицинское заключение, служебная записка и др.), а реквизит «Изменение к трудовому договору» не заполняется. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке работника (формы N Т-2 или N Т-2ГС(МС)), лицевом счете (формы N Т-54 или N Т-54а), вносится запись в трудовую книжку. Приказ (распоряжение) визируют начальники структурных подразделений прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации.

На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах. На оборотной стороне формы делаются отметки о несданных имущественно-материальных и других ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы. Приказы о направлении в командировку Приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку (формы N Т-9 и N Т-9а) применяется для оформления и учета направления работника(ов) в командировку(и).

Формы заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом.

В приказе о направлении в командировку указываются фамилия(ии) и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого(ых), а также цель, время и место(а) командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Унифицированная форма. Образец заполнения ┌────────────┐ │ Код │ ├────────────┤ Форма по ОКУД │ 0301023 │ АО «Мечта» ├────────────┤ ——————————————- по ОКПО │ 52652568 │ наименование организации └────────────┘ ┌─────────┬───────────┐ │ Номер │ Дата │ │документа│составления│ ├─────────┼───────────┤ │ 1 │ 12.02.2011│ ПРИКАЗ └─────────┴───────────┘ (распоряжение) о направлении работников в командировку Направить в командировку: Фамилия, имя, отчество ПроскуряковЮрий Аронович Зайцев Платон Ефимович Табельный номер 667 13 Структурное подразделение Должность (специальность, профессия) менеджер позакупкам инженер — технолог Ко — ман-ди — ров-ка место назначения страна, город г. Кострома организация завод «Путиловец» дата начала 13.02.2011 окончания 18.02.2011 срок, календарных дней 5 цель заключение контракта Командировка за счет средств (указать источник финансирования) предприятия С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись работника. Дата Проскуряков, Зайцев 12.02.2011 служебное задание от 11.02.2011 Основание (документ, номер, дата): ——————————- N 2 —————————————————————— служебное задание, другое основание (указать) генеральный директор Прянишников Прянишников И.

К. Руководитель организации ———— ———— —————— должность личная расшифровка подпись подписи Приказ о принятии штатного расписания, его изменении Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Изменения в документ «Структура и штатная численность предприятия» также вносятся приказом руководителя. Примерная форма Наименование и реквизиты предприятия Приказ 00.00.2011 N __ О внесении изменений в штатное расписание В связи с _____________________________________________________________ (основание) Приказываю: Внести в штатное расписание предприятия следующие изменения: 1. ____________________________________________________________________ 2.

____________________________________________________________________ 3.

____________________________________________________________________ Директор предприятия Подпись И. О. Фамилия Визы В дело N ___ Подпись исполнителя 00.00.2011 Приказ должен иметь заголовок, содержать основание для внесения изменения и сами изменения. Приказ визируется заместителем руководителя по работе с персоналом, подписывается руководителем.

После внесения изменений в документ «Структура и штатная численность предприятия» работник кадровой службы (исполнитель) делает отметку в приказе об исполнении и направлении его в дело с простановкой своей подписи и даты. Приказы о предоставлении отпуска Понятие «отпуск» включает в себя различные случаи освобождения работника от выполнения трудовых обязанностей при сохранении за ним места работы или должности. Каждый год работникам должен предоставляться отпуск для отдыха и восстановления сил.

Право на отпуск имеют все трудящиеся независимо от места работы, организационно-правовой формы предприятия и вида собственности, на которой оно основано.

Такой отпуск предоставляется один раз в каждом году работы и называется ежегодным. Рабочий год может не совпадать с календарным и исчисляется с момента поступления работника на предприятие.

Согласно ТК РФ ежегодный отпуск предоставляется через шесть месяцев непрерывной работы на предприятии. Продолжительность ежегодного отпуска — 28 календарных дней.

Заявление о предоставлении отпуска работник пишет в произвольной форме, оно должно быть завизировано руководителем соответствующего структурного подразделения. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6) и Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма N Т-6а) применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику(ам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором.

Формы составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)), лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Библиография 1. Стенюков М. В., Пустозерова В.

М. Кадровое делопроизводство в 2008 году. М.: А-Приор, 2008. 128 с. 2. Стенюков М. В. Документы отдела кадров. М.: Книга-сервис, 2003. 3. Калачева С. А. Приказы по предприятию. М.: Приор, 2002. 4. Пустозерова В. М. Все приказы по кадрам и сопровождающие документы.
М.: А-Приор, 2010. 144 с. А. Худяков Преподаватель курсов кадрового делопроизводства, начальник отдела кадров ООО «Обучение» Москва Подписано в печать 31.01.2011 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

АРХИВ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ: ЗАКЛАДЫВАЕМ ФУНДАМЕНТ

В соответствии со ст.

17 Федерального закона № 125-ФЗ организация обязана хранить документы по личному составу. Пока секретарь только дополнительно выполняет обязанности кадровика, конечно, в полной мере архив по личному составу вести он не сможет.

Впоследствии, когда организация дорастет до отдела кадров, этим займутся специалисты.

Но до тех пор секретарю придется соблюдать обязательный минимум требований: • обеспечивать особый режим хранения для завершенных в делопроизводстве документов по личному составу (это и есть основа будущего архива); • формировать дела по годам в соответствии со сроками хранения; • составлять годовые разделы описей дел по личному составу.

  1. Формируем дела по годам. О формировании дел по годам в соответствии со сроками хранения мы говорили выше. Таким же образом формируются дела с приказами по личному составу и документами уволенных работников (трудовые договоры и личные карточки).
  2. Составляем опись дел по личному составу. Что касается описи дел по личному составу, то вести ее обязывает п. 4.12 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах госу-дарственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Они же предлагают и форму этого документа (приложение № 15) (Пример 6 ). Правила заполнения описи дел по личному составу доступно описаны в пп. 8.1–8.4 раздела 8 «Составление и оформление описи» Методических рекомендаций «Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу»2. Изложим их кратко:
  3. Соблюдаем особый режим хранения документов, которые содержат персональные данные. Особый режим подразумевает исключение доступа к ним посторонних лиц. Если каждый метр офисного пространства на вес золота, а сам архив еще невелик, функции хранилища может взять на себя обычный металлический шкаф, запираемый на ключ. Стоит этот предмет меблировки недорого, места занимает немного, а со своими задачами справляется отлично. В нем же следует хранить и действующие документы по кадрам, в том числе трудовые книжки, так как это документ строгой отчетности (п. 42 Правил ведения трудовых книжек). Ключей от шкафа должно быть несколько: один – у секретаря, другой, например, у главного бухгалтера.

• годовой раздел описи за прошедший год составляется ежегодно; • все годовые разделы описи составляют одну опись дел по личному составу; • нумерация дел в описи сквозная и проходит через все годовые разделы с записи № 1 по запись № 9999 (если годовой раздел за 2015 год закончился на № 13, то годовой раздел описи за 2016 год начинается с № 14); • каждая единица хранения вносится в опись под собственным порядковым номером; единица хранения – 1 том; в томе должно быть не более 250 листов документов; • каждый годовой раздел описи дел утверждается генеральным директором.

Понятие приказа

— ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивные дело» — Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003.

Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») — Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» — Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления.

Как правило, их ведет секретарь компании. Но когда к нам приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые являются обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск для компании.

Все мы знаем, что часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством. Например: как руководитель я была обязана выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось.

Это называлось «дежурство». Но, как мы знаем, эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило.

Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни.

Кроме того, мы подписываем у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа должна остаться у секретаря (если приказы лежат в секретариате).

Это прямое нарушение Закона о персональных данных.

Хочу заострить ваше внимание на том, что приказы на подпись генеральному директору (руководителю) мы с вами носим лично (или начальник отдела кадров).

Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись». Всегда дожидайтесь окончания визирования документов руководителем и забирайте их лично.

Я рекомендую в отделе кадров (в отделе персонала) завести отдельные папки: для приказов по кадрам, для приказов по отпускам, для приказов по командировкам и приказы по основной деятельности. Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы.

Какие папки приказов будем формировать?

1. Приказы по личному составу (по кадрам): — о приеме на работу, — о переводе на другую работу (перемещении) — об увольнении 2.

Приказы о командировках. 3. Приказы о предоставлении отпуска 4. Приказы по основной деятельности компании — о дисциплинарных взысканиях, — о совмещении, — о поощрении, — об установлении надбавки к окладу, — об изменении персональных данных работника, — о присвоении разрядов, классности, — об изменении условий труда, — обязательные приказы. Приказы формируются по срокам хранения.

Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.

Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений. Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее.

Кстати, эти приказы запрашиваются при проведении любых проверок, поэтому, я рекомендую их издать и сделать копию, положив в отдельную папку, чтоб не запрашивать при необходимости из архива.

ОБЯЗАТЕЛЬНО: УТВЕРДИТЬ ГРАФИК ОТПУСКОВ НА СЛЕДУЮЩИЙ ГОД

Составление графика отпусков — по-прежнему обязанность, а не право работодателя.

И относиться к этому нужно со всей ответственностью, ведь при проверке инспектор труда может проконтролировать наличие графика и правильность его составления и в случае наличия ошибок — привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и выписать штраф. Согласно ст. 123 ТК РФ работодатель должен составлять график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года, на который он составляется.

Например, график отпусков на 2017 г.

должен быть составлен и утвержден не позднее 16 декабря (пятница) 2016 г. И даже если в январе и феврале никто из работников не пойдет в отпуск, работодатель не должен переносить составление графика на более поздний срок.

Некоторые работодатели полагают, что составление графика отпусков — процедура устаревшая и формальная, и проводится она только во исполнение норм законодательства.

Однако этот документ может быть полезен работодателю. График отпусков не только гарантирует право работника на ежегодный отдых, но и позволяет работодателю:

  1. оформить отпуск заблаговременно и выплатить отпускные в срок не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ);
  2. обеспечить бесперебойную работу производства, заранее найдя замену работнику, уходящему в отпуск;
  3. контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливания неиспользованных дней отпуска.

При составлении графика отпусков должен учитываться стаж работы, дающий работнику право на ежегодный оплачиваемый отпуск, основной и дополнительный (ст.

121 ТК РФ). Для определения продолжительности отпуска важен стаж работы только у данного работодателя. Так как при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (ст. 120 ТК РФ), планируется общее число дней отпуска.

Большинство работодателей оформляет график по унифицированной форме № Т-7, утвержденной Госкомстатом.

Однако работодатели вправе разрабатывать свои, локальные формы документов.

Акт передачи кадровых документов – образец и перечень сведений, которые должны в нем содержаться

Закон не предъявляет требований к акту, поэтому он составляется исходя из общих правил, применяемых к организации кадрового делопроизводства.

В рамках конкретной фирмы руководством может быть утвержден локальный акт, содержащий образец (или форму) акта приема-передачи документации.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+