Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Оформление титульного листа трудовой книжки

Оформление титульного листа трудовой книжки

Изменение фамилии


Наиболее частой причиной изменений на титульной странице трудовой книжки является смена фамилии в связи со вступлением в брак (или разводом). Бывают и более экзотические причины: смена фамилии, имени, отчества или даже даты рождения «просто так».Инструкция по заполнению трудовых книжек (приказ Минтруда России от 10.10.2003 № 69) 2.3. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

В поясняющей записи предпочтительно ссылаться на «первичный» документ о смене фамилии (свидетельство о браке, разводе, смене имени), но буква инструкции не препятствует сослаться и на паспорт с новыми данными. Если места на строке не хватает, можно новую фамилию написать и сверху.

Что делать при третьем, четвертом и т. д. браке — инструкция умалчивает (в трудовых книжках времен СССР для фамилии было отведено несколько строк, там легче было).

Чуть проще с поясняющими надписями: при нехватке места на второй странице обложки по букве инструкции следует переходить на третью страницу обложки (правую половину последнего разворота трудовой книжки), поскольку она также является внутренней стороной обложки.

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш заводится и вшивается в трудовую, когда места в основном документе о стаже не остается и новые сведения вписывать уже некуда. Форма вкладыша утверждена Постановлением Правительства № 225. Из важного, что надо знать про вкладыш:

  1. все остальное заполнение идентично трудовой.
  2. он вшивается (прямо нитками, каким образом — неважно, важно прикрепить);
  3. при заполнении вкладыша персональные данные в нем должны совпадать с данными, которые указаны на титульнике трудовой;
  4. номер вкладыша вписывается в книгу учета движения трудовых;

Для Республики Крым порядок внесения записей аналогичен, за образец, как заполнить трудовую книжку РК (2020), возьмите приведенные выше примеры.

Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту. Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Внесение записей в трудовую книжку о работе по совместительству осуществляет только работодатель по основному месту работы.

На работников, которые трудятся на условиях внешнего совместительства, по требованиям законодательства, работодатель не имеет право вести трудовые книжки.

28 Января 2020 в 11:47 Электронные трудовые книжки в России заработают с 2020 года. Нормативные акты подписаны, в ближайшее время традиционные бумажные документы учета рабочего стажа отдадут работникам, а сведения из них передадут в ПФР. Чтобы переход на новые правила был безболезненным, реформа пройдет в несколько этапов.

24 Января 2020 в 17:50 Отмена трудовых книжек в России начнется поэтапно уже с 2020 года. Этот вопрос давно обсуждался на всех уровнях.

Попытки уйти от бумажного документооборота совершались не раз, и не находили должного отклика у работодателей и работников. Но законодатели приняли решение, закон о переводе в электронный формат подписан, организации перестанут оформлять привычные бланки, а сведения о стаже подчиненных начнут передавать непосредственно в ПФР.

24 Декабря 2020 в 15:16 Что делать при потере трудовой книжки, если утрата произошла в период официального трудоустройства, ясно — обратиться к работодателю за дубликатом. Если гражданин официально не трудоустроен, необходимо:

  • При необходимости обратиться в суд с заявлением о восстановлении данных.
  • Запросить данные о прежних местах работы у предыдущих работодателей, в государственном Архиве или в Пенсионном фонде РФ.
  • Обратиться к последнему работодателю за новой трудовой.

16 Декабря 2020 в 14:48 Как сделать запись в трудовой книжке о недействительной записи, зависит от того, в какой части документа возникла необходимость в исправлении и на каком этапе его ведения: на титульном листе ошибочные сведения зачеркиваются, при исправлении данных о работе информация об их ложности указывается отдельной строкой. Существуют и другие нюансы. 13 Декабря 2020 в 09:26 11 Марта 2020 08 Октября 2020 01 Октября 2020 01 Октября 2020 30 Сентября 2020 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Если имеются ошибки

Не всегда записи бывают верными, и эти ошибки зависимы от человеческого фактора кадровиков.

Хотя в общей схеме ничего сложного нет и для всех позиций она практически одинаковая, но некоторые тонкости имеются:

  • «Запись неверна». Этот текст может быть внесен иной организационной структурой, а другими специалистами в иной фирме вносятся поправки. Поэтому нужны иные документы, подтверждающие изменения. После увольнения сотрудника в организации производят изменения.
  • Подписи кадровика и владельца трудовой книжки обязательны.
  • Когда сотрудник вновь принят в организацию и кадровик допустил ошибку при оформлении документа, то ошибки исправляются в той же структуре.
  • Когда случайно была внесена запись об увольнении, а работник продолжает деятельность на предприятии. Как тогда быть. Следует указать дату сегодняшнего дня, цифры должны быть арабскими. Аккуратно производится зачеркивание и прописывается: «запись недействительна». Число и подпись лица, вносившего поправки необходимы. Нужно поставить реквизиты распорядительного документа, подтверждающего достоверные сведения.

Как исправить ошибку на титульном листе трудовой книжки, смотрите здесь:

Трудовая книжка: что изменилось? часть вторая

Вы здесь Опубликовано 2006-10-18 16:39 пользователем Jan В.И. АНДРЕЕВА, канд. ист. наук, профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия Оформление трудовой книжки впервые Заполнение титульного листа Внесение изменений в титульный лист Предъявление трудовой книжки при поступлении на работу в соот­ветствии со ст.

65 ТК РФ является обязательным, за исключением jbx случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работода­телем, который обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной (ст. 66 ТК РФ). Исключение из этого правила сделано только для работодателей — физических лиц, которые не имеют права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (ст.

309 ТК РФ). Таким образом, в ТК РФ при оформлении приема на работу преду­смотрены две различные ситуации: — у работника есть трудовая книжка, которую нужно проверить, за­регистрировать и дополнить записью о приеме на новое место работы; — у работника отсутствует трудовая книжка и ее необходимо офор­мить. Следует отметить, что на практике нередко встречается и другая ситуа­ция, не предусмотренная ТК РФ, когда поступающий на работу имел трудо­вую книжку, но не может предъявить ее из-за утраты. Такая книжка подле­жит восстановлению посредством оформления ее дубликата, и работодатели должны при этом оказать работнику содействие, особенно в случае ликви­дации организации, которая являлась предыдущим местом его работы.

При проверке предъявленной трудовой книжки могут быть выявлены такие типичные ошибки, как: неверно указанные в титульном листе ан­кетные данные работника (фамилия, имя, отчество, дата рождения), от­сутствие на титульном листе оттиска печати, зачеркивания и исправле­ния в сведениях о работе и т.

п. Необходимо обратить внимание работника на наличие в его трудовой книжке ошибок, которые могут повлиять на решение вопросов о подтверждении трудового стажа.

Особого внима­ния требует титульный лист: для исправления допущенных здесь ошибок работнику, как правило, приходится обращаться в ту организацию, где была сделана ошибочная запись, а при ее ликвидации и отсутствии до­кументов в архиве вопрос о принадлежности трудовой книжки данному владельцу нередко может быть решен только в судебном порядке.

Оформление трудовой книжки впервые Согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготов­ления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв.

постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила) оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присут­ствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Бланк трудовой книжки должен быть получен работником кадровой служ­бы из бухгалтерии организации в установленном порядке (п. 42 Правил). До настоящего времени, несмотря на утверждение приказом Мин­фина России от 22.12.03 № 117н Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, встречают­ся случаи, когда работник сам приносит в кадровую службу бланк трудовой книжки и просит его оформить.

Необходимо подчеркнуть, что в названном документе говорится об обеспечении бланками трудовых книжек работодателей (юридических лиц), а не физических лиц (граждан). Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку должна осуществляться службами до­ставки защищенной полиграфической продукции, либо работодателем со склада изготовителя или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ.

Из этого следует, что приобретение бланка трудовой книжки самим работником утвержденным Порядком не предусмотрено и является прямым нарушением этого Порядка. Думается, что от­ветственность за такого рода нарушения должны нести прежде всего лица, занимающиеся продажей бланков трудовых книжек и вкладышей в них незаконными способами.

Думается, что от­ветственность за такого рода нарушения должны нести прежде всего лица, занимающиеся продажей бланков трудовых книжек и вкладышей в них незаконными способами. Совершенно очевидно, что работники кадровых служб не должны принимать к оформлению бланки тру­довых книжек, приобретенные гражданами незаконным путем.

Исправления, подчистки, зачеркивания в содержательной части трудовой книжки являются непредусмотренными способами исправления допущенных при заполнении трудовой книжки ошибок и требуют документального подтверждения в виде копий приказов по личному составу или архивных справок со ссылками на эти приказы. В отличие от ранее действовавшей Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях ( 1974 г .).

когда при отсутствии у гражданина трудовой книжки требова­лось »предъявить администрации справку о последнем занятии, выдан­ную по месту жительства соответствующей жилищно-коммунальной организацией.», в настоящее время никаких справок о периоде, пред­шествовавшем поступлению на работу, не требуется.

В то же время следует учитывать, что отсутствие у гражданина тру­довой книжки еще не говорит об отсутствии у него стажа работы, т.

к. и работа по трудовому договору у работодателей — физических лиц, и работа по гражданско-правовым договорам (подряда, поручения) включается в страховой стаж (при условии отчисления страховых взно­сов) при условии ее подтверждения соответствующими договорами, ак­тами о выполнении работ, расчетными книжками, лицевыми счетами, ведомостями на выдачу заработной платы, а также справками об упла­те страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, выданными соответству­ющими отделениями Пенсионного фонда.

Заполнение титульного листа В титульном листе трудовой книжки в соответствии с п. 9 Правил отражаются основные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество: дата рождения; образование; профессия, специальность. Фамилия, имя, отчество и дата рождения указываются на основании паспорта — основного документа, удостоверяющего личность граждани­на РФ.

Паспорт является обязательным документом для всех граждан РФ с 14-летнего возраста. При отсутствии у гражданина по каким-либо причинам паспорта может быть предъявлен иной документ, удостоверя­ющий личность, например: военный билет, заграничный паспорт, води­тельские права и др. (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв.

постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69). После внесения в титульный лист фамилии, имени и отчества работни­ка (без сокращений и замены имени и отчества инициалами) необходимо проверить сделанные записи для выявления возможных ошибок. При их обнаружении не предусмотрено вносить исправления в титульный лист.

Бланк трудовой книжки признается испорченным и подлежит уничтоже­нию по соответствующему акту. Как уже было отмечено, наличие ошибок в титульном листе может иметь серьезные негативные последствия для работника в дальнейшем, поэтому, проставляя свою подпись в титульном листе трудовой книжки, работник должен предварительно внимательно прочитать внесенные в него записи. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть зарегистрированы лишь те, которые перед этим были внесены в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее в бухгалтерии организации, что легко может проверено при сравнении серий и номеров бланков, значащихся в обеих названных книгах.

Дата рождения записывается полностью: число, месяц, год.

Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся восемью арабски­ми цифрами (по две цифры для обозначения числа и месяца и четыре цифры — для года), например: дата рождения — 09.04.1962.

Запись об уровне образования вносится только при наличии у работника документов, подтверждающих факт прохождения государствен­ной (итоговой) аттестации:

  1. — диплома о начальном, среднем, высшем и послевузовском профес­сиональном образовании (в т. ч. диплома бакалавра, специалиста с высшим профессиональным образованием, магистра, а также дип­лома о неполном высшем профессиональном образовании).
  2. — аттестата об основном общем образовании для выпускников IX класса или о среднем (полном) общем образовании для выпуск­ников XI ( XII ) классов;

Поступающий на работу может иметь незаконченное образование соответствующего уровня, что должно быть подтверждено справкой образовательного учреждения или другим документом (например, за­четной книжкой или студенческим билетом). На основании документов об образовании заполняется и следующая строка титульного листа — «Профессия, специальность». При заполне­нии этой строки нужно учитывать следующее: диплом бакалавра свидетельствует о присуждении выпускнику вуза «степени бакалавра» по определенному «направлению» его профессио­нальной подготовки, а не о «присвоении квалификации» по определен­ной «специальности», как это указано в дипломе специалиста; гражданину, еще не имеющему никакой профессии или специально­сти (например, выпускнику школы), нередко вписывают в трудовую книж­ку наименование занимаемой им должности (рабочего места) или вы­полняемого вида работ (например, курьер), вместо того, чтобы оставить данную строку незаполненной до времени получения работником про­фессионального образования с присвоением квалификации по соот­ветствующей специальности; многие практики не учитывают различие в терминах «специальность» и «квалификация», воспринимая их как одно и то же, отсюда — типич­ная ошибка, часто встречающаяся в трудовых книжках: вместо наиме­нования специальности в титульный лист вносят присвоенную выпуск­нику образовательного учреждения квалификацию (например, вместо специальности «экономика и управление на предприятии (по отраслям)» записывают квалификацию «экономист»).

Отметим, что описанная ошиб­ка происходит не столько от отсутствия знаний у специалистов кадро­вых служб, сколько от невозможности буквально выполнить все требо­вания Инструкции по заполнению трудовых книжек, т. к. записи должны производиться «без каких-либо сокращений» (п. 1.1), а наименование специальности требует для записи много места, которого явно недо­статочно в самом титульном листе.

Думается, что государственным инс­пекторам труда при проверке правильности ведения трудовых книжек не­обходимо учитывать эту «нестыковку» между Инструкцией, размерами бланка трудовой книжки и наименованиями, содержащимися в Общерос­сийском классификаторе специальностей по образованию ОК 009-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 30.09.03 № 276-ст (ОКСО).

Дата заполнения трудовой книжки может не совпадать с датой нача­ла работы в организации (работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней). Следует отметить, что, несмотря на указание п. 1.1 Инструкции о записи дат во всех разделах трудовых книжек цифрами, для «даты заполнения» оставлена строка («____»____________20___г.), явно требующая смешанного, буквенно-цифрового обозначения даты.

В титульном листе предусмотрены две подписи: владельца книжки и лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Однако последняя подпись должна быть проставлена «разборчиво», что не вполне соот­ветствует самому определению термина «подпись» как «собственноруч­ной росписи» (по ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28).

В реальных трудовых книжках можно увидеть, как по-разному понимают практики указание: «подпись — разборчиво» (ста­вят неразборчивую личную подпись; ставят личную подпись и ее рас­шифровку; не ставят подпись, а пишут фамилию). В связи с этим мож­но порекомендовать специалистам кадровых служб, заполняющим трудовые книжки, при подписании титульного листа (п.

2.2 Инструкции) ставить не свою личную подпись, а писать свою фамилию разборчиво. И Титульный лист заверяется печатью организации, в которой впер­вые заполнялась трудовая книжка, или печатью кадровой служ­бы этой организации. Трудовая книжка без печати на титульном листе является недействительной.

Пример заполнения титульного листа трудовой книжки Внесение изменений в титульный лист При необходимости замены фамилии, имени, отчества и даты рожде­ния одной чертой зачеркивается прежняя информация и записывается ® новая (выше или рядом, на той же строке).

Недопустимо при заме­не личных данных зачеркивать (исправлять) отдельные буквы или цифры, сопровождая это действие пометкой «Исправленному верить», как это иногда делают неопытные работники кадровых служб. Внесенные в титульный лист изменения обязательно должны быть подтверждены ссылками на соответствующие документы: паспорт, сви­детельство о рождении, свидетельство о заключении брака, свидетель­ство о расторжении брака и другие с указанием их серии, номера и даты.
Внесенные в титульный лист изменения обязательно должны быть подтверждены ссылками на соответствующие документы: паспорт, сви­детельство о рождении, свидетельство о заключении брака, свидетель­ство о расторжении брака и другие с указанием их серии, номера и даты.

Ссылки на эти документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью кадро­вой службы. Пример внесения изменения в титульный лист трудовой книжки и пояснения на внутренней стороне обложки В ныне действующей Инструкции по заполнению трудовых книжек иначе, чем раньше, решается вопрос об указании на измене­ние уровня образования.

Если ранее здесь также зачеркивалась предыдущая информация, то теперь вносится дополнение без зачер­кивания уже внесенных записей (п. 2.4). По-другому решается теперь и вопрос об отражении в титульном листе трудовой книжки информации о приобретении работ­ником новых профессий или специальностей.

В трудовые книжки ста­рого образца эта информация вносилась только в момент первичного заполнения книжки. В настоящее время сведения о новой профессии или специальности должны дополнять ранее внесенные записи. Пример внесения изменения в титульный лист трудовой книжки В п.

2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек не сказано о необходимости сделать ссылку на соответствующий документ, дополняя ранее внесенные в титульный лист сведения об образовании или профессии и специальности, но совершенно очевидно, что такая ссыл­ка необходима.

Как и все другие ссылки, пояснение к дополнительной записи в строке «Профессия, специальность» должно располагаться на внутренней стороне обложки трудовой книжки.

Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

С сохранением трудовой

Для устранения ошибки в разделе «Сведения о работнике»:

  • При приобретении дополнительного образования, просто дополняются ранее приведенные сведения.
  • Любые изменения должны проводится только при руководстве оригиналами документов, таких как паспорт и прочее, а также аттестат и дипломы. Все копии заверяются и подписываются компетентными лицами.
  • Если изменилось ФИО, то исправляется та часть, которая подверглась преобразованию, путем ее вычеркивания при помощи одной линии выполненной пастой или чернилами по линейке. Выше записывается новая информация. На обложке описывается номер, дата и название акта, подтверждающего этот факт.

Для внесения изменений в графу «Сведений о работе»:

  • В 4 пункте ставятся верные номер, дата и название постановление при помощи которого было произведено изменение.
  • При изменении наименования компании или должности, вписывается: «Наименование должности работника с чч.мм.гггг изменено на «закройщика» или «ЗАО «Роза» с 20.10.2015 года переименовано в ЗАО «Букет».
  • Вписывается №.
  • Исправления производятся в свободной строке, которая находится ниже последней записи в книге.
  • Далее ставится дата.
  • Если сведения были внесены на предыдущем месте занятости, то их изменяют на текущем с предоставлением заверенных копий документов.
  • В 3 графе прописывается, что информация сделанная ранее ложная и вписывается корректный текст.

В каком порядке вносятся записи о работе в документ?

Правильное оформление трудовой книжки выглядит так: в первой графе прописывается номер записи по порядку, во второй — дата.

Далее указываются сведения о принятии на конкретную должность. В четвертую графу записываются основания для внесения записи. Например, приказ о приеме на работу.

Она является бланком строгой отчетности, поэтому после заполнения регистрируется в . В нем указывается номер и серия документа и сведения о работнике. Бланк хранится в отделе кадров до момента увольнения сотрудника.

Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту. Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Внесение записей в трудовую книжку о работе по совместительству осуществляет только работодатель по основному месту работы. На работников, которые трудятся на условиях внешнего совместительства, по требованиям законодательства, работодатель не имеет право вести трудовые книжки.
На работников, которые трудятся на условиях внешнего совместительства, по требованиям законодательства, работодатель не имеет право вести трудовые книжки.

28 Января 2020 в 11:47 Электронные трудовые книжки в России заработают с 2020 года.

Нормативные акты подписаны, в ближайшее время традиционные бумажные документы учета рабочего стажа отдадут работникам, а сведения из них передадут в ПФР. Чтобы переход на новые правила был безболезненным, реформа пройдет в несколько этапов.

24 Января 2020 в 17:50 Отмена трудовых книжек в России начнется поэтапно уже с 2020 года.

Этот вопрос давно обсуждался на всех уровнях. Попытки уйти от бумажного документооборота совершались не раз, и не находили должного отклика у работодателей и работников. Но законодатели приняли решение, закон о переводе в электронный формат подписан, организации перестанут оформлять привычные бланки, а сведения о стаже подчиненных начнут передавать непосредственно в ПФР.

24 Декабря 2020 в 15:16 Что делать при потере трудовой книжки, если утрата произошла в период официального трудоустройства, ясно — обратиться к работодателю за дубликатом.

Если гражданин официально не трудоустроен, необходимо:

  • При необходимости обратиться в суд с заявлением о восстановлении данных.
  • Запросить данные о прежних местах работы у предыдущих работодателей, в государственном Архиве или в Пенсионном фонде РФ.
  • Обратиться к последнему работодателю за новой трудовой.

16 Декабря 2020 в 14:48 Как сделать запись в трудовой книжке о недействительной записи, зависит от того, в какой части документа возникла необходимость в исправлении и на каком этапе его ведения: на титульном листе ошибочные сведения зачеркиваются, при исправлении данных о работе информация об их ложности указывается отдельной строкой. Существуют и другие нюансы. 13 Декабря 2020 в 09:26 11 Марта 2020 08 Октября 2020 01 Октября 2020 01 Октября 2020 30 Сентября 2020 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Дубликат трудовой книжки

Он является официальным документом, который полностью заменяет первоначальную трудовую книжку. Дубликат — это оригинал документа, а не копия.

Он оформляется в случае утраты трудовой книжки.

Также его можно сделать, если первоначальная книжка физически не утрачена, но пришла в негодность (истрепалась, порвана, обгорела, залита жидкостью и т.п.). Во всех этих случаях необходимо заполнить новый бланк трудовой книжки. При этом на титульном листе в верхнем правом углу делается запись (или проставляется штамп) «Дубликат».

После этого указываются сведения о работнике на основании документов, действующих на дату заполнения дубликата.

Порядок внесения этих сведений и подписания титульного листа такой же, как и при оформлении трудовой книжки человеку, впервые поступающему на работу.

Раздел «Сведения о работе» заполняется следующим образом. В графу 3 без всякого заголовка, а также без присвоения номера и указания даты вносится запись об общем стаже сотрудника по состоянию на дату поступления на работу к действующему работодателю.

То есть указывается общее количество лет, месяцев и дней, отработанных на всех предыдущих местах работы. Например: «Общий стаж работы 8 лет, 4 месяца 12 дней».

Стаж подсчитывается на основании подтверждающих документов или трудовой книжки, если она не утрачена. Далее вносятся конкретные записи о работе — от старых к свежим. Здесь действуют те же правила, что и при внесении записей о работе в исходный вариант книжки: в графе 1 ведется последовательная нумерация, в графы 2 и 3 переносятся данные из соответствующих документов, а в графе 4 приводится информация о документах, на основании которых внесены записи.

Здесь действуют те же правила, что и при внесении записей о работе в исходный вариант книжки: в графе 1 ведется последовательная нумерация, в графы 2 и 3 переносятся данные из соответствующих документов, а в графе 4 приводится информация о документах, на основании которых внесены записи. После этого нужно сделать запись о текущей работе у того работодателя, который выдает дубликат.

В итоге этот документ обретает ту же силу, что и первоначальная трудовая книжка, и его можно использовать в кадровом делопроизводстве.

Следование перечисленным выше требованиям позволит правильно заполнить трудовую книжку в 2020 году, составить ее копию или дубликат. А значит, в случае проверки работодателю не грозит штраф по части 1 статьи КоАП РФ.

За нарушения, допущенные при заполнении трудовой книжки, или за ее отсутствие санкции могут составить: для организации — 50 000 руб., для ИП — 5 000 руб. Кроме того, корректное ведение трудовых книжек позволит избежать конфликтов с работниками, в том числе судебных разбирательств.Ранее по теме10 357 Поделиться10 35710 357 Поделиться10 357Популярное за неделю177 70910 35428 57184 7927 045

Как быть с датой, когда заполняется документ?

Главное, чтобы дата заполнения соответствовала реальному времени, когда документ был оформлен. Если трудовая заполнялась на неделю позже, чем было обещано, то ложную дату ставить запрещается.

За это органы контроля накладывают на исполнителей.Дату заполнения ставят в том же формате, что и дату рождения.

То есть одними цифрами. Подходящее место для даты – то же, где стоит организации. Допустимо ставить числа с левой или с правой стороны.

Но другие записи затрагивать нельзя, как и перекрывать сведения, имеющие некоторое значение.Важно проследить и затем, чтобы были совпадения между датой заполнения и временем, когда кандидата фактически .

Такие мелочи не всегда проверяются теми, кто представляет контролирующие органы. Но лучше соблюдать основные правила, чтобы избежать дополнительных претензий.

ОФОРМЛЕНИЕ ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Трудовая книжка — сложный по структуре и составу информации многостраничный документ, который включает:

  1. титульный лист (первую страницу), содержащий сведения о владельце трудовой книжки;
  2. разделы для внесения сведений о выполняемой работе и награждениях за успехи в труде.
  3. твердую обложку, выполняющую не только защитную, но и информационную функции (содержит ссылки на изменения и дополнения, вносимые в титульный лист книжки);

Обратите внимание!

Оформление новой трудовой книжки взамен утраченной осуществляется в порядке, аналогичном оформлению трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые Трудовая книжка оформляется при заключении работником трудового договора впервые (ч.

4 ст. 65 ТК РФ). Кроме того, в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Последний случай не следует путать с ситуацией, когда работник, утративший трудовую книжку, желает ее восстановить и обращается за оформлением дубликата по последнему месту работы (а не в организацию, куда он намерен трудоустроиться). Таким образом, в ТК РФ при оформлении приема на работу предусмотрены две различные ситуации: Ситуация 1.

У работника есть трудовая книжка, которую нужно проверить, зарегистрировать и дополнить записью о приеме на новое место работы.

Ситуация 2. У работника отсутствует трудовая книжка и ее необходимо оформить. Первичное оформление трудовой книжки начинается с заполнения титульного листа, куда вписываются сведения о работнике (п. 9 Правил, п. 2.1.-2.4. Инструкции):

  1. дата рождения;
  2. фамилия, имя, отчество;
  3. профессия, специальность.
  4. образование;

Фамилия, имя, отчество и дата рождения указываются на основании паспорта — основного документа, удостоверяющего личность.

Эти сведения указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами. Дата рождения записывается полностью: число, месяц, год. Отметим, что Инструкция требует записывать даты во всех разделах трудовых книжек арабскими цифрами (по две цифры для обозначения числа и месяца и четыре цифры — для года).

Например: дата рождения — 09.04.1983.

Запись об уровне образования вносится на основании имеющихся у работника документов, подтверждающих факт прохождения государственной (итоговой) аттестации:

  1. диплома о начальном, среднем, высшем и послевузовском профессиональном образовании (в т. ч. диплома бакалавра, специалиста с высшим профессиональным образованием, магистра, а также диплома о неполном высшем профессиональном образовании).
  2. аттестата об основном общем образовании или о среднем общем образовании для выпускников школы;

Основанием для заполнения строки титульного листа «Профессия, специальность» служат документы об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). При внесении информации в эту строку необходимо учитывать некоторые ее особенности, не отраженные в Инструкции. К нам на работу устроились два студента.

Один имеет диплом бакалавра. Второй учится на втором курсе и никакой профессии или специальности не имеет.

Как следует заполнить строку «Профессия, специальность» в оформляемых им трудовых книжках, и нужно ли вообще это делать? Обратите внимание: диплом бакалавра свидетельствует о присуждении выпускнику вуза «степени бакалавра» по определенному «направлению» его профессиональной подготовки, а не о «присвоении квалификации» по определенной «специальности» как это указано в дипломе специалиста. Строго говоря, такой диплом не свидетельствует о наличии у работника специальности.

Работнику, не имеющему никакой профессии или специальности (например, выпускнику школы или студенту), нередко ошибочно вписывают в титульный лист трудовой книжки информацию о выполняемой им работе (например, курьер). В перечисленных случаях строка «Профессия, специальность» должна оставаться незаполненной до времени получения работником профессии или специальности. Многие практики не учитывают различие в терминах «специальность» и «квалификация», воспринимая их как одно и то же, отсюда — типичная ошибка, часто встречающаяся в трудовых книжках: вместо наименования специальности в титульный лист вносят присвоенную выпускнику образовательного учреждения квалификацию.

Например, вместо специальности «бухгалтерский учет, анализ и аудит» в титульном листе трудовой книжке записывают квалификацию «экономист». Вместе с тем хотелось бы подчеркнуть, что описанная ошибка происходит не столько от отсутствия знаний у специалистов кадровых служб, сколько от невозможности буквально выполнить все требования Инструкции, так как записи должны производиться «без каких-либо сокращений», а наименование специальности требует для записи много места. В титульном листе трудовой книжки этого места явно недостаточно, поэтому сделать правильную (точную) запись не всегда возможно.

Так что в некоторых ситуациях указание квалификации вместо специальности в соответствующей строке титульного листа объясняется «нестыковкой» между требованиями Инструкции, размерами бланка трудовой книжки и наименованиями, содержащимися в Общероссийском классификаторе специальностей по образованию (ОКСО).

Дата заполнения трудовой книжки обычно не совпадает с датой начала работы (работодатель обязан оформить трудовую книжку на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней).

Здесь следует обратить внимание на еще одну «нестыковку» между требованиями Инструкции и бланком трудовой книжки.

Несмотря на норму в п. 1.1. Инструкции о записи дат во всех разделах трудовых книжек цифрами, для «даты заполнения» оставлена строка: «___ » ____________________ 20__ г., явно требующая смешанного, буквенно-цифрового обозначения даты. Что следует понимать под «заверением» титульного листа подписью работника?

Что следует понимать под «заверением» титульного листа подписью работника? Обратите внимание! Без печати на титульном листе трудовая книжка недействительна Внесенные в титульный лист сведения о работнике заверяются его личной подписью.

Важно подчеркнуть, что работник, прежде чем расписаться в титульном листе трудовой книжки, должен проверить правильность внесенных сведений.

Всегда обращайте внимание работника на этот момент, так как исправление ошибок в этой части трудовой книжки не допускается.

Если работник обнаружит какую-либо неточность, испорченный бланк нужно будет уничтожить и оформить трудовую книжку заново.

Титульный лист заверяется печатью работодателя, который впервые оформил работнику трудовую книжку. Недавно устроилась на работу в отдел кадров крупной организации.

Меня назначили ответственной за ведение и хранение трудовых книжек.

Проверив, как заполняются трудовые книжки, обнаружила, что при заполнении используется маленькая печать, на которой указаны только сокращенное название организации и слова «Отдел кадров». Но ведь это неправильно, нужно использовать печать организации! Или я что-то неправильно понимаю?

Помогите разобраться. Порядок применения печатей для удостоверения записей в трудовых книжках действительно требует пояснения в связи с наличием терминологических различий в нормативных правовых актах, регламентирующих работу с трудовыми книжками. Прежде всего, отметим, что оттиски печатей ставятся не только на титульном листе трудовой книжки и на внутренней стороне ее обложки, но и в разделах, содержащих сведения о работе и о награждениях (поощрениях). Совершенно очевидно, что во всех разделах трудовой книжки должна быть проставлена печать одного вида, что и было закреплено в 2003 г.

в Инструкции (п. 2.2. — удостоверение титульного листа, п.

2.3. — удостоверение на внутренней стороне обложки трудовой книжки внесенных в титульный лист изменений) и Правилах (п.

35 — заверение записей, внесенных работодателем в трудовую книжку работника за время его работы). В этих документах говорилось о простановке печати организации или печати кадровой службы.

Однако в 2008 г. постановлением Правительства РФ от 01.03.2008 № 132 «О внесении изменений в Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225» в Правила были внесены изменения, связанные со вступлением в силу Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ. Согласно названному Закону работодателей — физических лиц, являющихся индивидуальными предпринимателями, обязали вести трудовые книжки работников.

Ранее они не имели права вносить записи в трудовые книжки и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Принятие нормы о ведении трудовых книжек работодателями — физическими лицами, являющимися индивидуальными предпринимателями, вызвало необходимость замены в п. 35 Правил словосочетания «печать организации (кадровой службы)» на термин «печать работодателя», охватывающий как работодателей — юридических лиц, так и работодателей — физических лиц, являющихся индивидуальными предпринимателями (изменение вступило в силу 22.03.2008).

Поэтому в настоящее время и на титульном листе, и во всех разделах трудовой книжки необходимо применять печать работодателя.

Можно ли печать кадровой службы считать печатью работодателя? Cовет При наличии в организации нескольких печатей закрепите правила их применения в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству, или установите порядок их использования в приказе Действующее законодательство регулирует вопросы применения печатей только в части их наличия, формы и содержания информации, внесенной в печать.

Например, Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (п. 7 ст. 2) и Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (п.

5 ст. 2) содержат аналогичные нормы об обязательности наличия в обществе круглой печати с полным наименованием общества на русском языке и указанием места его нахождения.

Печать общества также может содержать наименование общества на языке народов России и (или) иностранном языке. Отметим, что законодательством не ограничено количество печатей, которые могут быть изготовлены в организации, не установлен порядок их применения, не запрещено вносить в печати дополнительные надписи по усмотрению организации. В сложившейся практике нередки случаи использования организацией нескольких печатей с различными дополнительными надписями в зависимости от целей применения: печать структурного подразделения с его наименованием (например, «Отдел кадров», «Канцелярия»), печать для удостоверения документов различных видов (например, «Для договоров»).

При наличии в организации нескольких печатей целесообразно закрепить правила их применения в локальном нормативном акте, например, в инструкции по делопроизводству или установить порядок их использования в приказе, изданном руководителем организации.

Что же касается печати кадровой службы, то при условии ее соответствия требованиям законодательства, т.е. при наличии в печати полного наименования организации на русском языке и места ее нахождения, включение в печать дополнительных слов «Отдел кадров» не «мешает» признанию ее печатью работодателя, а значит, оттиск такой печати можно ставить для заверения записей, внесенных в трудовую книжку, как на ее титульном листе и внутренней стороне обложки, так и в разделах трудовой книжки (при увольнении работника). Итак, титульный лист оформлен, работник проверил правильность заполнения всех строк и поставил свою подпись, проставлен оттиск печати.

Теперь вам необходимо поставить свою подпись. По поводу внесения в титульный лист трудовой книжки данного реквизита у практиков неизбежно возникают следующие вопросы.

Во-первых, в титульном листе трудовой книжки образца 2003 г. реквизит называется

«Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек»

, а в п.

2.2. Инструкции —

«Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек»

. Очевидно, что реквизит должен был именоваться одинаково. Во-вторых, в титульном листе трудовой книжки указано, что названная подпись должна быть проставлена «разборчиво».

Однако по определению ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» подпись — это «собственноручная роспись», т. е. она, естественно, не может быть разборчивой.

Cовет При оформлении реквизита

«Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек»

, ставьте не личную подпись, а разборчиво пишите свою фамилию В трудовых книжках можно увидеть, как по-разному понимают практики указание «подпись разборчиво»: ставят неразборчивую личную подпись; ставят личную подпись и ее расшифровку; не ставят подпись, а пишут фамилию. В связи с этим мы рекомендуем при подписании титульного листа ставить не личную подпись, а писать разборчиво свою фамилию.

Также отметим, что в этой строке не требуется указывать расшифровку подписи.

Рассмотрев все реквизиты титульного листа трудовой книжки, приведем примеры его оформления. Пример неправильного оформления титульного листа трудовой книжки Пример правильного оформления титульного листа трудовой книжки

Заполнение титульного листа

Титульный лист нужно оформлять особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк книжки в негодность.

На этой странице трудовой должна содержаться следующая информация:

  1. дата его рождения;
  2. Ф.И.О. владельца;
  3. дата открытия книжки;
  4. подпись лица, заполнявшего бланк;
  5. наименование профессии, как в дипломе;
  6. образование (среднее, среднее специальное, высшее);
  7. печать организации (если есть).

Эта страница заполняется только по данным документов, которые предоставил работник.

Это должны быть паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака. Титульный лист трудовой книжки (2020) выглядит следующим образом:

При невостребованном документе

С одним из Постановлений Правительства был изменен порядок, используемый для хранения книжек, не отданных после увольнения. Раньше было указано, что их сохраняют в кадровой службе на протяжении двух лет.

После чего документы отдаются в архив, где размещаются на протяжении 50 лет. После этого информация просто уничтожается.

Теперь говорится о том, что работодатель хранит книжки до востребования. Это касается как организаций, так и лиц со статусом индивидуального предпринимателя.

Изменения заключаются в том, что из новых версий Законодательства убрали требование об уничтожении материалов.

Трудовые книжки – это важные документы, требующие бережного обращения. Главное при их заполнении – соблюдать максимальную точность.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl Enter, чтобы сообщить нам. Понравилась статья? Поделиться с друзьями: Содержание1 Списание лекарств с истекшим сроком годности — бухгалтерский и налоговый аспекты2 Бланк акта Содержание1 Порядок ведения воинского учета граждан в организациях2 Штрафы за воинский учет в 2020 Содержание1 Расшифровка диагнозов в больничном листе: что означает код 01?2 Правила заполнения больничного листа Содержание1 Документальное оформление2 Основание для составления3 Приказ на списание мягкого инвентаря в бюджетном учреждении Содержание1 Выбытие основных средств, которые подвергались переоценке2 Как отразить в бухучете уценку ОС3 Переоценка Содержание1 Перечень выплат родственникам при смерти работника2 Оформление увольнения в связи со смертью работника3 Возможные

Как правильно заполнить

Заполнение всех граф осуществляется строго в определенном порядке:

  1. необходимо внести все известные данные;
  2. требуется указание номера и реквизитов в целях выписки приказа, связанного с внесением изменений в формуляр специалиста.
  3. важную роль играет указание даты в формате число/месяц/год;
  4. каждая получает порядковый номер, исключение составляет раздел «сведения о работодателе);

Запись об увольнении

В сведения о приеме на работу вносятся также сведения об увольнении. Общие правила того, как это делать правильно, сформулированы в :

  1. в графе 1 ставится порядковый номер записи;
  2. в графе 3 делается запись о причине увольнения;
  3. в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
  4. в графе 4 называется документ, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости “Запись об образовании, в том числе высшем профессиональном, осуществляется на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.

п.). Учитывая, что согласно Закону об образовании в РФ установлены такие уровни профессионального образования, как, в частности, высшее — бакалавриат, высшее — специалитет или магистратура, в трудовой книжке запись об образовании следует делать в соответствии с указанными уровнями. Представляется, что для исправления неверно внесенной записи о высшем образовании достаточно приписать недостающие сведения”. Если работник принес вам диплом, полученный до реформирования системы образования, то вы пишете в трудовой книжке тот уровень образования, который указан в дипломе (например, «высшее», «начальное профессиональное»).

Даже если такой уровень образования уже упразднен.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+